Kategori: Lön

Att lägga ut lönehanteringen till en extern partner kan spara både tid och pengar – men bara om du gör det på rätt sätt. I den här guiden går vi igenom vad du bör tänka på när du köper lönetjänster, och vilka vanliga fallgropar som är lätta att undvika.

Vad innebär lönetjänster?

Lönetjänster omfattar alla delar av företagets löneadministration, till exempel:

• Lönebesked enligt GDPR
• Tidrapportering och hantering av frånvaro
• Övertid, sjukfrånvaro och semesterlön
• Utlägg och reseräkningar
• Digitala verktyg för ledighetsansökningar och anställningsavtal
  

Tjänsterna kallas ofta payroll services på engelska, och de blir allt viktigare i takt med att företag ställer högre krav på effektivitet, regelefterlevnad och digitalisering.

6 vanliga misstag vid köp av lönetjänster

Här är några av de vanligaste misstagen vi ser att företag gör när de ska köpa lönetjänster – och hur du undviker dem:

1. Otydliga eller bristfälliga rutiner i dagsläget

Om det saknas struktur i era nuvarande lönerutiner blir det svårt att formulera rätt krav i upphandlingen. Det kan i sin tur leda till missförstånd, extraarbete och i värsta fall förseningar i löneutbetalningen.

Tips: Gör en översyn av era rutiner innan ni begär offert. Saknar ni rutiner? Då bör ni välja en leverantör som även kan hjälpa er att bygga upp dem.

2. För många leverantörer

Att sprida ut ekonomi- och lönetjänster på flera leverantörer kan snabbt bli rörigt och tidskrävande. Det ökar antalet kontaktytor och risken för att information hamnar mellan stolarna.

Tips: Välj gärna en byrå som erbjuder en helhetslösning med redovisning, lön, skatt och rådgivning – som Revea. Det sparar tid och skapar trygghet när ditt företag växer.

3. Fel digital nivå

Har ni kommit långt i er digitalisering? Då vill ni antagligen inte jobba med en lönebyrå som fortfarande förlitar sig på Excel och manuell filöverföring. Men det motsatta gäller också – om era anställda inte är vana vid appar och digitala system kan en alltför avancerad lösning bli en tröskel.

Tips: Välj en leverantör som matchar er digitala mognad. Det sparar både frustration och tid.

4. Ingen integration mot redovisningssystemet

Om löneleverantörens system inte kan kopplas direkt till ert ekonomisystem via API kan viktiga data gå förlorade eller behöva läggas in manuellt.

Tips: Se till att systemet har API-stöd för smidig integration och automatisk överföring till bokföringen.

5. Reseräkningar och utlägg glöms bort

En vanlig miss är att lönetjänsten inte omfattar hantering av reseräkningar och utlägg. Det är ofta en stor tidsbov – särskilt om kvitton hanteras analogt eller sparas i mejl och skolådor.

Tips: Ta med utläggshantering i upphandlingen. Har ni redan ett digitalt verktyg? Välj en leverantör som kan arbeta med det system ni använder.

6. Fel storlek på leverantören

Stora lönebolag har resurser och expertis, men kan också vara dyra och opersonliga. Små aktörer är ofta flexibla och prisvärda, men kan sakna kapacitet vid tillväxt eller sjukdom.

Tips: Medelstora byråer – som Revea – kombinerar det bästa av båda världar: tillgänglighet, erfarenhet och flexibilitet. Vi har kapacitet att hjälpa både mindre bolag och växande koncerner.

Checklista: Så gör du en lyckad upphandling av lönetjänster

Vill du ha hjälp med att köpa rätt lönetjänster?

Vi på Revea är en fullservicebyrå inom redovisning, lön, revision och ekonomisk rådgivning. Med ett digitalt arbetssätt, personlig service och gedigen kompetens hjälper vi företag i alla storlekar – oavsett bransch.

Hör av dig till oss om du vill få hjälp med lönetjänster, redovisning eller rådgivning.