När en svensk arbetsgivare skickar ut personal för arbete i utlandet gäller särskilda regler för arbetsgivaravgifter. Avgörande är i vilket land arbetet utförs, hur länge den anställde vistas där och vilket socialförsäkringssystem personen tillhör. Okunskap kan leda till dubbla avgifter – både i Sverige och i arbetslandet – eller till att den anställde står utan socialförsäkringsskydd.
I den här artikeln går vi igenom de viktigaste reglerna, exempel och praktiska tips för svenska företag som sänder ut personal utomlands.
Vad styr arbetsgivaravgifterna?
Det är den anställdes socialförsäkringstillhörighet under utlandsvistelsen som avgör var arbetsgivaravgifter ska betalas. Reglerna utgår från:
- EU-förordning 883/04 (för EU/EES, Schweiz och Storbritannien)
- Socialförsäkringskonventioner mellan Sverige och ett 20-tal länder
- Svensk intern lagstiftning när avtal eller konventioner saknas
Grundprincipen är att en person omfattas av socialförsäkringen i det land där arbetet utförs. Men vid utsändning finns möjligheter att stå kvar i det svenska systemet under en begränsad tid.
Utsändning inom EU/EES, Schweiz och Storbritannien
Enligt EU-förordning 883/04 gäller att en utsänd medarbetare kan fortsätta vara socialförsäkrad i Sverige under en utlandsvistelse på högst 24 månader. För detta krävs:
- Att arbetstagaren var försäkrad i Sverige minst en månad innan utsändningen
- Att personen inte ersätter någon annan utsänd i arbetslandet
- Att arbetsgivaren fortsatt har verksamhet i Sverige
A1-intyg
För att undvika dubbla avgifter behöver arbetsgivaren ansöka om ett A1-intyg från Försäkringskassan (blankett FK 6220). Intyget visar vilket lands lagstiftning som gäller.
Exempel:
En anställd sänds ut till Norge i två år. Med ett giltigt A1-intyg fortsätter arbetsgivaren betala svenska arbetsgivaravgifter, och inga sociala avgifter behöver betalas i Norge.
Om uppdraget förlängs kan dispens sökas så att den anställde även fortsättningsvis omfattas av svensk socialförsäkring.
Utsändning till konventionsländer
Sverige har tecknat avtal om social trygghet med bland annat USA, Kanada, Indien, Japan och Sydkorea. Avtalen skiljer sig åt, men många omfattar enbart pensionsförmåner.
Det innebär att arbetsgivaren i vissa fall endast ska betala den pensionsrelaterade delen av arbetsgivaravgifterna i Sverige. Även här krävs dokumentation i form av ett konventionsintyg från Försäkringskassan.
Exempel:
En svensk anställd utsänds till USA i tre år. Tack vare konventionen kvarstår personen i svensk pensionsförsäkring i upp till fem år. Arbetsgivaren betalar därför endast de pensionsanknutna arbetsgivaravgifterna i Sverige.
Utsändning till länder utan konvention
När det varken finns en EU-regel eller ett bilateralt avtal gäller svensk intern rätt.
- Vid utsändning på högst ett år: den anställde kan stå kvar i svensk socialförsäkring och arbetsgivaravgifter betalas i Sverige.
- Vid utsändning på längre tid än ett år: den anställde omfattas inte längre av svensk socialförsäkring. Då ska inga svenska arbetsgivaravgifter betalas.
Exempel:
En medarbetare sänds ut till Indonesien i två år. Eftersom Sverige saknar konvention med Indonesien och utsändningen varar längre än ett år ska inga svenska arbetsgivaravgifter betalas. Arbetsgivaren behöver i stället säkerställa att medarbetaren har tillräckligt socialförsäkringsskydd genom privata försäkringar.
Risker med fel hantering
- Dubbla avgifter – både i Sverige och i arbetslandet
- Avsaknad av socialförsäkring för den anställde
- Retroaktiva krav från myndigheter i Sverige eller arbetslandet
Det är därför viktigt att alltid ansöka om rätt intyg och säkerställa att utsändningsperioden är korrekt bedömd.
Praktiska råd för arbetsgivare
- Gör en förhandsanalys av socialförsäkringstillhörigheten innan utsändning
- Ansök om A1-intyg eller konventionsintyg i god tid
- Kontrollera tidsgränserna i respektive regelverk
- Dokumentera beslut och intyg för att undvika framtida tvister
- Se över behovet av kompletterande privata försäkringar vid arbete i land utan konvention
Sammanfattning
Vilket land som ska ha arbetsgivaravgifter för utsänd personal styrs av den anställdes socialförsäkringstillhörighet. Grundregeln är att avgifter betalas i arbetslandet, men genom EU-regler, konventioner och svensk lag kan personalen i många fall stå kvar i svensk socialförsäkring under en begränsad tid.
Att hantera frågan rätt från början sparar både arbetsgivare och anställda från kostsamma misstag.
Har du frågor om arbetsgivaravgifter, utsänd personal eller internationell beskattning?
Kontakta oss på Revea – vi hjälper dig att reda ut vad som gäller för just ditt företag.
