Som VD behöver du inte bokföra själv – men du måste förstå siffrorna. Rätt rapporter gör skillnad för dina beslut. I den här artikeln går vi igenom de viktigaste delarna: skillnaden mellan resultaträkning och balansräkning, varför kassaflödet ofta är viktigare än resultatet, hur du använder täckningsbidrag per projekt/linje och hur månadsrapporten blir ett riktigt beslutsunderlag.
Varför du som VD måste ha koll på siffrorna
Ekonomiska rapporter kan verka dolda bakom komplicerade termer och redovisningsteknik – men för dig handlar det om tre sakliga frågor:
- Vad har bolaget presterat?
- Vilken är bolagets finansiella ställning?
- Vad händer framöver?
Det räcker alltså inte att “någon” får på ett papper – du behöver kunna tolka och agera på rapporterna. En korrekt ekonomisk rapportering ger dig och styrelsen förutsättningar att fatta välgrundade beslut, se risker i tid och följa upp resultat mot mål.
RR vs BR – vad är viktigt?
När du får din rapport varje månad eller kvartal kommer två centrala rapporter: en resultaträkning (RR) och en balansräkning (BR). Som VD behöver du förstå skillnaden – och vad du bör fokusera på.
Vad är vad?
Resultaträkning (RR) visar företagets intäkter och kostnader under en period (t.ex. ett kvartal eller år). Visar om bolaget gått med vinst eller förlust under den perioden.
Balansräkning (BR) visar bolagets ställning vid en viss tidpunkt – vad bolaget äger (tillgångar), vad det är skyldigt (skulder) och ägarnas andel (eget kapital).
Vad ska du som VD fokusera på?
En viktig poäng: de båda rapporterna kompletterar varandra – du får en helhetsbild först när du ser både resultat och ställning. För dig som VD räcker det inte att titta på “vinst” – om balansräkningen visar att bolaget är belastat med skulder eller har svag likviditet är det en varningssignal.
Tips för dig
- Be om att resultaträkningen presenteras med jämförelse mot budget och föregående period.
- Be att balansräkningen presenteras med några nyckeltal: t.ex. skuldsättningsgrad, likviditetsmått.
- Ställ krav på att siffrorna presenteras i ett språk du förstår – undvik alltför finansiellt språk utan tolkning.
Kassaflöde är viktigare än resultat
En klassisk fallgrop är att tro att “vinst = likvida medel”. Men så är det inte. Faktum är att kassaflöde ofta är viktigare för bolagets överlevnad och utveckling än resultaten i resultaträkningen.
Varför kassaflödet är avgörande
- En verksamhet kan gå med redovisad vinst men ändå ha negativt kassaflöde – då finns risk att bolaget inte har tillräckligt med likvida medel för att betala leverantörer eller löner.
- Kassaflödet visar hur mycket pengar som faktiskt rör sig in och ut ur bolaget under en period – vilket ger en bild av likviditet och operativ styrka.
- För investerare och långsiktig hållbarhet är ett stabilt positivt kassaflöde ofta viktigare än ett större bokfört resultat.
Vad du som VD ska fråga
- Vilket är bolagets operativa kassaflöde (cash flow from operations)?
- Finns det investerings- eller finansieringsaktiviteter som påverkar kassaflödet negativt?
- Om kassaflödet är negativt – vad är orsaken? Är det tillfälligt eller strukturellt?
- Behöver vi tillföra kapital eller föra in likviditetsbuffert?
Hur rapporteras kassaflödet
I rapportering till dig bör kassaflödet presenteras i en enkel översikt – gärna: kassaflöde från verksamheten, investeringar, finansiering. Det behöver inte vara detaljredovisning, men du ska kunna se om likviditeten är under press.
Kort sammanfattning
Som VD – se inte bara “bottom line” i resultaträkningen. Om kassaflödet är svagt kan bolagets framtid vara mer osäker än vad resultatet visar.
Räkna med att kassaflöde = livsnerven i bolaget.
Täckningsbidrag per projekt/linje
När bolaget har flera affärslinjer, projekt eller produkter räcker inte alltid totalresultatet för att förstå var du tjänar pengar – eller tappar dem. Då blir täckningsbidrag ett mycket viktigt mått att ha koll på.
Vad är täckningsbidrag?
Täckningsbidrag (TB) visar hur mycket intäkten från en produkt, tjänst eller projekt bidrar till att täcka fasta kostnader och generera vinst.
Formel i enklare form:
\text{TB} = \text{Försäljningsintäkt} – \text{Rörlig kostnad}
Det finns även begreppet täckningsgrad – i procent – som visar TB i förhållande till försäljningsintäkten.
Varför är det viktigt för dig som VD?
- Du får insikt i vilka projekt/linjer som bidrar mest eller minst till bolagets täckning och vinst.
- Du kan fatta beslut om resurser: ska vi satsa mer på linjen med högt TB? Ska vi avveckla eller ompröva linjer med lågt eller negativt TB?
- I tjänste och projektbolag (exempelvis design, konsult, utveckling) gör TB att du ser om timpriser och beläggning räcker för att täcka samkostnader.
Hur göra i praktiken
- Identifiera varje affärsenhet/projekt/linje med egen intäkt och kostnad.
- Räkna ut TB per enhet – exempelvis en kundprojekt, en tjänstelinje, en produktlinje.
- Jämför TB mot företagets fasta kostnader – säkerställ att total TB täcker dessa och bidrar till vinst.
- Presentera för dig själv eller styrelsen: “Den här linjen har TB 300 000 kr, täckningsgrad 40 %, men beläggning har sjunkit så vi riskerar att TB sjunker nästa period.”
Exempel i tabell
Här ser du att Linje A bidrar betydligt mer än linje B – och linje B kanske behöver åtgärder (prislyft, kostnadskontroll eller omstrukturering). Som VD är det din uppgift att identifiera sådana insikter.
Månadsrapport som beslutsunderlag
Att arbeta som VD innebär att fatta beslut löpande – inte bara vid årsbokslut. Därför är månadsrapporteringen avgörande för att du ska ha rätt underlag för att agera i tid.
Vad ska en bra månadsrapport innehålla?
- Översikt av resultat och ställning (RR och BR) för månaden – gärna med avvikelseanalys mot budget och prognos.
- Kassaflödesöversikt för månaden eller rullande 12 månader – likviditetsläge och prognos.
- Nyckeltal: till exempel täckningsbidrag per linje/projekt, likviditetsgrad, skuldsättningsgrad, beläggning.
- Kommentarer och analys: Varför utvecklingen ser ut som den gör – vad driver siffrorna? Vilka risker och möjligheter finns?
- Framtidsblick: Vilka strategiska åtgärder krävs? Vilka händelser väntas påverka kommande period?
Varför är detta viktigt för styrelsen och dig?
Styrelsen har enligt aktiebolagslagen ansvar för att fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Rapporten blir därmed ditt verktyg för att ge styrelsen rätt information – och samtidigt ge dig själv underlag att styra verksamheten.
Struktur och presentation – gör det lättläst
Som VD har du inte alltid tid att tyda detaljer – rapporten ska vara tydlig, strukturerad och insiktsdriven.
Tips:
- Använd samma struktur månad för månad – skapar igenkänning och snabb överblick.
- Lyft fram det som är viktigast – inte alla detaljer.
- Koppla siffror till konkreta insatser och ansvar – vad gör vi nu?
Praktiska steg för dig
- Sätt upp rutiner tillsammans med ekonomi/controllerfunktion för att få färdig månadsrapport inom exempelvis två veckor efter månadsskiftet.
- Identifiera och definiera de nyckeltal du som VD följer månatligen.
- Håll ledningsgruppen kort – använd månadsrapporten som grund och lägg mötet direkt efter rapporten så att siffror och insatser hänger ihop.
- Utvärdera varje månad: Vad blev bra? Vad behöver vi ändra? Vad kräver extra uppmärksamhet?
Sammanfattning och avslutande råd
Som VD behöver du inte bli ekonom, men du måste vara ekonomiskt medveten. De rapporter du får och de nyckeltal du följer ger dig kontroll – och framför allt förmågan att agera.
- Förstå skillnaden mellan resultaträkning och balansräkning – resultat visar hur det gått, balansräkning var du står.
- Sätt kassaflödet i fokus – utan likviditet finns inget hållbart bolag, oavsett hur fin vinsten ser ut på papperet.
- Mät täckningsbidrag per affärslinje/projekt – då ser du var bolaget tjänar eller tappar pengar.
- Använd månadsrapporten som ditt styrverktyg – struktur, analys och framåtblick gör att du kan fatta beslut i tid.
Är du osäker på att du har rätt rapport och uppföljningsstruktur – eller vill du uppgradera din månads och styrelserapportering till nästa nivå? Kontakta gärna oss på Revea – vi hjälper till med redovisning, revision, skattefrågor, lönehantering och ekonomisk rådgivning. Ring oss på 08-678 18 40 eller mejla info@revea.se för ett första samtal.
