När tempot ökar efter sommaren kommer ofta också besluten. Ska vi anställa? Investera? Ta på oss ett större uppdrag? Se över priserna? Eller behöver planen för resten av året justeras?
Många av de besluten börjar i verksamheten, inte i ekonomin. Men innan de fattas behöver man förstå vad de faktiskt innebär för kostnader, lönsamhet och likviditet.
Ett bra ekonomiskt beslutsunderlag behöver inte vara komplicerat. Det behöver däremot ge svar på rätt frågor.
Här är fem beslut där det är särskilt värdefullt att ha siffrorna på plats innan man går vidare.
1. Ska vi anställa?
Behovet kan vara tydligt. Teamet har mycket att göra, nya uppdrag kommer in och någon behöver avlastning.
Men beslutet blir lätt för enkelt om man bara utgår från månadslönen.
För företaget tillkommer fler kostnader än själva lönen. Verksamt räknar exempelvis med lön, semestertillägg, arbetsgivaravgifter och, beroende på situationen, försäkringskostnader och särskild löneskatt i sitt verktyg för att uppskatta kostnaden för en anställd. Kalkylen är vägledande och den faktiska kostnaden beror på den enskilda anställningen.
Beslutsunderlaget bör därför visa mer än bara vad anställningen kostar.
Vad ska rekryteringen göra möjligt? Ska företaget kunna ta fler uppdrag, frigöra tid hos andra medarbetare eller bygga upp en ny funktion? Och hur ser ekonomin ut under perioden innan den nya personen är fullt på plats i verksamheten?
Då blir frågan inte bara om företaget har råd att anställa, utan om rekryteringen är hållbar utifrån både behov och ekonomi.
2. Är det rätt läge att investera?
Ett nytt system, maskiner, fordon, utrustning eller större lokaler kan vara helt rätt för verksamheten.
Men en bra investering kan ändå komma vid fel tidpunkt.
Här behöver man skilja mellan lönsamhet och likviditet. Ett företag kan utvecklas positivt resultatmässigt samtidigt som kommande utbetalningar sätter press på pengarna i kassan.
En likviditetsbudget används för att planera kommande in- och utbetalningar och bedöma om företagets likvida medel räcker till utgifterna.
Inför en större investering behöver man därför se hur den passar ihop med andra betalningar, rekryteringar och åtaganden.
I vissa fall är slutsatsen att investeringen är rätt nu. I andra fall är investeringen fortfarande klok, men tidpunkten behöver justeras.
3. Ska vi ta på oss det stora uppdraget?
Ett stort nytt kundavtal kan se väldigt attraktivt ut på försäljningssidan.
Men ett högt ordervärde säger inte automatiskt hur lönsam affären blir eller hur den påverkar företagets kassaflöde.
Ett större uppdrag kan kräva mer personal, material, underleverantörer eller andra resurser innan kunden har hunnit betala. Det kan också binda kapacitet som annars hade kunnat användas i andra uppdrag.
Därför är det relevant att titta på mer än kontraktets totala värde.
Hur ser den förväntade marginalen ut? När uppstår kostnaderna? Hur ser faktureringen och betalningsflödet ut? Behöver företaget bära större utbetalningar innan kundbetalningarna kommer in?
För ett projektintensivt företag kan de frågorna vara minst lika viktiga som själva försäljningen.
4. Behöver vi ändra våra priser?
När kostnader förändras eller vissa uppdrag tar mer tid än tidigare är det naturligt att börja fundera på prissättningen.
Men en generell prishöjning är inte alltid rätt svar.
Först behöver man förstå var lönsamheten faktiskt har förändrats.
En tjänst kanske kräver fler timmar än tidigare. Ett projekt kan ha blivit dyrare att genomföra. Vissa kunder kanske kräver betydligt mer administration än andra. Eller så har företagets kostnadsstruktur förändrats utan att priserna har följt med.
Då ger den totala omsättningen ganska lite vägledning.
Ett bättre underlag visar hur marginaler och resursåtgång ser ut mellan exempelvis tjänster, projekt eller kunder. Det gör det lättare att avgöra om priset behöver ändras – och var en förändring faktiskt skulle göra skillnad.
5. Behöver vi ändra planen för resten av året?
Planen som såg rimlig ut tidigare under året behöver inte vara den bästa bilden av läget idag.
Försäljningen kan ha utvecklats annorlunda än väntat. Ett projekt kan ha blivit större, en rekrytering flyttats fram eller en investering fått en annan tidplan.
Det betyder inte att den ursprungliga budgeten var dålig. Den visar fortfarande vad företaget planerade.
Men när förutsättningarna förändras behöver ledningen också en aktuell bild av vad det innebär framåt.
Då är det värdefullt att se budget, faktiskt utfall och prognos tillsammans.
Om något avviker behöver nästa fråga vara varför det har hänt och om förändringen påverkar de beslut som ligger framför företaget.
Då blir rapporteringen mer än en sammanställning av föregående månad – den blir ett stöd för de beslut som verksamheten behöver fatta. Det ligger också nära hur Revea beskriver sin rapportering: ekonomiska rapporter ska ge beslutsunderlag och hjälpa företag att följa bland annat resultat, kostnader och kassaflöde.
Börja med beslutet – inte rapporten
Det finns ingen enskild rapport som automatiskt ger rätt svar i alla situationer.
Inför en rekrytering behöver man förstå personalkostnad, kapacitet och påverkan på ekonomin. Vid en investering blir likviditet och finansiering viktigare. Inför ett större projekt kan marginal, resursbehov och betalningsflöde vara centrala.
Därför är det ofta bättre att börja med frågan:
Vad är det vi behöver bestämma?
Därefter kan man avgöra vilka siffror och vilken analys som faktiskt behövs.
Det är skillnaden mellan att ha ekonomiska rapporter och att ha ett ekonomiskt underlag som går att använda i verksamheten.
Ett bra underlag minskar inte all osäkerhet
Alla beslut innehåller ett mått av osäkerhet.
Ett ekonomiskt beslutsunderlag kan inte förutse exakt vad som kommer att hända. Däremot kan det hjälpa ledningen att förstå vilka konsekvenser olika alternativ kan få och vilka risker företaget behöver vara förberett på.
Det är särskilt värdefullt när ett beslut binder upp pengar, personal eller kapacitet under en längre tid.
När nästa större beslut närmar sig kan det därför vara värt att ställa en enkel fråga:
Har vi den ekonomiska information vi behöver för att förstå konsekvenserna av beslutet?
Om svaret är nej, är det ofta där analysen bör börja.
Så kan Revea hjälpa till
På Revea hjälper vi företag att göra ekonomisk information mer användbar i den löpande verksamheten.
Det kan handla om rapportering och uppföljning, analys av resultat och likviditet eller ett tydligare ekonomiskt beslutsunderlag inför en rekrytering, investering eller annan större förändring.
Vi anpassar rapporteringen efter företagets behov och kan hjälpa ledningen att identifiera vilka delar av ekonomin som är viktigast att följa inför nästa beslut. Reveas rapporteringstjänst omfattar bland annat ekonomiska rapporter, analys, beslutsunderlag och proaktiv rådgivning.
Står ni inför ett större beslut och vill få bättre koll på de ekonomiska konsekvenserna? Kontakta Revea så hjälper vi er att ta fram ett underlag som passar er verksamhet.
Vanliga frågor om ekonomiskt beslutsunderlag
Vad är ett ekonomiskt beslutsunderlag?
Det är ekonomisk information som tas fram för att hjälpa företaget att bedöma ett visst beslut. Vilken information som behövs beror på frågan och kan exempelvis handla om kostnader, marginaler, resultat, likviditet eller olika möjliga scenarier.
Vilket ekonomiskt underlag behövs inför en nyanställning?
Företaget behöver bland annat förstå den totala kostnaden för anställningen och hur den påverkar ekonomin. Det är också relevant att bedöma vilket behov rekryteringen ska lösa och vilken effekt den förväntas få i verksamheten. Kostnaden för en anställd består av mer än bara lönen.
Vad bör man titta på inför en investering?
Det beror på investeringen, men både den förväntade ekonomiska effekten och påverkan på likviditeten är viktiga perspektiv. Företaget behöver också bedöma hur investeringen passar ihop med andra planerade utbetalningar och åtaganden.
Räcker resultatrapporten som beslutsunderlag?
Inte alltid. Resultatrapporten är en viktig del av bilden, men beroende på beslutet kan även likviditet, marginaler, prognoser, balansposter eller verksamhetsspecifika nyckeltal behövas.
När behöver företaget uppdatera sitt ekonomiska underlag?
När förutsättningarna har förändrats så mycket att den tidigare bilden inte längre ger tillräckligt stöd för beslutet. Det kan exempelvis vara vid större förändringar i försäljning, bemanning, projekt, kostnader eller investeringar.
