Julbord och julgåvor till kunder – så funkar avdragen 2025

Vi är glada att meddela att Martin Krus har tillträtt som VD för Revea Redovisning AB.

– Jag har länge sett Revea som ett starkt bolag med engagerade och kompetenta medarbetare. Det känns väldigt roligt att nu få vara en del av teamet, säger Martin Krus.

Om Martin

Sedan 2002 har Martin arbetat med ekonomi, redovisning och affärsutveckling på strategisk nivå.
Han grundade KAM Redovisning AB och har över två decenniers erfarenhet från ledande roller. Med bakgrund som SRF-auktoriserad redovisnings- och lönekonsult samt certifierad affärsrådgivare har Martin en solid erfarenhet av företagsledning och en djup förståelse för hur man utvecklar och driver ett företag framåt med fokus på struktur, tillväxt och långsiktigt affärsvärde.

Martins syn på Revea

Hur ser du på Reveas roll för kunderna?
– En bra redovisningsbyrå skapar trygghet och struktur. När grunden fungerar frigörs tid och energi för beslut, utveckling och affär.

Hur vill du utveckla Revea som organisation?
– Genom att bygga vidare på människor, kultur och tydliga arbetssätt. Det är så hållbar utveckling skapas över tid.

Vad är viktigt framåt?
– En smart användning av teknik, i kombination med en nära dialog med kunderna.

Vi hälsar Martin varmt välkommen till Revea och ser fram emot att fortsätta utvecklas tillsammans.

Många företag startar sin ekonomihantering med enkel bokföring – kvitton samlas in, fakturor betalas, och en extern bokförare ser till att allt kommer in i systemet. Det fungerar utmärkt i början. Men när verksamheten växer, när antalet anställda ökar och när de strategiska frågorna blir fler, räcker inte längre den grundläggande bokföringen.

Det är i det skedet som skillnaden mellan "bokföring" och "ekonomiskt stöd" blir tydlig. Bokföring dokumenterar vad som hänt. Rådgivning hjälper er att förstå varför det hände och vad ni bör göra härnäst. En rådgivande redovisningskonsult förvandlar era siffror från historiska noteringar till framtidsorienterade handlingsplaner.

I den här artikeln guidar vi er genom hur ni känner igen när det är dags att ta steget från enbart bokföring till professionell ekonomisk rådgivning, vad ni kan förvänta er av samarbetet, och hur ett sådant partnerskap faktiskt fungerar i vardagen.

Bokförare vs rådgivare – två olika roller med olika värde

För att förstå när ni behöver en rådgivande redovisningskonsult är det viktigt att förstå skillnaden mellan en bokförare och en rådgivare. Båda rollerna är värdefulla, men de fyller helt olika funktioner i er verksamhet.

Vad gör en bokförare?

En bokförare hanterar den löpande, operativa ekonomihanteringen. Deras primära uppgift är att säkerställa att alla transaktioner registreras korrekt, att fakturor betalas i tid och att grundläggande rapporter som moms, arbetsgivardeklaration och årsredovisning lämnas in enligt lag.

En bokförare arbetar reaktivt och retrospektivt – de dokumenterar vad som redan har hänt. De säkerställer att siffrorna stämmer, att skattemyndigheten får rätt uppgifter och att er ekonomi är ordentligt dokumenterad. Det är ett oumbärligt arbete, men det är snarare en administrativ funktion än en strategisk resurs.

Vad gör en rådgivande redovisningskonsult?

En rådgivande redovisningskonsult går långt bortom den grundläggande bokföringen. De analyserar era siffror, identifierar mönster, förklarar vad siffrorna betyder för er verksamhet och hjälper er att fatta välgrundade beslut.

En rådgivare arbetar proaktivt och framtidsorienterat. De ställer frågor som: Varför sjunker era marginaler? Vilka produkter eller tjänster är mest lönsamma? Hur kan ni optimera er skatteplanering inför årsskiftet? Vad behöver ni för likviditet för att genomföra den planerade expansionen?

En rådgivande konsult är inte bara en rapporterande funktion – de är en strategisk partner som hjälper er att använda ekonomin som ett verktyg för tillväxt.

Jämförelse: Bokförare vs Rådgivare

Båda rollerna är viktiga, men de svarar på olika behov. Ett växande företag behöver ofta båda – en effektiv bokföringsfunktion som hanterar det dagliga, och en rådgivare som hjälper er att navigera de strategiska frågorna.

Signalerna som visar att ni behöver rådgivning

Hur vet ni när det är dags att gå från grundläggande bokföring till professionell ekonomisk rådgivning? Här är de tydligaste signalerna:

1. Stress och osäkerhet kring rapportering

Om ni känner er stressade varje gång det är dags för månadsavslut, bokslut eller skattedeklaration, är det en tydlig signal. Ni bör inte behöva sitta uppe sent på kvällarna och klia er i huvudet över varför siffrorna inte stämmer, eller varför likviditeten inte är där ni förväntade er.

En rådgivande konsult hjälper er att bygga rutiner och processer som gör rapporteringen smidig och förutsägbar. De ser till att ni alltid har en aktuell bild av ekonomin, utan panik i slutet av månaden.

2. Oklara marginaler och lönsamhet

Ni vet att ni omsätter pengar, men ni är osäkra på vilka produkter, tjänster eller kunder som faktiskt är lönsamma. Kanske har ni en känsla av att vissa projekt "känns dyra" men ni har inga konkreta siffror på det.

En rådgivare hjälper er att bryta ner lönsamheten per produkt, kund eller projekt. De visar er vilka delar av verksamheten som driver tillväxten och vilka som drar ner resultatet. Med den informationen kan ni fatta välgrundade beslut om var ni ska investera mer resurser och var ni kanske behöver dra ner.

3. Reaktiva istället för proaktiva beslut

Om ni oftast fattar ekonomiska beslut i sista minuten – "Har vi råd att anställa?" "Kan vi köpa den här utrustningen?" "Vad betyder det här för våra skatter?" – utan att ha en tydlig ekonomisk plan, arbetar ni reaktivt.

En rådgivande konsult hjälper er att arbeta mer strategiskt genom budgetering, prognoser och scenarioanalyser. Ni får svar på frågorna innan de blir akuta, vilket ger er trygghet och handlingsutrymme.

4. Svårt att få finansiering

När ni söker lån, krediter eller investeringskapital kräver banker och investerare väldokumenterad ekonomisk information, prognoser och tydliga affärsplaner. Om ni kämpar med att ta fram det materialet eller om era ansökningar ofta avvisas, kan det bero på att er ekonomiska rapportering inte håller tillräckligt hög kvalitet.

En erfaren rådgivare vet exakt vad banker och investerare vill se och hjälper er att presentera er ekonomi på ett professionellt och övertygande sätt.

5. Skalning och tillväxt

Om ni är på väg att expandera – oavsett om det handlar om att öppna nya kontor, lansera nya produkter eller gå in på nya marknader – behöver ni ett starkt ekonomiskt fundament. Tillväxt utan kontroll är riskabelt.

En rådgivare hjälper er att planera expansionen, säkra likviditeten, hantera ökade kostnader och behålla lönsamheten under tillväxten.

6. Komplexa skatte- och momsfrågor

När verksamheten blir mer komplex – internationella transaktioner, flera bolag, komplicerade ägarstrukturer, eller specifika branschregler – räcker inte grundläggande bokföring. Ni behöver specialistkunskap för att optimera er skattesituation och undvika dyra misstag.

En rådgivande konsult har erfarenhet av komplexa situationer och kan navigera regelverket säkert, samtidigt som de hjälper er att utnyttja alla tillgängliga avdragsmöjligheter.

Så ser ett rådgivningsmöte ut i praktiken

Många företagsledare är osäkra på vad de egentligen kan förvänta sig av ett rådgivningsmöte. Här är hur ett typiskt månatligt möte med en rådgivande redovisningskonsult brukar se ut:

Före mötet: Förberedelse och dataanalys

Er konsult förbereder mötet genom att gå igenom er månadsrapport, analysera avvikelser, jämföra med budget och föregående perioder, samt identifiera trender och mönster. De har redan noterat vad som ser bra ut och vad som behöver uppmärksamhet.

Under mötet: Genomgång och diskussion

1. Översikt och nyckeltal (10-15 minuter): Mötet börjar med en snabb genomgång av de viktigaste nyckeltalen: omsättning, rörelseresultat, likviditet, marginaler. Ni får en tydlig bild av läget.

2. Djupdykning i avvikelser (15-20 minuter): Om något avviker från budget eller förväntan, går ni igenom det i detalj. Varför är kostnaderna högre? Varfor är omsättningen lägre? Er konsult hjälper er att förstå orsakerna.

3. Strategiska frågor och planering (15-20 minuter): Här diskuteras framtida åtgärder. Ska ni anställa? Investera i ny utrustning? Justera prissättningen? Er konsult ger er analyser och rekommendationer baserade på siffrorna.

4. Handlingsplan (5-10 minuter): Mötet avslutas med en tydlig handlingsplan. Vad ska göras innan nästa möte? Vem ansvarar för vad? Vilka beslut behöver fattas?

Efter mötet: Uppföljning och stöd

Er konsult skickar en sammanfattning av mötet med de viktigaste punkterna och nästa steg. Mellan mötena är de tillgängliga för frågor via e-post eller telefon. Ni behöver aldrig sitta ensamma med svåra ekonomiska frågeställningar.

Konkret exempel: Scenarioanalys inför nyrekrytering

Låt oss säga att ni överväger att anställa två nya säljare. Er rådgivare skulle då:

• Räkna ut den totala kostnaden för anställningarna (lön + arbetsgivaravgifter + övriga kostnader)
• Analysera hur mycket ökad omsättning som behövs för att täcka kostnaderna
• Undersöka er nuvarande likviditet och kassa för att säkra att ni har buffert
• Skapa en prognos för de kommande 12 månaderna med och utan de nya anställningarna
• Ge er ett tydligt beslutunderlag: "Om de nya säljarna genererar minst X kronor i omsättning inom 6 månader, är investeringen lönsam."

Detta är typen av konkret, handlingsbar rådgivning som förvandlar osäkerhet till välgrundade beslut.

Vad kan ni förvänta er av samarbetet per månad

Ett partnerskap med en rådgivande redovisningskonsult är inte en engångskonsultation – det är ett löpande samarbete som utvecklas över tid. Här är vad ni typiskt kan förvänta er:

Löpande kommunikation

Er konsult är tillgänglig för frågor mellan mötena. Om ni behöver råd inför ett viktigt beslut, stöter på en skatteteknisk fråga eller undrar över en avvikelse i siffrorna, kan ni nå er konsult via e-post, telefon eller digitalt möte. Svarstiden är typiskt inom 24 timmar för icke-akuta frågor och omedelbart för brådskande ärenden.

Månatliga avstämningar (1 timme)

Varje månad träffas ni (fysiskt eller digitalt) för att gå igenom resultatet, analysera avvikelser, diskutera kommande åtgärder och uppdatera prognoser. Dessa möten är grunden i samarbetet och håller er på rätt spår.

Kvartalsanalyser och strategiska genomgångar

Varje kvartal görs en djupare analys där ni tittar på längre trender, justerar budgetar och sätter nya mål för nästa period. Detta är också ett bra tillfälle att diskutera större strategiska frågor som investeringar, expansion eller omstruktureringar.

Årlig budget och skatteplanering

Inför varje nytt räkenskapsår hjälper er konsult er att skapa en realistisk budget baserad på historisk data och framtidsplaner. Samtidigt görs en genomgång av skatteoptimering för att minimera er skattebörda inom ramen för lagstiftningen.

Ad hoc-stöd vid speciella händelser

När något oväntat inträffar – en stor affär, en akut likviditetskris, ett förvärv, eller en revisorsgranskning – är er konsult redo att ge dig extra stöd och vägledning.

Proaktiva förslag och insikter

En bra rådgivare väntar inte på att ni ska ställa frågan. De kommer med förslag: "Jag ser att era kostnader för främmande tjänster ökar kraftigt, ska vi titta på det?" eller "Er likviditet ser stark ut just nu, har ni övervägt att investera överskottet istället för att låta det ligga på konto?"

Detta proaktiva arbetssätt gör att ni alltid ligger steget före, snarare än att reagera när problemen redan uppstått.

Sammanfattning: Från siffror till handling

Grundläggande bokföring är nödvändig, men det räcker inte för att driva ett växande företag framgångsrikt. När ni börjar känna stress kring rapportering, när marginalerna är oklara, när besluten fattas reaktivt snarare än strategiskt – då är det dags att ta steget till professionell ekonomisk rådgivning.

En rådgivande redovisningskonsult är inte bara någon som rapporterar vad som hänt. De är en strategisk partner som hjälper er att förstå varför siffrorna ser ut som de gör, och framför allt: vad ni bör göra härnäst. De förvandlar data till insikter, och insikter till handling.

På Revea arbetar vi med auktoriserade konsulter som kombinerar djup teknisk expertis med förmågan att kommunicera komplext ekonomiskt innehåll på ett tydligt och tillgängligt sätt. Vi hjälper er inte bara att förstå era siffror, utan att använda dem som ett verktyg för tillväxt och lönsamhet.

Undrar ni om det är dags för er att ta steget till rådgivning? Kontakta oss på Revea – vi hjälper växande bolag att ta nästa steg med redovisning, lönehantering och ekonomisk rådgivning.

När företaget växer håller inte Excel-ark och ad-hoc-rutiner längre. En skalbar ekonomifunktion ger kontroll, förutsägbarhet och färre brandkårsutryckningar. I den här artikeln går vi igenom hur du bygger en hållbar struktur – från attestflöden och rapportering till roller, ansvar och automatisering.

När Excel inte räcker längre

I början av ett företags resa fungerar det ofta utmärkt att sköta bokföring, löner och fakturor i enklare system. Men när organisationen växer – fler anställda, fler leverantörer, större kassaflöden – börjar de manuella rutinerna skapa problem.

Plötsligt blir vardagen fylld av sena attesteringar, missade betalningar och rapporter som kommer för sent för att användas i beslutsprocessen. Det är här behovet av en skalbar ekonomifunktion blir tydligt: en struktur som växer i takt med bolaget och minimerar handpåläggning.

Struktur i attest- och fakturaflöden

Grunden för en fungerande ekonomifunktion är ett tydligt och effektivt flöde för leverantörsfakturor och attest. Det ska vara lätt att förstå vem som ansvarar för vad – och om möjligt ske helt digitalt.

Så skapar du ordning i flödet

• Tydliga roller och beloppsgränser. Bestäm vilka personer som får attestera vad. Exempel: avdelningschefer upp till 50 000 kr, VD över 50 000 kr.
• Automatiserade flöden. Använd ett system där fakturor går automatiskt till rätt attestant baserat på leverantör, projekt eller kostnadsställe.
• Standardiserad kontering. Låt systemet föreslå konton och kostnadsställen baserat på tidigare fakturor – det sparar tid och minskar fel.
• Digital arkivering. Pappersfakturor hör inte hemma i en skalbar funktion. Alla underlag ska vara sökbara och revisionssäkra.
• Påminnelser och deadlines. Attestering ska inte bli en flaskhals. Automatiska påminnelser frigör tid för ekonomiavdelningen.

En tydlig struktur gör att attestflödet blir både spårbart och effektivt – vilket minskar risken för fel, dubbelbetalningar och oklara kostnadsansvar.

Roller och ansvar: ekonomiassistent, redovisningskonsult och CFO-stöd

I ett växande bolag behövs fler funktioner i ekonomiarbetet – men det betyder inte nödvändigtvis fler anställda. Ofta handlar det om att fördela ansvar och kompetens på rätt nivå.

Ekonomiassistenten – navet i vardagen

Ansvarar för löpande administration: fakturahantering, kundreskontra, leverantörsreskontra, löneunderlag och enklare bokföring. En ekonomiassistent ska arbeta nära verksamheten och säkerställa att alla underlag kommer in i tid.

Redovisningskonsulten – tryggheten i redovisningen

Har det övergripande ansvaret för kvaliteten i bokföringen. Säkerställer att alla rapporter följer regelverk och att bolaget uppfyller sina skyldigheter gentemot Skatteverket och Bolagsverket. Konsulten kan vara intern eller extern, men ska vara auktoriserad och arbeta i moderna system.

CFO-stöd eller deltidsekonomichef – strategin bakom siffrorna

När företaget växer behövs analys och strategi. CFO-stödet tolkar siffrorna, upprättar prognoser och utvecklar rapporteringen. I tillväxtbolag kan det handla om en deltidstjänst, ett ”CFO Light-upplägg”, som ger ledningen tillgång till ekonomisk styrning utan att behöva anställa på heltid.

Ett vanligt misstag i tillväxtbolag är att låta en person göra allt. Det leder till flaskhalsar, stress och risker. En skalbar ekonomifunktion har alltid en tydlig rollfördelning och backup.

Rapportering varje månad – vad ska finnas med?

För att ledningen ska kunna fatta snabba och välgrundade beslut krävs regelbunden och standardiserad rapportering. Månadsrapporten är det centrala verktyget för att följa upp lönsamhet, kassaflöde och utveckling.

En bra månadsrapport innehåller:

• Resultaträkning med jämförelse mot budget och föregående period.
• Balansräkning som visar tillgångar, skulder och eget kapital.
• Kassaflödesanalys för att säkerställa likviditeten.
• Kommentarer och analys – vad förklarar avvikelserna?
• Prognos – uppdaterad helårsbedömning baserad på senaste utfall.
• Nyckeltal (KPI:er) för lönsamhet, soliditet, tillväxt, kundfordringar och personalomsättning.

När rapporten är standardiserad kan alla i ledningsgruppen förstå siffrorna – och använda dem som grund för handling. Det är den stora skillnaden mellan rapportering och styrning.

Automatisering – nyckeln till skalbarhet

En skalbar ekonomifunktion bygger på systemstöd och integrationer som minimerar manuell hantering. Automatisering frigör tid för analys och minskar risken för fel.

Här ger automatisering störst effekt

• Fakturahantering. Automatisk inläsning, tolkning och kontering av leverantörsfakturor.
• Bankintegration. Automatiskt matchade in- och utbetalningar i bokföringen.
• Lönesystem. Direktkoppling till Skatteverket, pensionsbolag och bokföring.
• Kvittorapportering. Digitala kvitton och attest via mobilapp.
• Rapportering. Dynamiska dashboards och realtidsdata till ledningen.

Automatisering är inte bara en kostnadsfråga – det handlar om riskminimering. Varje manuell process är en potentiell felkälla.

Ett bra riktmärke:

Om samma uppgift utförs mer än två gånger i månaden – automatisera den.

Sammanfattning och avslutande råd

En skalbar ekonomifunktion är inte en lyx för stora bolag – den är en förutsättning för tillväxt. När strukturen sitter frigörs tid, kvaliteten höjs och du får bättre kontroll på bolagets ekonomi.

Fokusera på:

• Tydliga och digitala attestflöden.
• Rätt rollfördelning och tydliga ansvarsområden.
• Regelbunden månadsrapportering som stödjer beslutsfattande.
• Automatisering och systemintegrationer som minskar handpåläggning.

Vill du bygga en mer effektiv och hållbar ekonomifunktion i ditt företag?

Kontakta oss på Revea – vi hjälper växande bolag att ta nästa steg med redovisning, lönehantering, CFO-stöd och automatiserade processer.

‍

Branschen präglas av hög personalomsättning, skiftande arbetstider och komplexa regler för arbetstid och tillägg. Som arbetsgivare inom hotell och restaurang behöver du ha full kontroll över skiftplanering, OB-tillägg, anställningsformer och dokumentation – för små fel kan växa till kostsamma kontroller och sanktionsavgifter från Skatteverket och Arbetsmiljöverket.

Skiftplanering och OB-tillägg

För verksamheter som är öppna kvällar, nätter och helger spelar schemaläggningen och reglerna för OB-tillägg en central roll. Om du inte har koll på rätt ersättning, kan det leda till missnöje bland medarbetarna och även revisioner vid löneutbetalningar.

Vad gäller för OB-tillägg?

OB står för obekväm arbetstid och innebär tillägg på lönen när arbete utförs vid tider som ligger utanför ordinarie dagtid och vardagar. Inom hotell- och restaurangbranschen gäller ofta kollektivavtal som anger vilka tider och villkor som ger rätt till OB-tillägg.

Tilläggens nivå varierar beroende på tidpunkt (kväll, natt, helg) och vilket avtal som gäller.

Så bör du agera som arbetsgivare

• Säkerställ att skiften och arbetstider förläggs i schemat i god tid och enligt kollektivavtal eller intern överenskommelse.
• Ha tydligt bokförda scheman och löneunderlag där det framgår vilka timmar som är berättigade till OB-tillägg.
• Kontrollera att korrekt OB-ersättning betalas ut och att löneunderlaget för kvällar, nätter och helger är rätt.
• Utbilda HR- och lönepersonal i vilka tider och nivåer som gäller enligt avtal – felaktiga betalningar gör att du riskerar efterkontroller.

Att missa OB-tillägg eller göra fel kan leda till obetalda tillägg, vilket förhöjer risken för krav från fackliga organisationer eller myndighetsinspektioner.

Korrekt dokumentation av anställningsformer

Inom hotell- och restaurangbranschen förekommer ofta deltidsanställningar, timanställningar, säsongsanställningar och tillfälliga uppdrag. Varje anställningsform kräver dokumentation och utbetalningar som följer gällande lag och avtal. Felaktigheter kan vara grogrund för skattetvister och arbetsrättsliga åtgärder.

Nyckelområden att ha koll på

• Anställningsavtal/skriftlig dokumentation – När någon anställs ska du som arbetsgivare skriftligen dokumentera anställningsform, arbetstid, lön och andra villkor.
• Kollektivavtal och tillämpning – Om företaget omfattas av kollektivavtal ska villkoren följas strikt.
• Timanställda och ”noll-timmars” avtal – Tydlighet om arbetstid, löneform och rättigheter är avgörande för att undvika tvister.
• Dokumentera ändringar och uppsägningar – Spara alla dokument som visar arbetstid, schemaändringar, övertid, lön, tillägg och avslut av anställning.

Varför detta är viktigt

Bristande dokumentation eller otydlighet kring anställningsformer ökar risken för:

• Skattekrav från Skatteverket rörande felaktiga lönebetalningar eller förmåner.
• Fackliga krav eller tvister med arbetstagare.
• Sanktionsavgifter från Arbetsmiljöverket vid brott mot regler om arbetstid eller arbetsmiljö.

En korrekt HR-administration fungerar som ett skydd mot både skattetvister och rättsliga processer.

Risk för ”svarta timmar” – hur man skyddar sig

Begreppet svarta timmar avser arbetade timmar som inte registreras eller där ersättning och villkor inte följer lag eller avtal. I hotell- och restaurangbranschen med hög rotation och många timanställda är risken extra stor.

Vad är ”svarta timmar”?

• Arbetstid som inte bokförts eller löneuppgifter som inte redovisats korrekt.
• OB-tillägg som utelämnats, felaktiga timlöner eller obetalda ersättningar.
• Arbetstagare som arbetar utan giltigt anställningsavtal eller utan schemalagd tid.

Konsekvenser för arbetsgivare

• Myndighetsinspektioner från Skatteverket eller Arbetsmiljöverket med krav på efterbetalning eller sanktionsavgifter.
• Fackliga åtgärder med krav på retroaktiva löner eller skadestånd.
• Skada på företagets varumärke och förtroende – särskilt allvarligt i en bransch med hög personalomsättning.

Så skyddar du dig

• Registrera all arbetad tid och säkerställ att samtliga pass är godkända.
• Använd ett löne- och HR-system som hanterar schema, arbetad tid och OB-tillägg automatiskt.
• Gör regelbundna interna kontroller för att upptäcka avvikelser.
• Utbilda arbetsledare och HR-personal om riskerna med felrapportering.
• Ha dokumentation redo vid kontroll – det visar att du har ordning och transparens.

Vad krävs vid kontroll

När myndigheter genomför kontroll är det avgörande att du redan har komplett dokumentation och rutiner på plats.

Vilka myndigheter och vad kontrollerar de?

• Skatteverket: löneutbetalningar, skattedeklarationer och arbetsgivaravgifter.
• Arbetsmiljöverket: arbetstid, anställningsvillkor, arbetsmiljö och sanktionsavgifter.
• Fackliga organisationer: kan initiera granskningar vid misstanke om avtalsbrott.

Checklista inför kontroll

Vad händer vid bristfällig dokumentation?

Vid brister riskerar du:

• Efterbetalningar av löner eller ersättningar.
• Sanktionsavgifter från Arbetsmiljöverket.
• Skatterättsliga påföljder vid felaktiga löner eller rapportering.
• Förtroendeskada och ökad personalomsättning.

Sammanfattning och avslutande råd

Att driva hotell- och restaurangverksamhet innebär särskilda risker kopplade till lön och HR. För att undvika sanktionsavgifter krävs att du har rätt rutiner, avtal och system.

Fokusera på:

• Korrekt schemaläggning och OB-tillägg.
• Tydliga anställningsavtal och dokumentation.
• Registrering av all arbetstid och intern kontroll.
• Förberedelser för myndighetskontroller.

Vill du se över era rutiner och säkerställa att ni står starka inför en eventuell kontroll?
Kontakta oss på Revea – vi hjälper er med redovisning, lönehantering, HR-frågor och rådgivning.

Se upp med friskvårdsbidraget vid årsskiftet – därför är kvittodatumet så viktigt

Vad är friskvårdsbidrag – kort sammanfattat?

Friskvårdsbidrag är en skattefri personalvårdsförmån som arbetsgivare kan välja att erbjuda sina anställda. Syftet är att uppmuntra motion och hälsa – till exempel genom att ersätta kostnader för gymkort, löpning, simning, massage, ridning eller liknande aktiviteter.

För att friskvårdsbidraget ska vara skattefritt krävs bland annat att:

• förmånen är av mindre värde (max 5 000 kr per anställd och år)
• erbjudandet riktar sig till hela personalen på lika villkor
• det inte går att byta förmånen mot kontanter
• aktiviteten är av enklare slag och har inslag av motion eller friskvård.

För aktiviteter utan motion, till exempel massage eller avslappningsbehandling, får ett enskilt tillfälle normalt inte kosta mer än 1 000 kr inklusive moms för att vara skattefritt, även om den totala friskvårdsbudgeten ligger under 5 000 kr.

Maxbeloppet 5 000 kr gäller per anställning och år – har en person flera arbetsgivare kan hen alltså få upp till 5 000 kr skattefritt från respektive arbetsgivare.

Varför blir årsskiftet en fallgrop?

Det som ofta ställer till det i praktiken är inte själva reglerna – utan tidpunkten. När året ska stängas är lönekörningar, bokslut och ledigheter redan fullt upp. Samtidigt kommer de sista kvittona in, ibland väldigt sent.

Här blir tidpunkten avgörande. För att friskvårdsbidraget ska kunna räknas till ett visst beskattningsår krävs enligt Skatteverkets vägledning att:

• kvittot är daterat under det aktuella året, och
• ersättningen betalas ut under samma år
• samma kvitto bara åberopas ett beskattningsår – det får inte användas “en gång till” nästa år.

Det innebär att kvitton som kommer in efter årets sista lönekörning riskerar att hamna fel – antingen i “fel års pott” eller som skattepliktig förmån om hanteringen inte stämmer med företagets rutiner och Skatteverkets regler.

Exempel – så kan det bli fel

Några typiska situationer vi ofta ser:

Exempel 1: Kvittot kommer in för sent

• En anställd köper ett årskort på gym i november. Kvittot är daterat den 20 november.
• Företaget har sista lönekörning den 15 december. Kvitto och underlag lämnas in först den 27 december.
• Det finns ingen extra lönekörning eller rutin för december–januari.

Resultat:

• Ersättningen hinner inte betalas ut under året.
• Om arbetsgivaren ändå försöker koppla kvittot till föregående års friskvårdsbidrag kan det bli fel ur skattesynpunkt, eftersom ersättningen då inte betalats under samma år som kostnaden uppkommit.

Exempel 2: Kvitto och anställningstid

• En person anställs den 1 september.
• I december lämnar hen in ett kvitto på ett gymkort som betalats i juni, alltså innan anställningen började.

Resultat:

• Endast kostnader som uppkommit under anställningstiden kan ersättas skattefritt. Kostnader innan anställningens start omfattas inte av friskvårdsbidraget hos den nya arbetsgivaren.

Exempel 3: Kvittot används ”två gånger”

• En anställd försöker använda samma kvitto för att få ersättning dels hos nuvarande arbetsgivare, dels hos en tidigare arbetsgivare, eller först ett år och sedan ett annat.

Resultat:

• Ett och samma kvitto får bara åberopas en gång och ett beskattningsår. Försöker man använda samma kvitto igen riskerar det att ses som felaktig hantering och skattepliktig förmån.

Kan man låta sena kvitton gå på nästa års bidrag?

Vissa arbetsgivare väljer att i sina interna rutiner ange att kvitton som kommer in efter årets sista lönekörning hänförs till nästa års friskvårdsbidrag. Exempelvis beskriver Karolinska Institutet en sådan ordning där kvitton mellan sista lönekörning och årsskiftet inte kan användas för innevarande år men kan kopplas till nästa års friskvårdsbidrag.

Nyckeln här är:

• Det måste finnas tydliga, dokumenterade interna regler.
• Principerna måste tillämpas lika för alla anställda.
• Man får aldrig försöka utnyttja samma kvitto två gånger.

Om ni vill arbeta på det sättet kan det vara klokt att ta fram en tydlig policy och gärna stämma av upplägget med er redovisningsbyrå eller skatterådgivare.

Checklista inför årsskiftet – så minskar du risken för fel

Här är en praktisk checklista för dig som arbetsgivare eller löneansvarig:

• Sätt en tydlig sista dag för kvitton
• Kommunicera i god tid när årets sista dag för inlämning av kvitton är, kopplat till årets sista lönekörning.
• Bestäm hur sena kvitton ska hanteras
• Ska kvitton efter sista lönekörning kopplas till nästa års friskvårdsbidrag eller inte alls ersättas? Dokumentera beslutet.
• Kontrollera kvittodatum och anställningstid
• Säkerställ att kvitton är daterade under rätt år och under den period den anställde faktiskt varit anställd hos er.
• Följ maxbeloppet 5 000 kr och 1 000 kr-regeln
• Håll koll på total ersättning per anställd och att enskilda behandlingar utan motion inte överstiger 1 000 kr per tillfälle.
• Säkerställ lika villkor för alla
• Samma bidragsnivå och regler ska gälla för hela personalen, annars riskerar förmånen att bli skattepliktig.
• Dokumentera bedömningar
• Om ni godkänner aktiviteter som ligger i gränslandet – dokumentera varför ni bedömt dem som skattefri friskvård. Det underlättar vid en eventuell kontroll från Skatteverket.

Vanliga frågor från arbetsgivare

1. Måste vi erbjuda friskvårdsbidrag?

Nej, friskvårdsbidrag är frivilligt. Det finns ingen lag som tvingar arbetsgivare att erbjuda det, men många gör det som en del av sitt hälso- och arbetsmiljöarbete.

2. Vad händer om vi råkar betala ut för mycket?

Om det skattefria maxbeloppet på 5 000 kr per år överskrids blir hela friskvårdsbidraget skattepliktigt för den anställde, inte bara den del som överstiger gränsen.

3. Kan vi kombinera gymkort via företaget med friskvårdsbidrag?

Ja, det går att kombinera naturaförmåner (t.ex. gymkort som arbetsgivaren betalar direkt) med friskvårdsbidrag, under förutsättning att alla anställda får tillgång till båda förmånerna på lika villkor.

4. Kan outnyttjat friskvårdsbidrag sparas till nästa år?

Nej, outnyttjad pott kan normalt inte flyttas till nästa år. Bidraget är kopplat till respektive beskattningsår.

Så kan Revea hjälpa till

För många arbetsgivare är friskvårdsbidraget bara en liten del av helheten – men det är en del som måste bli rätt. Felaktig hantering kan leda till:

• onödig förmånsbeskattning för medarbetare
• extra administration i efterhand
• frågor eller granskning från Skatteverket.

Vi på Revea arbetar dagligen med lönehantering, förmåner, redovisning och skattefrågor för små och medelstora företag. Som fullservicebyrå inom redovisning, revision, lön och rådgivning hjälper vi dig att bygga rutiner som håller – både vid årsskiftet och resten av året.

Vi kan bland annat hjälpa till med:

• genomgång av nuvarande friskvårdspolicy
• förslag på praktiska rutiner kopplade till lönekörningar och årsskiften
• stöd vid tolkning av regler och bedömning av ”gränsfall”
• helhetsgrepp kring lön, förmåner, redovisning och skattefrågor.

Vill du se över era rutiner för friskvårdsbidrag och lönehantering inför kommande årsskifte?

Kontakta oss på 08-678 18 40 eller info@revea.se så pratar vi igenom din situation och vad som passar bäst för just ditt företag.

Från och med den 1 december 2025 införs ett helt nytt regelverk för bygglov i Sverige. Riksdagen har sagt ja till regeringens förslag om att göra bygglovsprocessen enklare, mer effektiv och bättre anpassad till dagens behov. Målet är tydligt: fler bostäder, mindre administration och större frihet för fastighetsägare att utveckla sina fastigheter.

I den här artikeln går vi igenom vad lagändringen innebär, vilka åtgärder som blir bygglovsbefriade och vad du som fastighetsägare, företagare eller bostadsrättsförening behöver känna till.

Varför ändras reglerna för bygglov?

Regeringen vill öka bostadsbyggandet och samtidigt minska onödig byråkrati i plan- och byggprocessen. Genom att lätta på bygglovskraven ges både privatpersoner och företag större handlingsutrymme att utveckla sin mark och sina byggnader utan att behöva gå igenom långa handläggningstider.

Samtidigt stärks vissa skydd, bland annat i områden som är viktiga för totalförsvaret eller för kulturmiljön.

Lagändringarna utgår från regeringens proposition om ett enklare och mer ändamålsenligt regelverk för bygglov (CU2), som riksdagen nu har godkänt.

Detta blir möjligt utan bygglov

Det nya regelverket innebär flera omfattande förändringar som gör det enklare att bygga, ändra och utveckla bostäder. Här är de viktigaste nyheterna:

1. Fler åtgärder i områden utan detaljplan blir bygglovsfria

I områden som inte omfattas av detaljplan kommer fastighetsägare kunna göra fler och större ändringar utan att begära bygglov.

Detta gäller dock inte om åtgärden sker:

• nära tomtgräns,
• inom områden av riksintresse för totalförsvaret,
• eller i områden som är särskilt kulturhistoriskt värdefulla.

Det innebär större flexibilitet, men fortsatt tydliga begränsningar där samhällsintressen väger tungt.

2. Större tillbyggnader utan bygglov

Möjligheten att bygga till bostadshus utan bygglov utökas.

Större tillbyggnader än dagens regler tillåter ska bli möjliga – en förenkling som förväntas underlätta både för villaägare och bostadsrättsföreningar.

3. Fasadändringar på småhus blir bygglovsfria

För en- och tvåbostadshus slopas kravet på bygglov för fasadändringar.

Det innebär att exempelvis fasadbyten, nya kulörer eller materialval inte längre kräver bygglov – så länge åtgärden inte sker inom ett skyddat område som omfattas av särskilda bestämmelser.

4. Vindsinredning tillåts trots förbud i detaljplan

Det ska bli möjligt att beviljas bygglov för att inreda vind även när detaljplanen uttryckligen förbjuder det.

Syftet är att göra det enklare att skapa fler bostäder genom att ta tillvara befintliga byggnadsvolymer.

5. Kravet på ”planenligt utgångsläge” försvinner efter 15 år

När en detaljplans genomförandetid passerat med 15 år slopas kravet på att fastigheten ska ha ett planenligt utgångsläge.

Detta gör det möjligt att bygga vidare även när äldre planer inte längre speglar verkligheten eller dagens behov.

Vad innebär förändringarna i praktiken?

För fastighetsägare och byggaktörer väntas det nya regelverket medföra:

• kortare beslutsvägar,
• mindre administration,
• fler utvecklingsmöjligheter för befintlig bebyggelse,
• ökad flexibilitet vid renoveringar och tillbyggnader.

Samtidigt kvarstår viktiga krav inom säkerhet, bärighet, brandskydd och tekniska egenskaper – även bygglovsbefriade åtgärder måste följa Boverkets byggregler.

Vad gäller för företag och bostadsrättsföreningar?

För företag inom bygg- och fastighetsutveckling innebär de nya reglerna kortare ledtider och större möjlighet att nyttja mark utanför detaljplanerade områden. För bostadsrättsföreningar kan förändringarna innebära:

• enklare fasadrenoveringar,
• större handlingsutrymme vid tillbyggnader,
• förbättrade möjligheter att skapa nya lägenheter genom vindsinredning.

Det kan även påverka ekonomiska planer och långsiktig underhållsstrategi – särskilt för föreningar som planerar större projekt.

När börjar de nya reglerna gälla?

Alla lagändringar träder i kraft den 1 december 2025.

Pågående bygglovsärenden som inkommer före detta datum hanteras enligt nuvarande regelverk.

Behöver du hjälp att tolka reglerna?

Regelverket kring bygglov, detaljplaner och byggprocesser kan vara komplext – särskilt när fastigheten ägs av företag eller bostadsrättsföreningar där ekonomiska och juridiska konsekvenser snabbt blir omfattande.

Hos Revea hjälper vi företag, fastighetsägare och bostadsrättsföreningar att förstå hur nya regler påverkar budget, projektplanering och framtida investeringar.

Hör gärna av dig om du vill diskutera hur lagändringarna kan påverka just din verksamhet eller dina projekt.

I bygg- och entreprenadbranschen avgör projektekonomin företagets lönsamhet. Små fel i tidrapportering, materialkostnader eller fakturering kan snabbt äta upp marginalerna. Trots det saknar många bolag en sammanhängande struktur för att följa upp varje projekt – från timmar och inköp till täckningsbidrag och nyckeltal. Här går vi igenom hur du får full kontroll över projektekonomin i praktiken.

Från tidrapport till bokföring – hela kedjan

En välfungerande ekonomistyrning i bygg- och entreprenadbranschen börjar med spårbarhet. Alla steg – från arbetad tid till faktura och bokföring – behöver hänga ihop.

Kedjan steg för steg

1. Tidrapportering – varje medarbetare registrerar timmar på rätt projekt, med tydlig kod för arbetstyp (arbete, maskin, resa).
2. Lönehantering – timmarna förs över till lönesystemet automatiskt; rätt OB, övertid och traktamente beräknas direkt.
3. Fakturering – underlag hämtas från samma källa som tidrapporteringen, vilket minimerar risken för bortglömda timmar eller fel fakturerade belopp.
4. Bokföring och uppföljning – fakturor, löner och material kopplas till rätt projektkonto för att möjliggöra lönsamhetsanalys.

När kedjan hänger ihop i samma system – eller via smarta integrationer – minimeras dubbelarbete och fel. Målet är att alla data ska matas in en gång och sedan flöda genom hela processen.

Kontroll av täckningsbidrag per projekt

För att förstå hur lönsamt ett projekt faktiskt är måste du följa upp täckningsbidraget (TB) – skillnaden mellan intäkter och rörliga kostnader. TB visar hur mycket varje projekt bidrar till att täcka företagets fasta kostnader och skapa vinst.

Så beräknar du TB per projekt

Täckningsbidrag = Projektintäkt – (Material + Löner + Underentreprenörer + Maskinkostnader)

Ett byggbolag med god TB-kontroll ser snabbt vilka projekt som presterar – och vilka som riskerar att dra ned helårsresultatet. För VD och projektledare är TB-uppföljningen ett av de mest användbara styrverktygen i vardagen.

Vanliga fel – kvitton, material, resekostnader och maskintid

Byggprojekt består av många små delar som kan skapa ekonomisk obalans om de inte hanteras korrekt. De vanligaste felen i projektekonomi är:

• Saknade kvitton och utlägg – leder till ofullständig kostnadsbild.
• Material som inte kopplas till rätt projekt – skapar missvisande TB.
• Resekostnader utan underlag – risk för skattetillägg vid revision.
• Maskintid som inte registreras – ger felaktig internkalkyl.

För att undvika detta:

• Använd digitala kvittosystem med automatisk projektkoppling.
• Säkerställ att alla inköp registreras på rätt projekt via attestflöde.
• Låt maskinuthyrning eller intern maskintid bokföras automatiskt via resursplaneringssystem.
• Gör månatliga avstämningar av material och underentreprenörskostnader.

Små avvikelser i dessa delar kan summera till hundratusentals kronor i förlorad vinst per år.

KPI:er som VD bör följa veckovis

För att hålla kontroll på projektekonomin i realtid bör VD och ledning följa ett antal nyckeltal (KPI:er) varje vecka. Det behöver inte vara många – men de ska vara konsekventa, uppdaterade och lättolkade.

När nyckeltalen följs upp löpande går det att agera innan ett projekt blir olönsamt. Ekonomistyrning handlar inte om efterkontroll – utan om att kunna fatta beslut i tid.

Sammanfattning och avslutande råd

Ekonomistyrning i bygg- och entreprenadbolag handlar om att ha strukturer, system och rutiner som hänger ihop. När hela kedjan – tidrapport, lön, fakturering och bokföring – fungerar sömlöst blir rapporteringen korrekt och projekten lönsamma.

Fokusera på:

• Att digitalisera hela processen från tidrapport till bokföring.
• Att följa upp täckningsbidrag per projekt.
• Att minimera manuella moment i kvitto- och materialhantering.
• Att följa relevanta KPI:er varje vecka.

Vill du se över hur ditt bolag arbetar med projektekonomi och ekonomistyrning?

Kontakta oss på Revea – vi hjälper bygg- och entreprenadföretag med redovisning, rapportering, lön och rådgivning för bättre lönsamhet.

Digitalisering av ekonomifunktionen har blivit en självklarhet för de flesta företag. Men alldeles för ofta leder investeringen i nya system inte till den effektivitet och kontroll som utlovats. Snarare tvärtom – många företag upplever att de efter digitaliseringen har mer kaos, fler system att hantera och mindre överblick än tidigare.

Problemet är sällan tekniken i sig. Det handlar istället om att digitalisering felaktigt likställs med "fler system" eller "mer automation". Sanningen är att framgångsrik digitalisering av ekonomiprocesser kräver en genomtänkt strategi där rätt flöden, tydliga roller och balanserad kontroll står i centrum. Utan dessa grundstenar riskerar du att bygga en digital infrastruktur som skapar flaskhalsar istället för att lösa dem.

I den här artikeln guidar vi dig genom de kritiska komponenterna för att lyckas med digitaliseringen – utan att förlora kontrollen över din ekonomi.

Varför digitalisering ibland skapar mer förvirring än ordning

När företag satsar på digitalisering är intentionen nästan alltid god: att spara tid, minska manuellt arbete och få bättre kontroll. Men resultatet blir ofta det motsatta. Varför?

Den vanligaste orsaken är att man implementerar nya system utan att först kartlägga och optimera de underliggande processerna. Ett digitalt system kan bara vara så bra som de processer det bygger på. Om dina ekonomiflöden redan är otydliga, med oklara ansvarsområden och bristfällig kommunikation mellan avdelningar, kommer digitaliseringen bara att förstärka dessa problem – fast i större skala och med högre hastighet.

En annan vanlig fallgrop är att man fokuserar på punktlösningar istället för helhet. Ett nytt faktureringssystem här, en ny löneportal där, ett tredje verktyg för tidrapportering – och plötsligt har ekonomiavdelningen tio olika inloggningar, ingen integration mellan systemen, och data som måste matas in manuellt på flera ställen. Detta är inte digitalisering – det är digitalt kaos.

För att digitalisering ska ge verkligt värde måste den utgå från processoptimering, tydliga roller och genomtänkta integrationer. Teknik är ett verktyg, inte lösningen.

Automatisering vs mänsklig kontroll – balansen som avgör

En av de mest kritiska frågorna vid digitalisering är: vad ska automatiseras, och var behövs mänsklig kontroll?

När automation är rätt

Automation är ovärderlig för repetitiva, regelstyrda uppgifter där risken för mänskligt fel är stor. Exempel på processer som lämpar sig väl för automation inkluderar:

• Löpande bokföring: Moderna system som Visma och Fortnox kan automatiskt matcha fakturor mot banktransaktioner, kategorisera transaktioner baserat på tidigare mönster och föreslå konteringar.
• Fakturering och påminnelser: Automatiska fakturor vid leverans, påminnelseutskick vid försenade betalningar och ränteberäkningar kan hanteras helt utan manuell input.
• Löneberäkning: När grunddata är korrekt inmatad kan lönekörningar automatiseras, inklusive semesterersättning, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
• Rapportgenerering: Automatiska månatliga rapporter med nyckeltal, likviditetsanalyser och budgetuppföljning ger ekonomichefen realtidsinsyn utan manuellt arbete.

När mänsklig bedömning är nödvändig

Men automation har sina gränser. Det finns situationer där mänsklig expertis och bedömning är oersättlig:

• Komplexa affärshändelser: Företagsförvärv, omstruktureringar, större investeringar eller avvikande transaktioner kräver professionell bedömning av redovisningskonsulter.
• Tolkningsfrågor: När det gäller gränsdragningar mellan olika moms- och skatteregler, eller hur en transaktion ska klassificeras enligt K2/K3, behövs mänsklig expertis.
• Riskbedömning: Att identifiera avvikelser som kan tyda på fel, missbruk eller systematiska problem kräver ett tränat öga.
• Strategiska beslut: Investeringsbeslut, finansiering, skatteoptimering och långsiktig ekonomisk planering måste alltid involvera mänsklig analys.

Den optimala modellen är därför en hybridlösning där automation hanterar det repetitiva och regelstyrda, medan erfarna ekonomikonsulter fokuserar på det som verkligen skapar värde: rådgivning, analys och strategiskt stöd. Detta är den modell som Revea bygger på – digitala verktyg för effektivitet, men alltid med auktoriserade konsulter som säkerställer kvalitet och ger proaktiv rådgivning.

Dokumentflöden och attesthierarki i praktiken

Ett av de största problemen med digitalisering är att företag installerar nya system utan att definiera hur dokumenten faktiskt ska flöda genom organisationen. Resultatet blir att fakturaunderlag hamnar i fel inkorg, attesträttigheter är otydliga och godkännanden tar längre tid än tidigare.

Så bygger du tydliga dokumentflöden

Ett välfungerande dokumentflöde bygger på tre grundprinciper:

1. En enda ingång: Alla leverantörsfakturor, utlägg och andra ekonomiska dokument ska komma in via en och samma kanal – exempelvis via e-post till en specifik adress eller genom direkt upplägg i ekonomisystemet. Inget dokument får "gå vid sidan av".
2. Tydlig ägarskap: Varje typ av dokument måste ha en tydlig ägare som ansvarar för att det hanteras korrekt. Exempelvis kan inköpsfakturor för IT tillhöra IT-chefen, medan konsultfakturor hanteras av respektive projektledare.
3. Automatiserad routing: Moderna system kan automatiskt dirigera dokument till rätt person baserat på leverantör, kostnadsställe eller kategori. Detta eliminerar manuellt sorteringsarbete och säkerställer att rätt person får dokumentet direkt.

Attesthierarki och godkännandenivåer

En väl definierad attesthierarki är kritisk för både kontroll och effektivitet. Här är en typisk struktur som fungerar för de flesta företag:

• Nivå 1 – Operativ attest (upp till 5 000 kr): Avdelningschefer och projektledare kan godkänna mindre kostnader inom sin budget utan ytterligare godkännande.
• Nivå 2 – Mellannivå (5 000–50 000 kr): Kräver godkännande från ekonomichef eller VD, särskilt om det är utanför ordinarie budget.
• Nivå 3 – Strategiska beslut (över 50 000 kr): Större investeringar och avvikande kostnader kräver styrelsemedlems eller VD:s underskrift.

I ett digitalt system kan dessa regler programmeras in, så att systemet automatiskt eskalerar ärenden som överskrider en viss nivå. Detta skapar både kontroll och effektivitet – ingen faktura betalas utan godkännande, men rutintransaktioner går snabbt igenom.

Digitala spår och transparens

En av de stora fördelarna med digitalisering är spårbarheten. I ett papperssystem är det ofta omöjligt att avgöra vem som egentligen godkände en faktura, när det skedde och varför. I ett digitalt system loggas varje steg: vem som tog emot dokumentet, vem som attesterade, när det bokfördes och när betalning skeddes. Detta skapar inte bara transparens, utan också en revision trail som är ovärderlig vid både interna granskningar och externa revisioner.

Integrationer som verkligen fungerar

En av de största utmaningarna med digitalisering är att få olika system att prata med varandra. Alltför många företag hamnar i en situation där de har separata system för tidrapportering, löner, fakturering och bokföring – och data måste manuellt föras över mellan dem. Detta skapar både ineffektivitet och felkällor.

De kritiska integrationerna

För att uppnå verklig effektivitet behöver följande system integreras sömlöst:

1. Tidrapportering → Lön

Anställdas arbetstid, övertid, semester och frånvaro måste automatiskt flöda från tidrapporteringssystemet till lönesystemet. Detta eliminerar dubbelregistrering och säkerställer att löner är korrekta redan från början.

2. Lön → Bokföring

Lönejournalen ska automatiskt bokföras i ekonomisystemet med rätt fördelning på kostnadsställen och konton. Både bruttolöner, arbetsgivaravgifter, skatteavdrag och pensionsavsättningar ska hanteras automatiskt.

3. Fakturering → Bokföring

Utgående fakturor ska bokföras automatiskt med rätt momssats, kund och intäktskonto. Integration med banken gör det möjligt att automatiskt matcha inbetalningar mot fakturor och sända påminnelser vid förseningar.

4. Leverantörsfakturor → Bokföring

Inkommande leverantörsfakturor ska skannas (OCR), kategoriseras och bokföras automatiskt. Moderna system kan "lära sig" hur olika leverantörer ska behandlas och föreslå korrekt kontering baserat på historik.

Visma och Fortnox – två robusta alternativ

På Revea arbetar vi primärt med Visma och Fortnox, två av marknadens mest etablerade och integrationsvänliga plattformar. Båda erbjuder:

• Öppna API:er som gör det enkelt att koppla på externa system för tidrapportering, CRM, e-handel och mer.
• Förbyggda integrationer med banker, betalningslösningar och lönesystem.
• Automatisk avstämning mellan bankkonto och bokföring, vilket sparar timmar varje månad.
• Realtidsrapportering där nyckeltal uppdateras löpande så att du alltid har aktuell information om din ekonomi.

Valet mellan Visma och Fortnox beror ofta på företagets storlek, komplexitet och specifika behov. Men oavsett vilken plattform du väljer är det kritiskt att säkerställa att integrationerna fungerar från dag ett – annars riskerar du att hamna i samma situation som tidigare, fast med dyrare system.

Vanliga integrationsfällor att undvika

• Att underskatta implementeringstiden: Integrationer tar tid att sätta upp korrekt. Räkna med 2-3 månader för en fullständig implementation, inte 2-3 veckor.
• Att inte testa flödena ordentligt: Kör pilotprojekt med verklig data innan full utrullning. Upptäck problemen tidigt.
• Att inte utbilda användarna: Även det bästa systemet är värdelöst om personalen inte vet hur man använder det. Investera i ordentlig utbildning.
• Att sakna en teknisk ägare: Någon i organisationen måste ha det övergripande ansvaret för att integrationerna fungerar och utvecklas över tid.

Checklista: Så lyckas ni med digitaliseringen

För att säkerställa att er digitalisering verkligen leder till ökad kontroll och effektivitet, följ denna checklista:

Förberedelsefasen

Kartlägg nuvarande processer: Dokumentera hur arbetet faktiskt går till idag – inte hur det borde gå till. Identifiera flaskhalsar och ineffektivitet.

• ‍Definiera mål och nyckeltal: Vad vill ni uppnå? Kortare ledtider? Färre fel? Bättre kassaflödesöversikt? Sätt mätbara mål
• ‍Inventera befintliga system: Lista alla system ni använder idag och vilka integrationer som redan finns.

Planeringsfasen

• ‍Välj rätt plattform: Baserat på er storlek, bransch och behov – välj ett system som kan växa med er. Få hjälp av en erfaren partner (som Revea) att utvärdera alternativen.
• ‍Definiera roller och ansvar: Vem äger vilka processer? Vem har attesträtt på vilken nivå? Vem är systemägare?
• ‍Kartlägg integrationer: Vilka system måste prata med varandra? Vilka API:er och kopplingar behövs?
• ‍Skapa en implementeringsplan: Realistisk tidsplan med milstolpar. Räkna alltid med 50 % buffert – det tar längre tid än du tror.

Implementeringsfasen

• ‍Kör pilot med begränsad grupp: Testa flödena med verklig data i liten skala innan full utrullning.
• ‍Utbilda alla användare: Inte bara ekonomiavdelningen, utan alla som ska attestera, rapportera tid eller hantera utlägg
• Dokumentera processer: Skapa tydliga instruktioner och flödesscheman som användare kan referera till.

Uppföljningsfasen

• ‍Mät mot era mål: Följ upp de nyckeltal ni satte i början. Uppnår ni förbättringarna?
• ‍Samla feedback från användarna: Vilka problem uppstår? Var är systemet för krångligt?
• ‍Optimera kontinuerligt: Digitalisering är inte ett projekt med slut datum – det är en ständig förbättringsprocess.

Sammanfattning: Kontroll genom struktur, inte system

Digitalisering av ekonomiprocesser är inte en fråga om att köpa in fler system eller automatisera allt. Det handlar om att skapa rätt flöden, definiera tydliga roller och bygga en struktur där automation och mänsklig expertis kompletterar varandra.

När digitaliseringen görs rätt uppnår ni:

• Ökad effektivitet: Automatisering av rutinuppgifter frigör tid för värdeskapande arbete.
• Bättre kontroll: Digitala spår och tydliga attesthierarkier ger full transparens.
• Färre fel: Automation eliminerar många av de manuella fel som tidigare uppstod.
• Snabbare processer: Integrerade system betyder att data bara behöver matas in en gång.
• Strategisk överblick: Realtidsrapportering ger er aktuell information för bättre beslut.

Men för att komma dit krävs rätt strategi, rätt verktyg och rätt expertis. På Revea kombinerar vi marknadsledande digitala plattformar med erfarna auktoriserade konsulter som säkerställer att er digitalisering inte bara fungerar tekniskt – utan också skapar verkligt värde för er verksamhet.

Vill ni ha hjälp att digitalisera era ekonomiprocesser utan att förlora kontrollen? Kontakta oss på Revea så bokar vi in ett möte för att se hur vi kan hjälpa dig i ditt företagande.

Som VD behöver du inte bokföra själv – men du måste förstå siffrorna. Rätt rapporter gör skillnad för dina beslut. I den här artikeln går vi igenom de viktigaste delarna: skillnaden mellan resultaträkning och balansräkning, varför kassaflödet ofta är viktigare än resultatet, hur du använder täckningsbidrag per projekt/linje och hur månadsrapporten blir ett riktigt beslutsunderlag.

Varför du som VD måste ha koll på siffrorna

Ekonomiska rapporter kan verka dolda bakom komplicerade termer och redovisningsteknik – men för dig handlar det om tre sakliga frågor:

• Vad har bolaget presterat?
• Vilken är bolagets finansiella ställning?
• Vad händer framöver?

Det räcker alltså inte att “någon” får på ett papper – du behöver kunna tolka och agera på rapporterna. En korrekt ekonomisk rapportering ger dig och styrelsen förutsättningar att fatta välgrundade beslut, se risker i tid och följa upp resultat mot mål.

RR vs BR – vad är viktigt?

När du får din rapport varje månad eller kvartal kommer två centrala rapporter: en resultaträkning (RR) och en balansräkning (BR). Som VD behöver du förstå skillnaden – och vad du bör fokusera på.

Vad är vad?

Resultaträkning (RR) visar företagets intäkter och kostnader under en period (t.ex. ett kvartal eller år). Visar om bolaget gått med vinst eller förlust under den perioden.

Balansräkning (BR) visar bolagets ställning vid en viss tidpunkt – vad bolaget äger (tillgångar), vad det är skyldigt (skulder) och ägarnas andel (eget kapital).

Vad ska du som VD fokusera på?

En viktig poäng: de båda rapporterna kompletterar varandra – du får en helhetsbild först när du ser både resultat och ställning. För dig som VD räcker det inte att titta på “vinst” – om balansräkningen visar att bolaget är belastat med skulder eller har svag likviditet är det en varningssignal.

Tips för dig

• Be om att resultaträkningen presenteras med jämförelse mot budget och föregående period.
• Be att balansräkningen presenteras med några nyckeltal: t.ex. skuldsättningsgrad, likviditetsmått.
• Ställ krav på att siffrorna presenteras i ett språk du förstår – undvik alltför finansiellt språk utan tolkning.

Kassaflöde är viktigare än resultat

En klassisk fallgrop är att tro att “vinst = likvida medel”. Men så är det inte. Faktum är att kassaflöde ofta är viktigare för bolagets överlevnad och utveckling än resultaten i resultaträkningen.

Varför kassaflödet är avgörande

• En verksamhet kan gå med redovisad vinst men ändå ha negativt kassaflöde – då finns risk att bolaget inte har tillräckligt med likvida medel för att betala leverantörer eller löner.
• Kassaflödet visar hur mycket pengar som faktiskt rör sig in och ut ur bolaget under en period – vilket ger en bild av likviditet och operativ styrka.
• För investerare och långsiktig hållbarhet är ett stabilt positivt kassaflöde ofta viktigare än ett större bokfört resultat.

Vad du som VD ska fråga

• Vilket är bolagets operativa kassaflöde (cash flow from operations)?
• Finns det investerings- eller finansieringsaktiviteter som påverkar kassaflödet negativt?
• Om kassaflödet är negativt – vad är orsaken? Är det tillfälligt eller strukturellt?
• Behöver vi tillföra kapital eller föra in likviditetsbuffert?

Hur rapporteras kassaflödet

I rapportering till dig bör kassaflödet presenteras i en enkel översikt – gärna: kassaflöde från verksamheten, investeringar, finansiering. Det behöver inte vara detaljredovisning, men du ska kunna se om likviditeten är under press.

Kort sammanfattning

Som VD – se inte bara “bottom line” i resultaträkningen. Om kassaflödet är svagt kan bolagets framtid vara mer osäker än vad resultatet visar.

Räkna med att kassaflöde = livsnerven i bolaget.

Täckningsbidrag per projekt/linje

När bolaget har flera affärs­linjer, projekt eller produkter räcker inte alltid totalresultatet för att förstå var du tjänar pengar – eller tappar dem. Då blir täckningsbidrag ett mycket viktigt mått att ha koll på.

Vad är täckningsbidrag?

Täckningsbidrag (TB) visar hur mycket intäkten från en produkt, tjänst eller projekt bidrar till att täcka fasta kostnader och generera vinst.

Formel i enklare form:

\text{TB} = \text{Försäljningsintäkt} – \text{Rörlig kostnad}

Det finns även begreppet täckningsgrad – i procent – som visar TB i förhållande till försäljningsintäkten.

Varför är det viktigt för dig som VD?

• Du får insikt i vilka projekt/linjer som bidrar mest eller minst till bolagets täckning och vinst.
• Du kan fatta beslut om resurser: ska vi satsa mer på linjen med högt TB? Ska vi avveckla eller ompröva linjer med lågt eller negativt TB?
• I tjänste­ och projekt­bolag (exempelvis design, konsult, utveckling) gör TB att du ser om timpriser och beläggning räcker för att täcka samkostnader.

Hur göra i praktiken

1. Identifiera varje affärsenhet/projekt/linje med egen intäkt och kostnad.
2. Räkna ut TB per enhet – exempelvis en kund­projekt, en tjänste­linje, en produktlinje.
3. Jämför TB mot företagets fasta kostnader – säkerställ att total TB täcker dessa och bidrar till vinst.
4. Presentera för dig själv eller styrelsen: “Den här linjen har TB 300 000 kr, täckningsgrad 40 %, men beläggning har sjunkit så vi riskerar att TB sjunker nästa period.”

Exempel i tabell

Här ser du att Linje A bidrar betydligt mer än linje B – och linje B kanske behöver åtgärder (prislyft, kostnadskontroll eller omstrukturering). Som VD är det din uppgift att identifiera sådana insikter.

Månadsrapport som beslutsunderlag

Att arbeta som VD innebär att fatta beslut löpande – inte bara vid årsbokslut. Därför är månadsrapporteringen avgörande för att du ska ha rätt underlag för att agera i tid.

Vad ska en bra månadsrapport innehålla?

• Översikt av resultat och ställning (RR och BR) för månaden – gärna med avvikelseanalys mot budget och prognos.
• Kassaflödesöversikt för månaden eller rullande 12 månader – likviditetsläge och prognos.
• Nyckeltal: till exempel täckningsbidrag per linje/projekt, likviditetsgrad, skuldsättningsgrad, beläggning.
• Kommentarer och analys: Varför utvecklingen ser ut som den gör – vad driver siffrorna? Vilka risker och möjligheter finns?
• Framtidsblick: Vilka strategiska åtgärder krävs? Vilka händelser väntas påverka kommande period?

Varför är detta viktigt för styrelsen och dig?

Styrelsen har enligt aktiebolagslagen ansvar för att fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Rapporten blir därmed ditt verktyg för att ge styrelsen rätt information – och samtidigt ge dig själv underlag att styra verksamheten.

Struktur och presentation – gör det lättläst

Som VD har du inte alltid tid att tyda detaljer – rapporten ska vara tydlig, strukturerad och insiktsdriven.

Tips:

• Använd samma struktur månad för månad – skapar igenkänning och snabb överblick.
• Lyft fram det som är viktigast – inte alla detaljer.
• Koppla siffror till konkreta insatser och ansvar – vad gör vi nu?

Praktiska steg för dig

1. Sätt upp rutiner tillsammans med ekonomi­/controller­funktion för att få färdig månadsrapport inom exempelvis två veckor efter månadsskiftet.
2. Identifiera och definiera de nyckeltal du som VD följer månatligen.
3. Håll ledningsgruppen kort – använd månadsrapporten som grund och lägg mötet direkt efter rapporten så att siffror och insatser hänger ihop.
4. Utvärdera varje månad: Vad blev bra? Vad behöver vi ändra? Vad kräver extra uppmärksamhet?

Sammanfattning och avslutande råd

Som VD behöver du inte bli ekonom, men du måste vara ekonomiskt medveten. De rapporter du får och de nyckeltal du följer ger dig kontroll – och framför allt förmågan att agera.

• Förstå skillnaden mellan resultaträkning och balansräkning – resultat visar hur det gått, balansräkning var du står.
• Sätt kassaflödet i fokus – utan likviditet finns inget hållbart bolag, oavsett hur fin vinsten ser ut på papperet.
• Mät täckningsbidrag per affärslinje/projekt – då ser du var bolaget tjänar eller tappar pengar.
• Använd månadsrapporten som ditt styrverktyg – struktur, analys och framåtblick gör att du kan fatta beslut i tid.

Är du osäker på att du har rätt rapport­ och uppföljningsstruktur – eller vill du uppgradera din månads­ och styrelserapportering till nästa nivå? Kontakta gärna oss på Revea – vi hjälper till med redovisning, revision, skattefrågor, lönehantering och ekonomisk rådgivning. Ring oss på 08-678 18 40 eller mejla info@revea.se för ett första samtal.