Budget och prognos blandas ibland ihop. Det är förståeligt – båda handlar om företagets ekonomi framåt och kan innehålla många av samma siffror.
Men de fyller olika funktioner.
Budgeten ger företaget en plan att utgå från. Prognosen ger en aktuell bedömning av vart verksamheten är på väg.
För VD och ledning är det därför sällan en fråga om att välja mellan budget och prognos. Det viktiga är att förstå vad de olika verktygen kan bidra med och när de ger bäst stöd i besluten.
Vad är skillnaden mellan budget och prognos?
En budget beskriver företagets ekonomiska plan för en kommande period. En resultatbudget innehåller förväntade intäkter, kostnader och resultat och ger en ram att planera verksamheten utifrån.
Budgeten kan exempelvis användas när företaget planerar försäljning, bemanning, investeringar och kostnadsnivåer.
Prognosen har en annan funktion.
När verksamheten är igång finns mer information än när budgeten togs fram. Företaget har faktiskt utfall, nya affärer, förändrade kostnader och kanske andra förutsättningar än tidigare.
Prognosen kan då kombinera utfallet hittills med en aktuell bedömning av den återstående perioden.
Enkelt uttryckt:
Budgeten visar vad ni planerade.
Prognosen visar vad ni bedömer kommer att hända utifrån läget idag.
Budgeten ger något att styra och följa upp mot
Att verkligheten inte blir exakt som budgeterat betyder inte att budgeten har spelat ut sin roll.
Genom att jämföra budgeten med faktiskt utfall får ledningen en tydligare bild av vilka delar av verksamheten som utvecklas enligt plan och var något har förändrats.
Nästa steg är att förstå varför.
Om omsättningen ligger över budget kan det bero på fler kunder, högre priser eller större uppdrag. Om personalkostnaderna samtidigt har ökat mer än planerat behöver även det vägas in när utvecklingen bedöms.
Budgeten fungerar på så sätt som en referenspunkt.
Utan den blir det svårare att avgöra om utvecklingen är bättre, sämre eller helt enkelt annorlunda än företaget hade räknat med.
Prognosen blir viktig när bilden förändras
Budgeten kan fortfarande vara relevant som plan även när verkligheten har förändrats.
Men den ursprungliga planen är inte alltid den bästa bilden av vad som väntar.
Anta att ett företag får betydligt fler uppdrag än väntat. Försäljningen utvecklas positivt, men de nya uppdragen kräver samtidigt fler medarbetare, större inköp eller investeringar tidigare än planerat.
Då räcker det inte att konstatera att försäljningen ligger över budget.
Ledningen behöver också bedöma vad den nya situationen innebär för resten av året.
En prognos kan då ge stöd i frågor som:
- Hur påverkas det förväntade resultatet?
- Behöver bemanningen förändras?
- Hur utvecklas kostnaderna?
- Finns det utrymme för planerade investeringar?
- Hur ser likviditeten ut under kommande månader?
Prognosen är alltså inte bara en ny version av budgeten. Den bygger på det som faktiskt har hänt och en uppdaterad bedömning av det som återstår.
Budget, utfall och prognos ger tre perspektiv
För ledningen blir den ekonomiska uppföljningen ofta mer användbar när tre perspektiv ses tillsammans:
Budget: Vad planerade vi?
Utfall: Vad har faktiskt hänt?
Prognos: Vad bedömer vi kommer att hända framåt?
Tillsammans gör de det lättare att förstå om en avvikelse är tillfällig eller om den påverkar företagets planer på ett mer betydande sätt.
Ett projekt som faktureras senare än planerat ger exempelvis en annan situation än om företaget har förlorat en större kund.
På samma sätt kan ökade kostnader vara rimliga om de hänger ihop med högre försäljning, men mer bekymmersamma om intäkterna står still.
Det är därför inte bara själva avvikelsen som är intressant. Ledningen behöver också förstå vad som ligger bakom den och vad den kan innebära framåt.
Hur ofta behöver prognosen uppdateras?
Hur ofta en prognos behöver ses över beror på verksamheten.
Ett företag med stabila intäkter och relativt små förändringar kan ha ett annat behov än ett snabbväxande bolag med många projekt, rekryteringar eller större investeringar.
En ny bedömning kan vara relevant när exempelvis:
- en större kund eller ett nytt projekt påverkar försäljningen,
- en rekrytering tidigareläggs eller skjuts upp,
- kostnadsnivån förändras tydligt,
- företaget planerar en större investering,
- verksamheten växer snabbare eller långsammare än väntat,
- likviditeten behöver följas närmare.
För vissa företag innebär det tätare prognoser. För andra kan det räcka att uppdatera bedömningen när något väsentligt förändras.
Det viktiga är att informationen fortfarande är relevant för de beslut ledningen behöver fatta.
Resultatet är inte hela bilden
När företaget blickar framåt behöver även likviditeten finnas med.
Ett företag kan utvecklas positivt resultatmässigt och ändå ha perioder med ansträngd likviditet.
Det kan exempelvis uppstå när kundbetalningarna kommer in efter att företagets egna utgifter ska betalas, eller när verksamheten behöver finansiera personal, material eller investeringar innan pengarna från kunderna kommer in.
Därför fyller resultatbudget och likviditetsbudget olika funktioner.
Resultatbudgeten visar företagets förväntade intäkter, kostnader och resultat under en viss period.
Likviditetsbudgeten fokuserar i stället på kommande in- och utbetalningar och om de likvida medlen räcker till företagets utgifter.
För ledningen kan båda perspektiven vara viktiga, särskilt i företag som växer, investerar eller har större variationer i betalningsflödet.
Hur detaljerad behöver en prognos vara?
Mer detaljer ger inte automatiskt bättre kontroll.
För VD och ledning är det ofta mer användbart att fokusera på de delar som har störst betydelse för verksamheten än att följa varje enskilt bokföringskonto.
Beroende på företag kan det exempelvis handla om:
- försäljning,
- marginaler,
- personalkostnader,
- större projekt eller kunder,
- investeringar,
- likviditet.
I ett projektbolag kan projektmarginaler vara centrala. I ett konsultbolag kan beläggning och bemanning vara viktigare.
Prognosen bör därför utgå från hur verksamheten faktiskt fungerar och vilka frågor ledningen behöver få svar på.
Budget och prognos kompletterar varandra
Budget och prognos behöver inte konkurrera om samma roll.
Budgeten hjälper företaget att sätta en ekonomisk riktning och ger en grund för uppföljning.
Prognosen hjälper ledningen att uppdatera bilden när ny information tillkommer.
Tillsammans med faktiskt utfall ger de bättre förutsättningar att förstå både hur verksamheten har utvecklats hittills och vad som kan vänta framåt.
Det gör det också lättare att upptäcka när en tidigare plan behöver justeras och när ett beslut behöver fattas.
Så kan Revea hjälpa till
På Revea hjälper vi företag att få bättre struktur i sin ekonomiska uppföljning och göra siffrorna mer användbara i verksamheten.
Det kan handla om att ta fram eller utveckla budget och prognos, följa upp utfall, analysera större avvikelser och skapa bättre överblick över resultat och likviditet.
Rapporteringen kan också anpassas efter de frågor som är viktigast för ledningen, så att ekonomin blir ett tydligare stöd i företagets beslut.
Vill ni få bättre framförhållning och ett tydligare ekonomiskt beslutsunderlag? Kontakta Revea så ser vi över hur budget, prognos och rapportering kan anpassas efter er verksamhet.
Vanliga frågor om budget och prognos
Vad är skillnaden mellan budget och prognos?
Budgeten beskriver företagets ekonomiska plan för en framtida period. Prognosen är en aktuell bedömning av hur verksamheten förväntas utvecklas utifrån det faktiska utfallet och den information som finns tillgänglig idag.
Behöver företag både budget och prognos?
Inte alltid. Behovet beror på verksamhetens storlek, komplexitet och vilka beslut ledningen behöver kunna fatta. För många företag blir beslutsunderlaget bättre när budget och prognos används tillsammans.
Hur ofta bör en prognos uppdateras?
Det finns ingen frekvens som passar alla företag. Prognosen behöver vara tillräckligt aktuell för de beslut verksamheten står inför. Större förändringar i exempelvis försäljning, kostnader, bemanning eller investeringar kan vara skäl att göra en ny bedömning.
Vad bör en prognos innehålla?
Det beror på verksamheten och vad prognosen ska användas till. Omsättning, kostnader, resultat och likviditet är vanliga områden. För vissa företag kan även projektmarginaler, bemanning, beläggning eller större investeringar vara viktiga.
Vad är skillnaden mellan resultatbudget och likviditetsbudget?
Resultatbudgeten visar företagets förväntade intäkter, kostnader och resultat under en period. Likviditetsbudgeten fokuserar på kommande in- och utbetalningar och om företagets likvida medel räcker till utgifterna.
