I mindre bolag är ekonomifunktionen ofta “slimmad”: en person sköter fakturor, banken, löner och rapporter – ibland parallellt med försäljning och leverans. Det är effektivt, men det skapar också en riskbild som många underskattar: när rollerna flyter ihop och kontrollerna blir informella ökar sannolikheten för fel, sena inlämningar, felaktiga utbetalningar och i värsta fall misstankar om oegentligheter.
Intern kontroll handlar därför inte om att bygga en tung “compliance-maskin”. Det handlar om att skapa en betryggande kontroll över bokföring, betalningar och uppföljning – på en nivå som är rimlig för ett litet bolag. Det är också här kopplingen till personligt ansvar blir tydlig. Aktiebolagslagen slår fast att styrelsen ska se till att bolagets organisation är utformad så att bokföring, medelsförvaltning och ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt.
Nedan går vi igenom vad intern kontroll betyder i praktiken, vilka riskområden som brukar fälla små bolag – och hur du kan bygga ett enkelt men robust “minimipaket” av rutiner.
Vad är intern kontroll i ett mindre bolag?
Intern kontroll är summan av de rutiner, ansvarsfördelningar och kontrollmoment som gör att ni kan lita på att:
- pengar betalas ut på rätt grund och till rätt mottagare
- intäkter och kostnader hamnar i rätt period och på rätt konto
- skatter och avgifter blir rätt och betalas i tid
- rapporteringen går att följa upp (och förklara)
- underlag går att visa i efterhand (revision, bank, Skatteverket, ägare)
Det är alltså lika mycket ett arbetssätt som en mapp med policys. Och det viktiga är att det fungerar även när någon är sjuk, när tempot ökar eller när ni byter system.
Varför intern kontroll hänger ihop med personligt ansvar
I små bolag är det vanligt att man tänker: “Det är ju ett aktiebolag, då är jag skyddad.” I grunden stämmer det – men det finns viktiga undantag där personligt ansvar kan aktualiseras.
1) Bokföring och “garantansvar”
Bokföringen måste vara ordnad. Ekobrottsmyndigheten beskriver att ansvar för att bokföringen sköts kan ligga på VD (om sådan finns) men att även styrelseledamöter kan bli ansvariga.
Högsta domstolen har också tydliggjort att styrelsen i ett aktiebolag bär ett övergripande ansvar för att organisationen möjliggör betryggande kontroll, vilket knyter an till risken för bokföringsbrott när bokföringsskyldigheten åsidosätts.
Praktiskt: Om bokföringen blir eftersatt, verifikationer saknas eller periodiseringar blir “gissningar” utan underlag – då är det inte längre enbart en administrationsfråga.
2) Skatter och avgifter: företrädaransvar
Som företrädare för en juridisk person kan man i vissa fall bli personligt betalningsansvarig för obetalda skatter och avgifter på skattekontot.
Reglerna finns i skatteförfarandelagen och handlar i korthet om ansvar kopplat till agerande/underlåtenhet i samband med betalning av skatter och avgifter.
Praktiskt: En stark intern kontroll runt skattedeklarationer, arbetsgivardeklarationer och betalningsdatum minskar risken för att problem “hinner bli stora” innan någon reagerar.
3) Kapitalbrist och kontrollbalansräkning
Om det finns skäl att anta att bolagets egna kapital understiger vissa nivåer finns det en formell process kring kontrollbalansräkning och åtgärder. Bolagsverket beskriver skyldigheten att upprätta kontrollbalansräkning vid misstanke om att hälften av aktiekapitalet är förbrukat.
Bokföringsnämnden sammanfattar också att reglerna om kontrollbalansräkning och personligt ansvar finns i 25 kap. aktiebolagslagen.
Praktiskt: Utan fungerande månadsuppföljning och avstämningar missar man ofta kapitalbrist tidigt – och det är då risken för fel beslut ökar.
De vanligaste riskerna i små bolag (och varför de uppstår)
Små bolag drabbas sällan av “en stor smäll” direkt. Det börjar nästan alltid med små läckor:
- leverantörsfakturor attesteras inte ordentligt
- utlägg ersätts utan tydliga underlag
- moms och arbetsgivaravgifter betalas “när det finns pengar”
- bankavstämning görs mer sällan än man tror
- kundinbetalningar prickas av för sent
- rapporteringen blir en efterhandskonstruktion inför bokslut
Det är här intern kontroll gör mest nytta: den fångar upp avvikelser tidigt, medan de fortfarande är billiga att åtgärda.
Minimipaketet: intern kontroll som faktiskt funkar i vardagen
Här är ett upplägg som många mindre bolag klarar att driva – utan att skapa onödig administration.
1) Tydliga roller, även om ni är få
Aktiebolagslagen ställer krav på betryggande kontroll.
Men i ett litet bolag kan du sällan separera alla roller fullt ut. Lösningen är istället att vara tydlig med vem som gör vad – och lägga in “mothåll” där risken är som störst:
- Den som registrerar en leverantör i systemet bör inte ensam kunna lägga upp bankkonto + attestera betalning.
- Bankutbetalningar ska alltid ha en andra kontroll (även om det bara tar 2 minuter).
- Alla större beslut ska dokumenteras (även kort) så att det går att följa i efterhand.
2) Månadscykel med fasta kontrollpunkter
Det snabbaste sättet att få kontroll är att införa en enkel månadsrutin:
- Bankavstämning (alla konton)
- Reskontraavstämning (kund/leverantör)
- Moms- och arbetsgivardeklarationscheck (innan inlämning)
- Kort resultatanalys: “Vad är nytt sen förra månaden?”
- Likviditetsblick: kommande 4–8 veckor
När det sitter blir det också mycket lättare att upptäcka signaler på kapitalbrist i tid.
3) Kontroller där pengar lämnar bolaget
Fokusera på tre flöden:
- Leverantörsbetalningar: attestregler + rimlighetskontroll (belopp, avtal, bankkonto)
- Utlägg/kortköp: tydlig policy + krav på underlag
- Lön: låsdatum, underlag, attest och avstämning mot anställningsavtal
4) Dokumentation och arkivering – underskatta inte detta
Många risker blir verkliga först när man inte kan visa underlag. Bokföringslagen anger bland annat bevarandetid och att räkenskapsinformation ska sparas till och med det sjunde året efter kalenderåret då räkenskapsåret avslutades.
Skatteverkets vägledning beskriver samma grundprincip om sju års bevarande.
Enkel riskmatris: från problem till kontroll
När är det dags att ta hjälp?
Om du känner igen något av detta är det ofta mer kostnadseffektivt att ta tag i kontrollen tidigt:
- du får rapporter sent (eller litar inte på dem)
- likviditeten överraskar er månad efter månad
- skatter och avgifter blir en stresspunkt
- samma person gör “allt”, utan insyn från någon annan
- det blir mycket manuellt arbete i bank och Excel
I praktiken kan stöd se ut på flera sätt: allt från att ni får hjälp att sätta upp rutiner och månadsrapportering, till att ni outsourcar delar eller hela ekonomifunktionen.
Sammanfattning
Intern kontroll i ett mindre bolag är i grunden ett sätt att skapa arbetsro: rutiner som gör att pengar, skatter, bokföring och rapportering håller – även när tempot ökar. Det minskar risken för fel, dyra missar och onödiga diskussioner i efterhand. Och det är extra viktigt eftersom styrelsens ansvar för betryggande kontroll och företrädaransvar för skatter och avgifter kan få personliga konsekvenser om något går riktigt snett.
Vill du att vi på Revea går igenom era rutiner och föreslår ett “minimipaket” för intern kontroll som passar just er storlek och bransch? Ring 08-678 18 40 eller mejla info@revea.se.









