Att byta redovisningsbyrå kan kännas som ett större projekt än det egentligen behöver vara.
För många företag är det inte själva bytet som är svårt, utan osäkerheten kring vad som händer med bokföringen, systemen, pågående arbete och kontakten mellan den gamla och den nya byrån.
Med en tydlig plan går övergången oftast betydligt smidigare.
Här är tio saker som är bra att tänka på om ni funderar på att byta redovisningsbyrå.
1. Börja med varför ni vill byta
Innan ni börjar jämföra nya redovisningsbyråer är det bra att sätta ord på vad ni faktiskt vill förändra.
Är återkopplingen för långsam? Saknar ni rådgivning? Har rapporteringen blivit för enkel för verksamhetens behov? Eller har företaget vuxit ur det upplägg som tidigare fungerade bra?
Ju tydligare ni är med vad som saknas idag, desto lättare blir det att utvärdera nästa byrå.
Fundera också på vad ni vill få ut av samarbetet framåt. För ett växande företag kan behovet vara betydligt bredare än löpande bokföring.
Det kan exempelvis handla om bättre rapportering, stabilare lönehantering, stöd i ekonomiska beslut eller en ekonomifunktion som kan växa tillsammans med verksamheten.
2. Säkerställ kontroll över ekonomisystem och bokföringsdata
En viktig fråga inför ett byte är hur företagets ekonomisystem är uppsatt.
Vem står på abonnemanget? Vilka behörigheter har företaget? Var finns bokföringsdata, fakturor, kvitton och andra underlag? Och vad behöver föras över när samarbetet avslutas?
Om den gamla byrån administrerar delar av systemmiljön bör ni i god tid reda ut hur åtkomst och behörigheter ska hanteras efter bytet.
Det nya samarbetet blir mycket enklare om företaget och den nya byrån från början vet:
- vilka system som används,
- vem som administrerar dem,
- vilka integrationer som finns,
- vilket historiskt material som behöver vara tillgängligt,
- vilka behörigheter som behöver ändras.
Målet är att bytet inte ska innebära att viktig information eller åtkomst hamnar mellan två stolar.
3. Kontrollera avtalet med nuvarande byrå
Innan ni bestämmer bytesdatum behöver ni gå igenom det befintliga uppdragsavtalet.
Kontrollera framför allt vad som gäller för:
- uppsägningstid,
- hur uppsägningen ska göras,
- pågående arbete,
- eventuella tilläggstjänster,
- slutdebitering,
- överlämning av material och systemåtkomst.
Utgå från det avtal ni faktiskt har, istället för att anta att samma villkor gäller hos alla redovisningsbyråer.
Det gör det lättare att planera övergången och minskar risken för oklarheter om vem som ansvarar för vad under den sista perioden.
4. Definiera vad ni vill att den nya byrån ska ansvara för
Ett byråbyte är ett bra tillfälle att se över uppdraget från grunden.
Behöver ni fortsatt hjälp med ungefär samma saker som tidigare, eller har verksamheten förändrats?
Gå igenom vilka delar ni vill hantera internt och vad den nya byrån ska ta ansvar för. Det kan exempelvis handla om:
- löpande bokföring,
- leverantörs- och kundfakturor,
- lönehantering,
- moms och deklarationer,
- bokslut och årsredovisning,
- ekonomisk rapportering,
- budget och prognos,
- rådgivning och löpande ekonomiskt stöd.
För företag som vuxit kan det också vara relevant att diskutera ett mer heltäckande upplägg där byrån fungerar som en extern eller kompletterande ekonomifunktion.
Ju tydligare ansvarsfördelningen är från början, desto enklare blir samarbetet.
5. Planera överlämningen mellan byråerna
Själva överlämningen är en av de viktigaste delarna av bytet.
Det bör vara tydligt vilket datum den gamla byrån avslutar sitt arbete och när den nya tar över.
Ni behöver också veta vilka perioder som är färdigbokförda och avstämda, vad som fortfarande pågår och om det finns deklarationer, lönekörningar, bokslutsarbete eller andra uppgifter som ännu inte är avslutade.
Den nya byrån kan behöva få tillgång till exempelvis:
- bokföringshistorik,
- balans- och resultatrapporter,
- kund- och leverantörsreskontra,
- löneinformation,
- tidigare deklarationer och rapporter,
- avstämningar,
- relevanta avtal och ekonomiska underlag.
Exakt vilket material som behövs beror på uppdraget och företagets system.
Det viktiga är att ansvar och bytesdatum är tydliga, så att inget arbete missas eller görs dubbelt.
6. Titta på hur den nya byrån arbetar digitalt
Systemen är en stor del av dagens ekonomiarbete.
Fråga därför inte bara vilket ekonomisystem byrån använder, utan också hur samarbetet fungerar i praktiken.
Kan ni själva följa ekonomin löpande? Hur hanteras fakturor, kvitton och godkännanden? Vilka delar är automatiserade? Hur får ni tillgång till rapporter?
Ett modernt system är värdefullt först när arbetssättet runt omkring fungerar.
På Revea arbetar vi digitalt och i gemensamma systemmiljöer där kunden kan ha insyn i sin ekonomi och där arbetsflöden kan anpassas efter hur verksamheten faktiskt fungerar.
7. Säkerställ tydliga kontaktvägar och ansvar
Ett vanligt skäl till att företag börjar överväga ett byte är att kommunikationen inte fungerar som de önskar.
Därför är det klokt att reda ut kontaktvägarna redan innan det nya samarbetet börjar.
Vem är huvudkontakt? Vem ansvarar för löner? Vem kontaktar ni vid mer komplexa frågor? Vad händer när den vanliga konsulten är sjuk eller på semester?
För ett mindre företag kan en personlig kontakt vara viktig. För ett växande företag behöver den personliga kontakten ofta kombineras med tillräcklig backup och kompetens i teamet.
Ni ska veta vem ni kan vända er till – utan att hela ekonomifunktionen blir beroende av en enda person.
8. Fråga vad ni faktiskt får ut av rapporteringen
Redovisningen ska naturligtvis vara korrekt, men för många företag räcker det inte längre att bara få siffrorna sammanställda.
Fundera därför på vilken ekonomisk information ni behöver för att kunna driva verksamheten.
Vill ni exempelvis kunna följa:
- resultat mot budget,
- likviditet,
- kostnadsutveckling,
- marginaler,
- projekt eller affärsområden,
- viktiga nyckeltal?
Fråga också hur ofta rapporteringen kommer och om det finns möjlighet att diskutera utvecklingen med konsulten.
Det är stor skillnad mellan att få en resultatrapport skickad till sig och att få hjälp att förstå vad siffrorna betyder för nästa beslut.
9. Välj ett tydligt bytesdatum
Det finns praktiska fördelar med att göra ett byte vid en tydlig brytpunkt.
Det kan exempelvis vara efter att en månad eller redovisningsperiod är färdig och avstämd, eller i anslutning till ett avslutat bokslut.
Men det viktigaste är inte att vänta på ett perfekt datum.
Om samarbetet inte fungerar finns det sällan anledning att fortsätta i flera månader bara för att räkenskapsåret inte är slut.
Ett byte mitt under året går också att genomföra, men ställer högre krav på en tydlig överlämning: vad är klart, vad återstår och vem ansvarar för nästa steg?
Välj därför bytesdatum utifrån företagets situation, avtalet och det pågående ekonomiarbetet.
10. Använd bytet för att förbättra ekonomifunktionen
Att byta redovisningsbyrå behöver inte bara handla om att flytta samma arbetsuppgifter från en leverantör till en annan.
Det kan också vara ett bra tillfälle att se över hur ekonomiarbetet fungerar som helhet.
Finns det manuella moment som kan förenklas? Behöver ansvarsfördelningen bli tydligare? Kan rapporteringen förbättras? Finns det rutiner som bara fungerar för att en viss person känner till dem?
När den nya byrån ändå ska sätta sig in i verksamheten finns en möjlighet att bygga ett bättre arbetssätt från början.
För ett företag som växer kan det vara betydligt mer värdefullt än själva bytet.
Hur går ett byte av redovisningsbyrå till i praktiken?
Processen ser olika ut beroende på företag och uppdrag, men i stora drag brukar den innehålla några återkommande delar:
Först kommer ni överens med den nya byrån om omfattning, ansvar och startdatum. Därefter avslutas det gamla uppdraget enligt avtalet.
Sedan planeras överlämningen av bokföringsdata, dokumentation, system och behörigheter. Pågående arbetsuppgifter stäms av så att det är tydligt vilken byrå som ansvarar för respektive period.
När den nya byrån tar över görs normalt en genomgång av ekonomin och arbetssättet innan det löpande samarbetet fortsätter.
Ju bättre förberedd överlämningen är, desto mindre märks själva bytet i företagets vardag.
Vad ska man jämföra när man väljer ny redovisningsbyrå?
Priset är en del av beslutet, men det säger inte allt om vilket upplägg som passar bäst.
För ett företag som behöver ett mer långsiktigt ekonomistöd är det också relevant att jämföra exempelvis:
- kompetens och tjänsteutbud,
- arbetssätt och digitala system,
- tillgänglighet,
- rapportering och rådgivning,
- backup i teamet,
- möjlighet att anpassa samarbetet när företaget växer,
- hur tydligt ansvar, omfattning och pris definieras.
En byrå som passar ett företag med enkel bokföring behöver inte vara rätt för ett bolag med många anställda, löner, rapporteringsbehov och en mer komplex ekonomifunktion.
Så hjälper Revea till vid ett byte
På Revea hjälper vi företag både med själva övergången och med att skapa ett upplägg som fungerar långsiktigt.
Vi går igenom företagets nuvarande ekonomiarbete, vilka system som används, vilka delar ni vill hantera själva och vad ni vill att vi ska ta ansvar för.
Därefter planerar vi tillsammans hur överlämningen kan genomföras och hur den löpande ekonomifunktionen ska fungera framåt.
För vissa företag handlar det främst om redovisning. För andra ingår även lönehantering, bokslut, rapportering och rådgivning.
Funderar ni på att byta redovisningsbyrå? Kontakta oss på Revea så berättar vi gärna hur ett byte kan gå till och vilket upplägg som kan passa er verksamhet.
Vanliga frågor om att byta redovisningsbyrå
Är det svårt att byta redovisningsbyrå?
Inte nödvändigtvis. Hur smidigt bytet blir beror framför allt på hur väl överlämningen planeras, hur systemen är uppsatta och om det finns pågående arbete som behöver avslutas eller fördelas mellan byråerna.
När är bästa tiden att byta redovisningsbyrå?
Det finns inte ett tillfälle som passar alla företag. En tydlig brytpunkt, exempelvis efter en avslutad redovisningsperiod eller ett bokslut, kan förenkla överlämningen. Ett byte kan också göras under pågående räkenskapsår om ansvar och material stäms av ordentligt.
Måste man vänta tills uppsägningstiden är slut?
Det beror på vad som står i företagets uppdragsavtal och vad parterna kommer överens om. Kontrollera därför villkoren innan bytesdatum planeras.
Vad behöver den nya redovisningsbyrån få tillgång till?
Det beror på uppdraget och systemen. Vanligtvis behöver den nya byrån relevant bokföringshistorik, rapporter, underlag, systembehörigheter och information om pågående arbete.
Kan den nya byrån hjälpa till med överlämningen?
Ja, i många fall kan den nya byrån hjälpa till att planera och samordna överlämningen. Vad den kan göra beror på uppdraget och vilka behörigheter eller fullmakter som finns.
