Księgowość po polsku w Sztokholmie

När företaget växer håller inte Excel-ark och ad-hoc-rutiner längre. En skalbar ekonomifunktion ger kontroll, förutsägbarhet och färre brandkårsutryckningar. I den här artikeln går vi igenom hur du bygger en hållbar struktur – från attestflöden och rapportering till roller, ansvar och automatisering.

När Excel inte räcker längre

I början av ett företags resa fungerar det ofta utmärkt att sköta bokföring, löner och fakturor i enklare system. Men när organisationen växer – fler anställda, fler leverantörer, större kassaflöden – börjar de manuella rutinerna skapa problem.

Plötsligt blir vardagen fylld av sena attesteringar, missade betalningar och rapporter som kommer för sent för att användas i beslutsprocessen. Det är här behovet av en skalbar ekonomifunktion blir tydligt: en struktur som växer i takt med bolaget och minimerar handpåläggning.

Struktur i attest- och fakturaflöden

Grunden för en fungerande ekonomifunktion är ett tydligt och effektivt flöde för leverantörsfakturor och attest. Det ska vara lätt att förstå vem som ansvarar för vad – och om möjligt ske helt digitalt.

Så skapar du ordning i flödet

• Tydliga roller och beloppsgränser. Bestäm vilka personer som får attestera vad. Exempel: avdelningschefer upp till 50 000 kr, VD över 50 000 kr.
• Automatiserade flöden. Använd ett system där fakturor går automatiskt till rätt attestant baserat på leverantör, projekt eller kostnadsställe.
• Standardiserad kontering. Låt systemet föreslå konton och kostnadsställen baserat på tidigare fakturor – det sparar tid och minskar fel.
• Digital arkivering. Pappersfakturor hör inte hemma i en skalbar funktion. Alla underlag ska vara sökbara och revisionssäkra.
• Påminnelser och deadlines. Attestering ska inte bli en flaskhals. Automatiska påminnelser frigör tid för ekonomiavdelningen.

En tydlig struktur gör att attestflödet blir både spårbart och effektivt – vilket minskar risken för fel, dubbelbetalningar och oklara kostnadsansvar.

Roller och ansvar: ekonomiassistent, redovisningskonsult och CFO-stöd

I ett växande bolag behövs fler funktioner i ekonomiarbetet – men det betyder inte nödvändigtvis fler anställda. Ofta handlar det om att fördela ansvar och kompetens på rätt nivå.

Ekonomiassistenten – navet i vardagen

Ansvarar för löpande administration: fakturahantering, kundreskontra, leverantörsreskontra, löneunderlag och enklare bokföring. En ekonomiassistent ska arbeta nära verksamheten och säkerställa att alla underlag kommer in i tid.

Redovisningskonsulten – tryggheten i redovisningen

Har det övergripande ansvaret för kvaliteten i bokföringen. Säkerställer att alla rapporter följer regelverk och att bolaget uppfyller sina skyldigheter gentemot Skatteverket och Bolagsverket. Konsulten kan vara intern eller extern, men ska vara auktoriserad och arbeta i moderna system.

CFO-stöd eller deltidsekonomichef – strategin bakom siffrorna

När företaget växer behövs analys och strategi. CFO-stödet tolkar siffrorna, upprättar prognoser och utvecklar rapporteringen. I tillväxtbolag kan det handla om en deltidstjänst, ett ”CFO Light-upplägg”, som ger ledningen tillgång till ekonomisk styrning utan att behöva anställa på heltid.

Ett vanligt misstag i tillväxtbolag är att låta en person göra allt. Det leder till flaskhalsar, stress och risker. En skalbar ekonomifunktion har alltid en tydlig rollfördelning och backup.

Rapportering varje månad – vad ska finnas med?

För att ledningen ska kunna fatta snabba och välgrundade beslut krävs regelbunden och standardiserad rapportering. Månadsrapporten är det centrala verktyget för att följa upp lönsamhet, kassaflöde och utveckling.

En bra månadsrapport innehåller:

• Resultaträkning med jämförelse mot budget och föregående period.
• Balansräkning som visar tillgångar, skulder och eget kapital.
• Kassaflödesanalys för att säkerställa likviditeten.
• Kommentarer och analys – vad förklarar avvikelserna?
• Prognos – uppdaterad helårsbedömning baserad på senaste utfall.
• Nyckeltal (KPI:er) för lönsamhet, soliditet, tillväxt, kundfordringar och personalomsättning.

När rapporten är standardiserad kan alla i ledningsgruppen förstå siffrorna – och använda dem som grund för handling. Det är den stora skillnaden mellan rapportering och styrning.

Automatisering – nyckeln till skalbarhet

En skalbar ekonomifunktion bygger på systemstöd och integrationer som minimerar manuell hantering. Automatisering frigör tid för analys och minskar risken för fel.

Här ger automatisering störst effekt

• Fakturahantering. Automatisk inläsning, tolkning och kontering av leverantörsfakturor.
• Bankintegration. Automatiskt matchade in- och utbetalningar i bokföringen.
• Lönesystem. Direktkoppling till Skatteverket, pensionsbolag och bokföring.
• Kvittorapportering. Digitala kvitton och attest via mobilapp.
• Rapportering. Dynamiska dashboards och realtidsdata till ledningen.

Automatisering är inte bara en kostnadsfråga – det handlar om riskminimering. Varje manuell process är en potentiell felkälla.

Ett bra riktmärke:

Om samma uppgift utförs mer än två gånger i månaden – automatisera den.

Sammanfattning och avslutande råd

En skalbar ekonomifunktion är inte en lyx för stora bolag – den är en förutsättning för tillväxt. När strukturen sitter frigörs tid, kvaliteten höjs och du får bättre kontroll på bolagets ekonomi.

Fokusera på:

• Tydliga och digitala attestflöden.
• Rätt rollfördelning och tydliga ansvarsområden.
• Regelbunden månadsrapportering som stödjer beslutsfattande.
• Automatisering och systemintegrationer som minskar handpåläggning.

Vill du bygga en mer effektiv och hållbar ekonomifunktion i ditt företag?

Kontakta oss på Revea – vi hjälper växande bolag att ta nästa steg med redovisning, lönehantering, CFO-stöd och automatiserade processer.

‍

Obowiązek podatkowy w Szwecji – podstawowe informacje

W Szwecji obowiązek podatkowy dotyczy każdej osoby, która uzyskuje dochody na terenie kraju – niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy jest zatrudniona.

To, czy i w jaki sposób należy rozliczać podatki w Szwecji, zależy od statusu podatnika: czy jest on rezydentem, czy nierezydentem.

Kto jest rezydentem podatkowym w Szwecji?

Zgodnie z przepisami Skatteverket, osoba staje się rezydentem podatkowym w Szwecji, jeśli spełnia przynajmniej jeden z poniższych warunków:

• ma tu stałe miejsce zamieszkania,
• przebywa w Szwecji nieprzerwanie przez co najmniej sześć miesięcy,
• ma silne powiązania osobiste lub ekonomiczne ze Szwecją – np. rodzinę, dom, firmę lub stałe źródło dochodu.

Osoby, które nie spełniają tych kryteriów, podlegają ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu i mogą rozliczać się w uproszczonej formie – tzw. podatkiem SINK Szwecja (Special Income Tax for Non-Residents).

Podatek SINK w Szwecji – dla kogo i na jakich zasadach?

Podatek SINK to zryczałtowany podatek dochodowy dla osób, które pracują w Szwecji krótkoterminowo, np. sezonowo, zdalnie lub w ramach delegacji.

• Stawka SINK wynosi 25% i jest pobierana bezpośrednio od wynagrodzenia brutto.
• Nie ma obowiązku składania rocznego zeznania podatkowego.
• System SINK nie przewiduje ulg ani odliczeń.

Nierezydent może jednak zrezygnować z SINK i wybrać standardowy sposób rozliczenia – wtedy rozlicza się jak rezydent podatkowy w Szwecji, z możliwością korzystania z ulg i zwrotów.

Podatek dochodowy dla rezydentów podatkowych w Szwecji

Osoby z nieograniczonym obowiązkiem podatkowym (rezydenci) płacą podatek od wszystkich swoich dochodów – zarówno w Szwecji, jak i za granicą (worldwide income).

Podatki w Szwecji dla rezydentów dzielą się na dwie części:

• Podatek lokalny (kommunalskatt) – ustalany przez gminę, średnio około 32%,
• Podatek państwowy (statlig skatt) – obowiązuje dla dochodów powyżej ok. 613 900 SEK rocznie (2025).

VAT i podatki dla firm w Szwecji

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w Szwecji muszą być zarejestrowani w Skatteverket i regularnie odprowadzać podatki, w tym:

• VAT (moms) – 25%, 12% lub 6%, w zależności od rodzaju towaru lub usługi,
• Podatek dochodowy od działalności,
• Składki pracodawcy (arbetsgivaravgifter) – jeśli firma zatrudnia pracowników.

Dla firm ważne jest także prowadzenie pełnej dokumentacji księgowej zgodnie z wymogami szwedzkiego prawa podatkowego.

Pięcioletnia zasada dla byłych rezydentów Szwecji

Osoba, która była rezydentem Szwecji przez dłuższy czas, może być nadal traktowana jako szwedzki rezydent podatkowy przez pięć lat po wyjeździe, jeśli Skatteverket uzna, że nadal posiada znaczące powiązania z krajem – np. nieruchomość, rodzinę lub prowadzoną działalność.

Rezydent podatkowy czy nierezydent – co wybrać?

To, czy bardziej opłaca się być rezydentem podatkowym w Szwecji, zależy od indywidualnej sytuacji.

Osoby przebywające krótko zwykle korzystają z systemu SINK. Natomiast przedsiębiorcy, pracownicy zatrudnieni na stałe lub ci, którzy planują dłuższy pobyt, powinni rozliczać się jako rezydenci – z pełnym dostępem do ulg, odliczeń i świadczeń socjalnych.

Zanim wybierzesz formę opodatkowania, warto skonsultować się ze specjalistą.

Skontaktuj się z Revea – doradzimy, która opcja jest dla Ciebie najlepsza: +46 (0)8 678 18 40 • info@revea.se

Dlaczego warto znać zasady rezydencji podatkowej w Szwecji?

Rezydencja podatkowa w Szwecji decyduje o tym, gdzie i na jakich zasadach płacisz podatki.

Znajomość przepisów dotyczących podatku SINK, stawek fiskalnych i obowiązków wobec Skatteverket pozwala uniknąć błędów i kar.

Świadome planowanie podatków to podstawa bezpiecznego prowadzenia działalności w Szwecji.

Chcesz wiedzieć więcej o podatkach, VAT lub rejestracji firmy w Szwecji?

Skontaktuj się z nami przez stronę revea.se/kontakt – nasi eksperci pomogą Ci przejść przez każdy etap rozliczeń i prowadzenia działalności w Szwecji.

I bygg- och entreprenadbranschen avgör projektekonomin företagets lönsamhet. Små fel i tidrapportering, materialkostnader eller fakturering kan snabbt äta upp marginalerna. Trots det saknar många bolag en sammanhängande struktur för att följa upp varje projekt – från timmar och inköp till täckningsbidrag och nyckeltal. Här går vi igenom hur du får full kontroll över projektekonomin i praktiken.

Från tidrapport till bokföring – hela kedjan

En välfungerande ekonomistyrning i bygg- och entreprenadbranschen börjar med spårbarhet. Alla steg – från arbetad tid till faktura och bokföring – behöver hänga ihop.

Kedjan steg för steg

1. Tidrapportering – varje medarbetare registrerar timmar på rätt projekt, med tydlig kod för arbetstyp (arbete, maskin, resa).
2. Lönehantering – timmarna förs över till lönesystemet automatiskt; rätt OB, övertid och traktamente beräknas direkt.
3. Fakturering – underlag hämtas från samma källa som tidrapporteringen, vilket minimerar risken för bortglömda timmar eller fel fakturerade belopp.
4. Bokföring och uppföljning – fakturor, löner och material kopplas till rätt projektkonto för att möjliggöra lönsamhetsanalys.

När kedjan hänger ihop i samma system – eller via smarta integrationer – minimeras dubbelarbete och fel. Målet är att alla data ska matas in en gång och sedan flöda genom hela processen.

Kontroll av täckningsbidrag per projekt

För att förstå hur lönsamt ett projekt faktiskt är måste du följa upp täckningsbidraget (TB) – skillnaden mellan intäkter och rörliga kostnader. TB visar hur mycket varje projekt bidrar till att täcka företagets fasta kostnader och skapa vinst.

Så beräknar du TB per projekt

Täckningsbidrag = Projektintäkt – (Material + Löner + Underentreprenörer + Maskinkostnader)

Ett byggbolag med god TB-kontroll ser snabbt vilka projekt som presterar – och vilka som riskerar att dra ned helårsresultatet. För VD och projektledare är TB-uppföljningen ett av de mest användbara styrverktygen i vardagen.

Vanliga fel – kvitton, material, resekostnader och maskintid

Byggprojekt består av många små delar som kan skapa ekonomisk obalans om de inte hanteras korrekt. De vanligaste felen i projektekonomi är:

• Saknade kvitton och utlägg – leder till ofullständig kostnadsbild.
• Material som inte kopplas till rätt projekt – skapar missvisande TB.
• Resekostnader utan underlag – risk för skattetillägg vid revision.
• Maskintid som inte registreras – ger felaktig internkalkyl.

För att undvika detta:

• Använd digitala kvittosystem med automatisk projektkoppling.
• Säkerställ att alla inköp registreras på rätt projekt via attestflöde.
• Låt maskinuthyrning eller intern maskintid bokföras automatiskt via resursplaneringssystem.
• Gör månatliga avstämningar av material och underentreprenörskostnader.

Små avvikelser i dessa delar kan summera till hundratusentals kronor i förlorad vinst per år.

KPI:er som VD bör följa veckovis

För att hålla kontroll på projektekonomin i realtid bör VD och ledning följa ett antal nyckeltal (KPI:er) varje vecka. Det behöver inte vara många – men de ska vara konsekventa, uppdaterade och lättolkade.

När nyckeltalen följs upp löpande går det att agera innan ett projekt blir olönsamt. Ekonomistyrning handlar inte om efterkontroll – utan om att kunna fatta beslut i tid.

Sammanfattning och avslutande råd

Ekonomistyrning i bygg- och entreprenadbolag handlar om att ha strukturer, system och rutiner som hänger ihop. När hela kedjan – tidrapport, lön, fakturering och bokföring – fungerar sömlöst blir rapporteringen korrekt och projekten lönsamma.

Fokusera på:

• Att digitalisera hela processen från tidrapport till bokföring.
• Att följa upp täckningsbidrag per projekt.
• Att minimera manuella moment i kvitto- och materialhantering.
• Att följa relevanta KPI:er varje vecka.

Vill du se över hur ditt bolag arbetar med projektekonomi och ekonomistyrning?

Kontakta oss på Revea – vi hjälper bygg- och entreprenadföretag med redovisning, rapportering, lön och rådgivning för bättre lönsamhet.

Podatki w Szwecji należą do jednych z najwyższych w Europie. Dzięki temu Szwedzi mogą liczyć na wysoką jakość życia zapewnioną przez państwo. Również przedsiębiorcy cieszą się korzystnymi warunkami prowadzenia działalności. Warto zatem rozliczać się zgodnie z obowiązującymi tam przepisami. Jak przebiega audyt podatkowy w Szwecji? Zobacz, co zrobić w przypadku kontroli.

Kto kontroluje podatki w Szwecji?

W Szwecji funkcjonuje Szwedzki Urząd Skarbowy (Skatteverket), który odpowiada za cały obszar podatkowy tego kraju. Działający tam polscy przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę także na Konwencję między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Królestwa Szwecji z 15 października 2005 roku. Akt ten reguluje kwestię uchylania się od obowiązku podatkowego czy podwójnego opodatkowania – a właściwie chroni przed takimi procederami.

Na czym polega kontrola podatkowa w Szwecji?

Tak samo jak w Polsce, w Szwecji urzędnicy mają prawo do kontroli podatkowej obywatela lub przedsiębiorcy. Jej celem jest zwykle weryfikacja tego, czy i jak podatnik wywiązuje się ze swoich obowiązków wobec urzędu oraz to, czy jego podatek został naliczony właściwie. Do tej wizyty należy się odpowiednio przygotować – zwykle urząd zawiadamia o audycie z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jeśli polski przedsiębiorca działa na terenie Szwecji dłużej niż przez pół roku (183 dni), musi przestrzegać tych samych przepisów podatkowych co osoba mieszkająca na stałe w tym kraju. Zyskuje bowiem wówczas status rezydenta podatkowego. Wiąże się to również z licznymi formalnościami w szwedzkim urzędzie skarbowym. Prawidłowość prowadzenia działalności i rozliczania jej w każdej chwili można skontrolować. Taki audyt zwykle odbywa się w siedzibie kontrolowanego i powinien on udostępnić przedstawicielowi urzędu całą potrzebną dokumentację.

Kogo kontroluje szwedzki urząd skarbowy?

Skatteverket może wziąć pod lupę zarówno osoby fizyczne, jak i organizacje. Kontroli podlegają:

• jednoosobowe działalności gospodarcze,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• osoby fizyczne, które złożyły wniosek o rejestrację VAT lub jako pracodawcy,
• wszystkie inne osoby fizyczne, które złożyły wniosek podatkowy.

Jakie dokumenty należy przygotować do kontroli?

Audyt Szwedzkiego Urzędu Podatkowego może obejmować m.in.:

• zestawienia dochodów pracowników firmy,
• rachunki i inne dokumenty składające się na podstawę opodatkowania przedsiębiorstwa,
• raporty VAT i oświadczenia o odprowadzanych składkach.

Jeśli z jakichś powodów przedsiębiorca nie chce udostępnić urzędnikowi konkretnych dokumentów, np. ze względu na ich poufność, powinien poinformować o tym wprost. Oczywiście audytor wciąż może żądać ich okazania, ale w tym przypadku kontrolowany ma prawo odwołać się do sądu administracyjnego z wnioskiem o zwolnienie z tego obowiązku.

Szwedzki audyt podatkowy krok po kroku

Krok 1: Zawiadomienie o kontroli podatkowej

W liście z urzędu skarbowego powinny się znaleźć takie informacje, jak:

• imię i nazwisko osoby, której dotyczy kontrola,
• cel kontroli,
• nazwiska audytorów, którzy przeprowadzą kontrolę,
• imię i nazwisko osoby, która wydała decyzję o audycie.

Urzędnicy nie chcą ingerować w działalność nadmiernie. Zdarza się nawet, że kontrola odbywa się poza siedzibą firmy. Przedsiębiorca może również sam poprosić o spotkanie na swoim terenie.

Krok 2: Realizacja audytu przez urzędnika

Audytor będzie weryfikował dokumenty związane z działalnością firmy. Może chcieć zabrać je do urzędu – wówczas wystawia pokwitowanie. Może również kontrolować stan kas fiskalnych, sprzęt techniczny oraz odwiedzić konkretne pomieszczenia w firmie.

Podczas kontroli przedsiębiorca powinien:

• udostępnić wszystkie wymagane dokumenty,
• umożliwić audytorowi dostęp do pomieszczeń,
• zapewnić dostęp do sprzętu komputerowego,
• zorganizować miejsce do pracy,
• być dyspozycyjny w razie potrzeby.

Krok 3: Podsumowanie kontroli podatkowej

W wyniku kontroli urząd może przeliczyć zobowiązania podatkowe i wydać nową decyzję. Od takiej decyzji przysługuje odwołanie. Jeśli nie stwierdzono nieprawidłowości, otrzymasz pismo potwierdzające zakończenie audytu bez zmian w deklaracji podatkowej.

Czy można odmówić współpracy?

Obowiązki przedsiębiorcy podczas kontroli wynikają ze szwedzkiego prawa. Odmowa współpracy może skutkować nakazem sądowym. Skatteverket może również złożyć wniosek do sądu administracyjnego o zabezpieczenie dowodów, co skutkuje obowiązkiem przekazania dokumentacji.

Coraz więcej emigrantów w Szwecji decyduje się nie tylko na pracę etatową, lecz także na prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Zanim rozpoczniesz działalność, warto wiedzieć, jak zarządzać finansami w firmie, aby zwiększyć zyski i ograniczyć koszty. Poniżej wyjaśniamy, jak działa system podatkowy w Szwecji i jak stosować optymalizację podatkową zgodnie z przepisami.

Podatek dochodowy w Szwecji

Każda firma zarejestrowana w Szwecji musi płacić podatek dochodowy, który składa się z:

• części krajowej (na rzecz państwa)
• części lokalnej (na rzecz gminy i regionu)

Stawki podatkowe:

• Całkowita stawka zależy od lokalizacji firmy
• Realny podatek może wynosić od 8% do nawet 55%, w zależności od miejsca zamieszkania i poziomu dochodu
• Zaliczki wpłaca się miesięcznie, a rozliczenie następuje po zakończeniu roku podatkowego

Dla osób prawnych (spółek) obowiązuje stała stawka:

20,6% od dochodu uzyskanego w danym roku podatkowym.

Podczas rejestracji firmy przedsiębiorca deklaruje prognozowany dochód. Na jego podstawie urząd skarbowy wylicza miesięczne zaliczki. Jeśli dochód okaże się wyższy – nadpłata zostanie zwrócona. Jeśli niższy – konieczna będzie dopłata.

Wstępną deklarację można skorygować w trakcie roku, ale nie dotyczy to deklaracji końcowej.

VAT w Szwecji – co musisz wiedzieć?

Przedsiębiorcy w Szwecji muszą również zarejestrować się jako płatnicy VAT, jeśli:

• prowadzą import/eksport
• świadczą usługi związane z nieruchomościami
• zajmują się transportem przez terytorium Szwecji

Inne firmy mogą zarejestrować się dobrowolnie – zależnie od rodzaju działalności.

Rejestracja VAT musi nastąpić najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem działalności i może być przeprowadzona online.

Stawki VAT:

• 25% – stawka podstawowa
• 12% – żywność, hotele, catering
• 6% – książki, transport, wydarzenia kulturalne
• 0% – leki na receptę, transport międzynarodowy

Zarządzanie kosztami firmy

Wszystkie koszty ponoszone przez firmę powinny być odpowiednio udokumentowane i przechowywane przez wymagany czas. Każda faktura lub wydatek może wpłynąć na obniżenie podatku – jeśli zostanie ujęta zgodnie z przepisami.

Księgowość w Szwecji:

• Większość firm korzysta z pomocy księgowego
• Profesjonalna księgowość zapewnia prawidłowe rozliczenia i zgodność z prawem
• Doświadczeni księgowi doradzają również w zakresie optymalizacji i planowania kosztów

Podatki a forma działalności

Wysokość podatków zależy nie tylko od dochodu, ale również od formy działalności:

Dodatkowo:

• VAT – w zależności od towarów/usług
• Podatek pracowniczy – od 8% do 55% wynagrodzenia brutto (dla pracodawców)

Jak maksymalizować zyski i minimalizować podatki?

Szwecja oferuje wiele legalnych metod optymalizacji podatkowej, z których mogą korzystać firmy. Oto najważniejsze z nich:

1. Korzystanie z ulg podatkowych

• Możliwość odliczeń m.in. za:
  • badania i rozwój
  • inwestycje w działalność
  • poniesione koszty udokumentowane fakturami
• Ulgi uwzględnia się w rocznym rozliczeniu w Skatteverket
• Niektóre z nich wygasają po określonym czasie lub obowiązują do konkretnej kwoty

2. Wybór odpowiedniej formy prawnej

• Forma prawna firmy wpływa na:
  • wysokość podatku
  • zakres odpowiedzialności
  • dostępne odliczenia

Przed rejestracją warto skonsultować się z doradcą lub księgowym.

3. Efektywne zarządzanie zyskami z inwestycji

• Zyski ze sprzedaży spółek można przeznaczyć na rozwój innej działalności bez podatku
• Szwecja posiada umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z wieloma krajami

4. Monitorowanie zmian w prawie

• Regularne zmiany przepisów wpływają na opłacalność różnych rozwiązań
• Śledzenie zmian i szybka reakcja pozwala unikać niepotrzebnych kosztów

Czy warto korzystać z pomocy doradcy podatkowego?

Zdecydowanie tak. Dobry doradca:

• przeanalizuje sytuację firmy
• znajdzie luki w kosztach
• zaproponuje bezpieczne i legalne rozwiązania
• pomoże wdrożyć działania zgodne z przepisami w Szwecji

Warto wybrać księgowego lub biuro rachunkowe, które zna realia prawa szwedzkiego, ponieważ różni się ono znacząco od polskiego.

Polscy emigranci coraz częściej decydują się na prowadzenie własnej działalności gospodarczej w Szwecji. Założenie firmy nie jest trudne, o ile zna się podstawowe zasady. Brak wiedzy może negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy – dlatego warto zapoznać się z naszym poradnikiem, a w razie potrzeby skorzystać z pomocy biura rachunkowego.

Etapy zakładania firmy w Szwecji

Założenie firmy w Szwecji składa się z trzech kroków:

1. Wybór formy działalności gospodarczej
2. Rejestracja w Rejestrze Przedsiębiorstw (Bolagsverket)
3. Rejestracja w szwedzkim Urzędzie Skarbowym (Skatteverket)

1. Wybór rodzaju działalności

W Szwecji dostępne są następujące formy działalności:

• Enskild firma (jednoosobowa działalność gospodarcza) – najprostsza forma, bez wymogu kapitału zakładowego. Właściciel odpowiada całym majątkiem.
• Aktiebolag (AB) – spółka z o.o., najczęściej wybierana przez przedsiębiorców. Wymaga minimalnego kapitału 25 000 SEK i nie pociąga za sobą odpowiedzialności majątkowej wspólników.
• Handelsbolag (HB) – spółka handlowa dla minimum dwóch osób. Wspólnicy odpowiadają całym majątkiem prywatnym.
• Kommanditbolag (KB) – spółka komandytowa, nie wymaga dużego kapitału, ale wymagana jest roczna sprawozdawczość finansowa.
• Filia (Branch) – oddział zagranicznej firmy, wymagane jest wyznaczenie dyrektora i prowadzenie księgowości zgodnie ze szwedzkimi standardami.
• Spółka cywilna (Simple Company) – forma współpracy bez osobowości prawnej dla minimum dwóch osób.

Inne formy to m.in. stowarzyszenie gospodarcze oraz fundacja lub spółka europejska.

2. Rejestracja w Bolagsverket

Większość firm musi zostać zarejestrowana w Szwedzkim Urzędzie Rejestracji Spółek (Bolagsverket). Obowiązek ten nie dotyczy jednoosobowych firm (enskild firma), choć rejestracja jest zalecana.

Wymagane dokumenty:

• Akt założycielski (ważny maks. 6 miesięcy)
• Statut spółki
• Potwierdzenie wpłaty kapitału zakładowego (od 25 000 SEK)
• Formularz rejestracyjny

Koszt rejestracji wynosi od 700 do 1700 SEK. Czas oczekiwania: 3–6 tygodni.

3. Rejestracja w Skatteverket

Ostatnim krokiem jest zgłoszenie działalności do szwedzkiego urzędu skarbowego (Skatteverket).

Co będzie potrzebne:

• Kopia dokumentu tożsamości lub paszportu
• Formularz SKV 4632 (można złożyć papierowo lub online przez verksamt.se)
• BankID (w przypadku rejestracji online)

Po rejestracji firma otrzymuje:

• numer F-skatt (podatnik przedsiębiorca)
• rejestrację VAT (moms)
• rejestrację jako pracodawca – jeśli zatrudniasz innych
• numer FA-skatt – jeśli prowadzisz działalność i jednocześnie jesteś zatrudniony

O czym jeszcze warto pamiętać?

Pozwolenie na pobyt

Wydawane przez:

• Migrationverket (szwedzki urząd migracyjny)
• Ambasadę Szwecji w Polsce
• Polski konsulat w Szwecji

Pozwolenie jest ważne przez 5 lat, z kontrolą sytuacji firmy po 2 latach.

Rejestracja w systemie ludnościowym

Wymagana przy pobycie dłuższym niż 12 miesięcy.

Należy złożyć wniosek przed rejestracją firmy.

Numer ubezpieczenia społecznego

Wniosek SKV 4620 składany w Skatteverket.

Rejestracja w Försäkringskassan (szwedzki ZUS)

Wymagana, jeśli chcesz:

• pobierać świadczenia socjalne
• ubiegać się o zwrot kosztów leczenia
• otrzymać kartę EKUZ
• skorzystać z dotacji na leczenie stomatologiczne

Konto bankowe w Szwecji

Konto firmowe jest potrzebne do ulokowania kapitału zakładowego i obsługi transakcji.

Podatki w Szwecji dla firm

Podatek dochodowy:

• 0% – dochód do 598 500 SEK
• 20% – dochód powyżej tej kwoty

Podatek lokalny (kommunal skatt): ustalany przez gminy i regiony – zwykle między 30–35%

CIT – podatek od osób prawnych:

• 20,6% (stan na 2022)

VAT – podatek od towarów i usług:

Składki socjalne

Przedsiębiorcy odprowadzają składki w wysokości 31,42% podstawy wynagrodzenia, obejmujące:

• ubezpieczenie zdrowotne
• emerytura
• składki na rzecz ubezpieczeń społecznych

Masz pytania? Skontaktuj się z naszym biurem – pomagamy z rejestracją firm, księgowością i podatkami w Szwecji.

Szwedzki system emerytalny różni się od tego obowiązującego w Polsce. Wysokość wypłacanej emerytury zależy zarówno od świadczeń państwowych, jak i dochodów osiąganych w trakcie życia zawodowego.

Emerytura powszechna – co ją tworzy?

Jednym z głównych filarów emerytury w Szwecji jest emerytura powszechna wypłacana przez Pensionsmyndigheten. Składają się na nią:

• dochody uzyskane w Szwecji w ciągu całego życia
• składki odprowadzane corocznie z tytułu pracy i podatków
• dodatkowe kwoty przyznawane w związku z opieką nad dzieckiem przez pierwsze 4 lata

Na wzrost emerytury wpływają również:

• studia finansowane przez państwo
• odbycie służby wojskowej (również podstawowej)
• otrzymywanie renty, zasiłku aktywizacyjnego lub zasiłku dla bezrobotnych

Im wyższe dochody i dłuższy okres aktywności zawodowej – tym wyższa emerytura. Pieniądze są wypłacane do końca życia i składają się z:

• inkomstpension (dochody)
• premiepension (składki inwestycyjne)
• garantipension (emerytura podstawowa)
• dodatek emerytalny

Premiepension – wybór funduszu emerytalnego

2,5% rocznych dochodów przekazywane jest na emeryturę składkową (premiepension). Podatnik może samodzielnie wybrać fundusz emerytalny lub pozostać przy domyślnym funduszu państwowym AP7 Såfa.

Dodatkowe wsparcie dla osób z niską emeryturą

Osoby z niskimi dochodami emerytalnymi mogą ubiegać się o:

• dodatek mieszkaniowy
• zapomogę dla osób starszych

Oba świadczenia są przyznawane wyłącznie na określonych warunkach i zależą od sytuacji finansowej i mieszkaniowej.

Renta rodzinna w systemie emerytalnym

W przypadku śmierci bliskiej osoby (małżonka, partnera, rodzica), Pensionsmyndigheten wypłaca rentę rodzinną, która stanowi część emerytury powszechnej.

• Świadczenie pokrywa część utraconych dochodów
• Wysokość zależy od zgromadzonych przez zmarłego składek
• Obowiązują warunki: zmarły musiał pracować i mieszkać w Szwecji przez określony czas

Tjänstepension – emerytura wypłacana przez pracodawcę

W Szwecji wielu pracowników ma prawo do emerytury pracowniczej (tjänstepension). Dotyczy to szczególnie:

• sektora publicznego
• pracowników umysłowych
• pracowników fizycznych

Uwaga: pracodawca nie ma obowiązku zawarcia umowy emerytalnej, dlatego warto sprawdzić to indywidualnie.

Emerytura pracownicza a samozatrudnienie

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie mają prawa do tjänstepension. Dlatego często decydują się na indywidualne oszczędzanie w celu uzupełnienia brakujących środków.

Kiedy wypłacana jest emerytura pracownicza?

Towarzystwo emerytalne kontaktuje się z pracownikiem kilka miesięcy przed ukończeniem 65 lat, z pytaniem o datę rozpoczęcia wypłat. Pracownik decyduje również, czy:

• emerytura ma być wypłacana przez 5, 10, 15, 20 lat
• lub do końca życia

Tjänstepension obejmuje też:

• ubezpieczenie zdrowotne – dodatkowe świadczenia w przypadku choroby
• ochronę bliskich – w przypadku śmierci ubezpieczonego

Emerytura szwedzka a emerytura z Polski lub innego kraju

Emerytura wypłacana w Polsce lub poza Szwecją nie wpływa na szwedzką emeryturę dochodową, składkową czy uzupełniającą.

Może jednak wpływać na:

• emeryturę podstawową (garantipension)
• dodatek mieszkaniowy
• zapomogę dla osób starszych
• dodatek emerytalny

Wpływ ten oceniany jest indywidualnie i zależy od poziomu dochodów za granicą.

Czy możesz pobierać emeryturę po opuszczeniu Szwecji?

Tak – osoby, które opuściły Szwecję, mogą nadal otrzymywać:

• emeryturę dochodową
• premiepension
• emeryturę uzupełniającą

Jednak niektóre dodatki – jak dodatek mieszkaniowy czy zapomoga dla osób starszych – mogą zostać wstrzymane.

Samodzielne oszczędzanie na emeryturę w Szwecji

Podobnie jak w Polsce, wiele osób w Szwecji wybiera indywidualne oszczędzanie na emeryturę, szczególnie:

• samozatrudnieni
• osoby bez prawa do tjänstepension

Popularne formy oszczędzania:

• banki
• towarzystwa ubezpieczeniowe
• inwestycyjne konta oszczędnościowe (ISK)
• ubezpieczenia kapitałowe

Spłata kredytu hipotecznego jako forma oszczędzania

Alternatywną formą budowania zabezpieczenia emerytalnego jest spłata kredytu hipotecznego.

• Po zakończeniu spłat: własne mieszkanie bez kosztów najmu
• W trakcie spłaty: możliwość skorzystania z ulg podatkowych
• Dla osób, które preferują inwestycje w dobra materialne

Potrzebujesz pomocy z emeryturą w Szwecji?

Masz pytania o Pensionsmyndigheten, dodatek mieszkaniowy, zapomogę, czy własne oszczędności na przyszłość?

Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci zrozumieć i zaplanować każdy element szwedzkiego systemu emerytalnego.

‍

Mieszkasz w Szwecji i chcesz pobierać emeryturę w tym kraju? Sprawdź, jak wygląda szwedzki system emerytalny, ile lat trzeba przepracować, żeby dostać emeryturę i co powinna wiedzieć każda osoba planująca emeryturę w Szwecji.

Jaki jest wiek emerytalny w Szwecji?

W Szwecji nie ma sztywno określonego wieku emerytalnego. Oznacza to, że emerytura w Szwecji nie jest wypłacana automatycznie. Od 2023 roku można złożyć wniosek o emeryturę po ukończeniu 63. roku życia – wcześniej granica wynosiła 61 lat. Wniosek składa się do Szwedzkiego Urzędu Emerytalnego (Pensionsmyndigheten).

Od 2026 r. wiek emerytalny będzie stopniowo podwyższany zgodnie z wydłużającą się średnią długością życia. Można też pracować dłużej – im późniejsza emerytura, tym wyższe świadczenia.

Ile lat trzeba przepracować, żeby dostać emeryturę w Szwecji?

Aby otrzymać emeryturę gwarantowaną (garantipension):

• Musisz ukończyć 66 lat
• Musisz mieszkać w Szwecji co najmniej 3 lata
• Jeśli mieszkałeś w UE, EOG lub Szwajcarii, możesz połączyć okresy

Dla pełnej gwarantowanej emerytury:

40 lat mieszkania w Szwecji między 16. rokiem życia a wiekiem emerytalnym.

Z czego składa się szwedzki system emerytalny?

System oparty jest na trzech filarach:

• Allmän pension (emerytura powszechna) – wypłacana przez państwo
• Tjänstepension (emerytura pracownicza) – zapewniana przez pracodawcę
• Prywatna emerytura (privat pension) – dobrowolne oszczędzanie

Allmän pension – emerytura powszechna w Szwecji

Składa się z:

Emerytura dochodowa (inkomstpension)

16% dochodu rocznie trafia na konto emerytalne. Wliczane są wynagrodzenia, zasiłki, renty. Kobiety, które urodziły dziecko, mają składki odprowadzane przez 4 lata.

Emerytura składkowa (premiepension)

2,5% dochodów trafia do funduszu emerytalnego – państwowego (AP7 Såfa) lub prywatnego.

Emerytura gwarantowana (garantipension)

Dla osób powyżej 66 lat, które nie miały dochodów lub miały je niskie.

• Pełna kwota: 8597 SEK (osoby samotne), 7861 SEK (osoby w związku)

Dodatek emerytalny

Dodatek zależy od dochodów i liczby przepracowanych lat. Przyznawany automatycznie wraz z wnioskiem o emeryturę powszechną. Maksymalna kwota: 600 SEK brutto.

Dodatkowe świadczenia dla emerytów w Szwecji

• Dodatek mieszkaniowy – zależny od dochodów i sytuacji mieszkaniowej.
• Zapomoga dla osób starszych – dla tych, którzy nie otrzymują żadnej lub otrzymują niską emeryturę.
• Renta rodzinna – dla bliskich zmarłego (np. dzieci, małżonków). Składa się z:
  • Renty sierocej
  • Renty dostosowawczej
  • Renty wdowiej

Renta rodzinna przyznawana jest automatycznie – bez składania wniosku.

Tjänstepension – emerytura pracownicza w Szwecji

Większość osób w Szwecji otrzymuje również emeryturę pracowniczą od pracodawcy. Jeśli pracowałeś w kilku miejscach – możesz mieć kilka wypłat z różnych towarzystw emerytalnych.

4 główne umowy obejmują:

• Pracowników gmin i regionów
• Administrację państwową
• Pracowników umysłowych sektora prywatnego
• Pracowników fizycznych sektora prywatnego

Zawiera także:

Ubezpieczenie zdrowotne

Zabezpieczenie rodziny po śmierci

Wypłaty można zaplanować na: 5, 10, 15, 20 lat lub dożywotnio.

Prywatna emerytura w Szwecji – dla samozatrudnionych

Nie masz tjänstepension? Możesz oszczędzać indywidualnie.

Przy odkładaniu 4,5–6% dochodu miesięcznie, osiągniesz poziom podobny do pracowniczej emerytury.

Najpopularniejsze formy oszczędzania:

• ISK – inwestycyjne konto oszczędnościowe
• Ubezpieczenie kapitałowe

Zalety i wady szwedzkiego systemu emerytalnego

Wady:

• Pełna emerytura dopiero od 66. roku życia
• Od 2026 – podnoszenie wieku emerytalnego
• Minimum 40 lat pobytu w Szwecji dla pełnych świadczeń
• Zagraniczna emerytura może wpłynąć na niektóre dodatki

Zalety:

• Emerytura gwarantowana nawet przy braku dochodów
• Obowiązkowe programy tjänstepension
• AP7 Såfa – wysokie stopy zwrotu
• Możliwość uzyskania emerytury po 3 latach mieszkania
• Liczne dodatki: mieszkaniowy, dla osób starszych, renta rodzinna
• 4-letnie składki emerytalne dla matek po urodzeniu dziecka
• Państwowe dopłaty również dla:
  • Osób na urlopie rodzicielskim
  • Studentów z dofinansowaniem
  • Osób w służbie wojskowej
  • Bezrobotnych i osób pobierających zasiłek aktywizacyjny

Potrzebujesz pomocy z emeryturą w Szwecji?

Masz pytania o Pensionsmyndigheten, składanie wniosku lub dodatki?

Skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy!

‍

Import ze Szwecji do Polski ma dość dużą skalę. Przyjmuje się, że nasz kraj ma ok. 4% udziału w całkowitym szwedzkim eksporcie towarów za granicę.

Co najczęściej importujemy ze Szwecji?

Są to przede wszystkim:

• produkty energetyczne
• surowce mineralne
• produkty leśne
• wyroby chemiczne
• samochody
• sprzęt przemysłowy i maszynowy

Import ze Szwecji obejmuje również produkty spożywcze, takie jak:

• ryby i przetwory rybne
• słodycze

Lista produktów sprowadzanych z rynku szwedzkiego jest znacznie dłuższa – obejmuje również części elektroniczne, meble oraz środki czystości.

Import i eksport ze Szwecji – czy to skomplikowane?

Na szczęście nie. Zarówno Polska, jak i Szwecja należą do Unii Europejskiej, co oznacza uproszczenia w handlu dzięki procedurze WDT – wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Co to oznacza w praktyce?

• Brak konieczności odpraw celnych
• Uproszczone rozliczenia podatkowe
• Brak ceł i ograniczeń ilościowych (z wyjątkami)

Podatek VAT w imporcie do Szwecji

Podatek VAT od towarów importowanych do Szwecji należy zgłaszać w deklaracji do Skatteverket (szwedzki urząd skarbowy). Jeśli firma nie posiada rejestracji VAT w Szwecji, import musi zostać zgłoszony w urzędzie celnym Tullverket.

• Wartość towaru należy podać w koronach szwedzkich (SEK)
• Podstawowa stawka VAT w Szwecji wynosi 25%
• Obniżona stawka 12% dotyczy wybranych artykułów spożywczych
• Najniższa stawka 6% obejmuje m.in. książki i czasopisma

Cło w Szwecji waha się od 0% do 20%, w zależności od rodzaju towaru i jego wartości. Wlicza się również koszty transportu do granicy UE.

Eksport ze Szwecji do Polski – ile to trwa?

Czas dostawy zależy od miejsca nadania i środka transportu:

Warto pamiętać, że czas eksportu zależy także od rodzaju towaru, dostępności transportu oraz formalności logistycznych.

VAT przy imporcie ze Szwecji do Polski

Dzięki członkostwu obu krajów w UE, transakcje importowe są objęte procedurą WDT i mogą być rozliczane ze stawką 0% VAT.

Warunki:

• Firma musi być zarejestrowana jako podatnik VAT-UE
• Niezbędny jest numer VAT-UE (z prefixem PL)
• Transakcja musi być potwierdzona dokumentami przewozowymi

Podstawa prawna: art. 96 Ustawy o VAT (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535)

Ograniczenia w imporcie do Szwecji

Nie wszystkie towary mogą być swobodnie przewożone. Ograniczenia celne dotyczą m.in.:

• zwierząt i produktów pochodzenia zwierzęcego
• alkoholu i tytoniu
• broni i amunicji
• leków i materiałów medycznych (np. strzykawek)
• substancji niebezpiecznych
• materiałów pornograficznych
• narkotyków i środków dopingujących (całkowity zakaz)

Przy eksporcie ze Szwecji restrykcje obejmują także materiały strategiczne i dobra kultury.

Swobodny przepływ towarów a ograniczenia

Dzięki wspólnemu rynkowi UE firmy mogą korzystać z braku ceł i limitów ilościowych. Zasada swobodnego przepływu obejmuje większość towarów, ale nie wszystkie.

Towary objęte dodatkowymi wymogami to m.in.:

• chemikalia
• środki ochrony roślin
• wyroby tytoniowe
• produkty strategiczne lub o wysokim ryzyku

W przypadku importu spoza UE, nawet z krajów EOG (Norwegia, Szwajcaria, Andora, San Marino), obowiązują pełne formalności celne.

Przepisy UE dotyczące importu do Szwecji

Przed wprowadzeniem produktu na szwedzki rynek należy upewnić się, że spełnia on wymogi UE dotyczące:

• ochrony zdrowia i życia
• bezpieczeństwa konsumenta
• ochrony środowiska

Regulacje mogą pochodzić zarówno z poziomu unijnego, jak i krajowego – zgodnie z zasadą wzajemnego uznawania produktów.

Potrzebujesz pomocy?

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat eksportu ze Szwecji lub planujesz import towarów do Polski ze Szwecji?

Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez formalności, podatki i logistykę!