Zatrudnianie pracowników w Szwecji – obowiązki podatkowe i kadrowe krok po kroku

Dlaczego członkostwo jest ważne dla naszych klientów

Dzięki członkostwu w Szwedzko-Polskiej Izbie Handlowej my i nasi klienci zyskujemy dostęp do silnej sieci firm, doradców i ekspertów zarówno w Szwecji, jak i w Polsce. Oznacza to, że możemy:

• Otwierać drzwi do nowych kontaktów – od potencjalnych partnerów po nowych klientów.
• Poruszać się w lokalnych przepisach – z wiedzą i wsparciem dotyczącym prawa szwedzkiego i polskiego.
• Wzmacniać międzynarodowy biznes – poprzez wymianę wiedzy, seminaria i wspólne projekty.

Dla naszych klientów oznacza to, że oferujemy nie tylko tradycyjne usługi księgowe i audytorskie – możemy również działać jako partner strategiczny, gdy firma stawia pierwsze kroki poza granicami Szwecji.

Nasze umiejętności językowe robią różnicę

Komunikacja to kluczowy czynnik sukcesu w biznesie międzynarodowym. Nasi konsultanci mówią po szwedzku, angielsku i polsku, co sprawia, że współpraca jest płynna i bezpieczna – niezależnie od tego, skąd pochodzi Twoja firma. Dla klientów oznacza to mniejsze ryzyko nieporozumień i szybsze procesy.

Szwecja i Polska – silne więzi handlowe

Szwecja i Polska od dawna utrzymują bliską współpracę handlową. Według Business Sweden Polska jest jednym z największych partnerów handlowych Szwecji w zakresie importu i eksportu. Członkostwo w Szwedzko-Polskiej Izbie Handlowej wzmacnia nasze możliwości wspierania firm w zakładaniu działalności, ekspansji i rozwoju na obu rynkach.

Jak możemy wspierać Twoją firmę

W Revea pomagamy w:

• Księgowości i audycie zgodnym z wymogami szwedzkimi i międzynarodowymi
• Kwestiach podatkowych i doradztwie przy transakcjach transgranicznych
• Obsłudze kadrowo-płacowej i wsparciu HR przy zatrudnianiu w Szwecji lub Polsce
• Doradztwie biznesowym z naciskiem na rozwój i długoterminowy wzrost

Planujesz ekspansję między Szwecją a Polską? Pomożemy Ci przejść przez przepisy, administrację i szanse biznesowe – od startu aż po ugruntowaną działalność.

‍

Czym jest harmonizacja podatków?

Harmonizacja podatków polega na stopniowym ujednolicaniu zasad opodatkowania w krajach Unii Europejskiej. Nie oznacza to pełnego zrównania przepisów, ale raczej eliminację różnic, które utrudniają integrację rynków krajowych.

Celem jest ułatwienie działalności gospodarczej w obrębie wspólnego rynku, zmniejszenie barier fiskalnych i stworzenie spójnych warunków konkurencji. Jednocześnie proces ten wywołuje obawy o utratę niezależności podatkowej przez poszczególne państwa członkowskie.

Wyzwania związane z harmonizacją

Każda zmiana w systemie podatkowym wpływa na warunki gospodarcze w kraju. Harmonizacja może zaburzyć istniejące mechanizmy, np. system ulg czy lokalne zachęty inwestycyjne.

Eksperci od lat zadają pytanie: czy korzyści z harmonizacji przeważają nad kosztami i ryzykiem? Różnice w systemach podatkowych państw członkowskich są znaczne – dotyczą zarówno konstrukcji przepisów, jak i wpływów budżetowych.

Dodatkowo harmonizacja może osłabić pozycję państw o atrakcyjnych warunkach podatkowych, np. z niskim CIT.

Szwedzki system podatkowy a integracja unijna

W Szwecji podatki są relatywnie wysokie i służą głównie redystrybucji. Skatteverket cieszy się dużym zaufaniem obywateli. Podatki dochodowe dla osób fizycznych wynoszą od 30 do 55%, natomiast dla spółek – 28%. Do tego dochodzi VAT i podatek pracowniczy.

Firmy zagraniczne działające w Szwecji podlegają ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu – rozliczają wyłącznie dochody pochodzące z działalności prowadzonej na terenie Szwecji. Zakres opodatkowania może być ograniczony w ramach umów międzynarodowych.

Dla Szwecji harmonizacja może oznaczać konieczność dostosowania rozwiązań krajowych do wspólnotowych standardów – co może być zarówno szansą, jak i zagrożeniem.

Czy harmonizacja jest korzystna dla Szwecji?

W porównaniu z innymi krajami UE, Szwecja znajduje się w środku stawki, jeśli chodzi o poziom opodatkowania dochodów firm. Kraje takie jak Malta czy Dania mają wyższe stawki, ale też inne modele systemów podatkowych.

Na Zachodzie podatki są postrzegane jako narzędzie redystrybucji. W krajach Europy Środkowo-Wschodniej kluczowe znaczenie mają wpływy podatkowe od inwestorów zagranicznych.

Te różnice sprawiają, że pełna harmonizacja podatków może być niekorzystna dla krajów takich jak Szwecja, które mają silnie rozwinięte modele socjalne i złożoną strukturę obciążeń fiskalnych.

Nowa dyrektywa BEFIT – krok w stronę wspólnej podstawy opodatkowania

We wrześniu 2023 r. Komisja Europejska przedstawiła projekt dyrektywy BEFIT (Business in Europe: Framework for Income Taxation), której celem jest stworzenie wspólnej metody ustalania podstawy CIT w UE.

Założenia BEFIT:

• jedna metoda kalkulacji podstawy opodatkowania dla wszystkich państw UE,
• możliwość kompensacji zysków i strat w obrębie grup kapitałowych,
• uproszczenie nadzoru podatkowego,
• eliminacja podatku u źródła w transakcjach wewnątrzgrupowych.

BEFIT to kontynuacja wcześniejszych inicjatyw na rzecz integracji podatkowej. Dla Szwecji oznacza to konieczność dostosowania rozliczeń CIT do nowych zasad w odniesieniu do największych firm działających w UE.

Kogo obejmą przepisy BEFIT?

Nowe regulacje mają dotyczyć grup kapitałowych (krajowych i międzynarodowych), które:

• mają skonsolidowane sprawozdania finansowe,
• przekraczają próg przychodów 750 mln EUR w co najmniej 2 z 4 ostatnich lat.

Wyłączeniu podlegają grupy, których jednostka dominująca ma siedzibę poza UE lub które osiągają mniej niż 50 mln EUR przychodów w UE, albo jeśli ich sprzedaż stanowi mniej niż 5% globalnych przychodów grupy.

Branża działalności nie decyduje o objęciu regulacją, ale niektóre sektory (np. lotnictwo, górnictwo) mogą być objęte szczególnymi zasadami.

Jak będzie wyglądać rozliczenie CIT w systemie BEFIT?

Rozliczenie ma przebiegać w kilku etapach:

1. Każda jednostka grupy oblicza swoją podstawę opodatkowania zgodnie z zasadami BEFIT.
2. Podstawy są sumowane i przeliczane na jedną wspólną bazę.
3. Wspólna baza dzielona jest proporcjonalnie pomiędzy podmioty z grupy.
4. Na tej podstawie nakładany jest CIT według lokalnych stawek w poszczególnych krajach.

Stanowisko Szwecji wobec BEFIT

Szwecja opowiada się za tym, by wspólna podstawa opodatkowania funkcjonowała równolegle z krajowym systemem CIT. Chce też zachować możliwość decydowania o warunkach “wejścia” i “wyjścia” z systemu.

Ostrożne podejście Szwedów wynika z chęci ochrony własnego modelu podatkowego oraz konieczności przeanalizowania wpływu dyrektywy na sektor MŚP.

Podsumowanie

Harmonizacja podatków w UE to długotrwały proces, który ma na celu ułatwienie działalności transgranicznej i zmniejszenie barier administracyjnych. Dla firm działających w Szwecji – zwłaszcza tych należących do dużych grup kapitałowych – nowe regulacje mogą oznaczać uproszczenie rozliczeń, ale też konieczność dostosowania się do wspólnych zasad.

Potrzebujesz wsparcia w rozliczaniu CIT lub planowaniu podatkowym dla swojej grupy? Skontaktuj się z Revea – pomożemy Ci zrozumieć skutki harmonizacji i przygotować się na nowe przepisy.

‍

VAT w Szwecji – podstawowe informacje

Podatek VAT w Szwecji to Mervärdesskatt. Obowiązuje tu podstawowa stawka 25%, a także stawki obniżone: 12%, 6% oraz 0%.

• 12% dotyczy m.in. usług restauracyjnych, napojów bezalkoholowych i antyków
• 6% obejmuje książki, bilety na wydarzenia sportowe i kulturalne
• 0% stosuje się m.in. do niektórych leków i transportu osób

Rejestracja do VAT w Szwecji – kiedy jest obowiązkowa?

Zagraniczna firma ma obowiązek rejestracji do VAT w Szwecji w następujących sytuacjach:

• sprzedaż towarów lub usług na terenie Szwecji
• import lub eksport towarów
• przechowywanie towarów w Szwecji i dystrybucja w UE
• sprzedaż internetowa przekraczająca wartość 10 000 euro rocznie

Po przekroczeniu limitu firma musi zarejestrować się do VAT w Szwecji lub skorzystać z procedury OSS. Jeżeli sprzedaż nie przekracza progu 10 000 euro, VAT można rozliczyć w kraju siedziby.

Jak się zarejestrować do VAT?

Aby uzyskać szwedzki numer VAT, należy złożyć wniosek rejestracyjny do tamtejszego urzędu skarbowego oraz dołączyć:

• kopię paszportu (dla jednoosobowych działalności)
• dokument potwierdzający rejestrację firmy

Obowiązki podatnika VAT w Szwecji

Po rejestracji firma musi naliczać VAT według obowiązujących stawek i składać deklaracje podatkowe. Istnieją trzy możliwe częstotliwości składania deklaracji VAT:

Deklaracja miesięczna

Obowiązkowa dla firm z obrotem powyżej 40 mln SEK. Termin złożenia: do 26. dnia miesiąca po okresie rozliczeniowym.

Deklaracja kwartalna

Dla firm z obrotem poniżej 40 mln SEK. Termin: do 12. dnia drugiego miesiąca po kwartale.

Deklaracja roczna

Dla firm z obrotem poniżej 1 mln SEK. Termin: do 26. dnia drugiego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.

VAT w usługach cyfrowych i e-commerce

Od 2021 roku firmy sprzedające towary lub usługi w UE nie muszą rejestrować się do VAT w każdym kraju, w którym mają klientów. Wystarczy rozliczenie w kraju siedziby lub przez OSS. Platformy sprzedażowe mają natomiast obowiązek raportowania transakcji.

Zwrot VAT dla firm spoza Szwecji

Firmy, które nie są zarejestrowane do VAT w Szwecji, mogą ubiegać się o zwrot podatku. Wniosek należy złożyć do końca czerwca roku następującego po roku podatkowym. Do wniosku trzeba dołączyć:

• faktury (papierowe lub elektroniczne)
• specyfikację towarów i usług
• zaświadczenie potwierdzające status podatnika
• inne dokumenty wspierające prawo do zwrotu

Kwoty należy podać w koronach szwedzkich (SEK).

Kiedy zwrot nie przysługuje?

Zwrot VAT nie przysługuje w przypadku:

• zakupu pojazdów (samochód, motocykl)
• wydatków prywatnych
• usług i towarów niezwiązanych z działalnością firmy
• towarów odsprzedanych klientom prywatnym w Szwecji
• niektórych kosztów reprezentacyjnych (częściowy zwrot)
• najmu krótkoterminowego pojazdów (zwrot do 50%)

Podsumowanie

Szwecja stosuje jasne zasady dotyczące VAT dla firm zagranicznych. Warto znać obowiązujące stawki, progi rejestracyjne oraz procedury deklaracyjne. Prowadząc działalność międzynarodową, dobrze jest skonsultować się z ekspertem, aby uniknąć błędów i skorzystać z możliwych zwrotów.

Potrzebujesz pomocy z rozliczeniem VAT lub zwrotem podatku w Szwecji? Skontaktuj się z Revea – oferujemy doradztwo podatkowe, rejestrację VAT i pełne wsparcie księgowe dla firm działających międzynarodowo.

E-commerce a VAT – jakie zmiany zaszły?

Zakupy internetowe zyskują na popularności, a pandemia COVID-19 dodatkowo przyspieszyła rozwój płatności online. W efekcie niemal każdy użytkownik internetu korzysta z e-sklepów. Dla sprzedawców to dobra wiadomość, ale również wyzwanie – zwłaszcza w świetle nowych przepisów VAT.

Nowelizację wymusiły dwie unijne dyrektywy:

• 2021/514 (DAC7) – dotycząca platform cyfrowych
• 2020/284 – dotycząca usług płatniczych

Polska, jako członek UE, wdrożyła zmiany ustawą z dnia 20 maja 2021 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021 poz. 1163). Nowe regulacje to część szerszego pakietu VAT dla e-commerce, który obejmuje też nowe definicje, procedury i obowiązki.

Kluczowe zmiany w e-commerce VAT:

• nowa definicja wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) – zastępuje dawną „sprzedaż wysyłkową”
• wprowadzenie definicji sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI)
• likwidacja zwolnienia z VAT dla przesyłek o wartości poniżej 22 euro
• wprowadzenie procedur: OSS (One Stop Shop), IOSS (Import OSS) i USZ (uregulowanie szczególne)
• dodatkowe obowiązki dla platform sprzedażowych i usług płatniczych

Choć początkowo nowe regulacje mogą wydawać się skomplikowane, w dłuższej perspektywie mają ułatwić działalność e-commerce i ujednolicić zasady w całej UE.

Jakie korzyści przyniosą nowe przepisy VAT dla e-commerce?

Przed zmianami przedsiębiorcy musieli rejestrować się na potrzeby VAT w każdym kraju UE, w którym przekraczali lokalny próg sprzedaży. W praktyce oznaczało to prowadzenie wielu rejestracji i ewidencji, a także konieczność korzystania z lokalnych doradców podatkowych.

Dzięki systemowi OSS (One Stop Shop) możliwe jest dziś rozliczanie VAT z transgranicznej sprzedaży B2C w jednym państwie członkowskim, co zmniejsza koszty i ryzyko błędów.

Nowe obowiązki dla platform – DAC7

Dyrektywa DAC7 obejmuje nie tylko sprzedaż towarów, ale również najem nieruchomości, miejsc parkingowych, samochodów i innych środków transportu.

Właściciele platform cyfrowych (np. Allegro, Booking.com) są zobowiązani do:

• rejestrowania sprzedawców i najemców
• gromadzenia danych o transakcjach
• raportowania informacji do organów podatkowych

To część szerszej strategii UE zmierzającej do lepszego monitorowania i opodatkowania dochodów z handlu i usług online.

WSTO – co oznacza dla sprzedawców?

WSTO (wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość) dotyczy sprzedaży B2C pomiędzy krajami UE. Kluczowa zmiana polega na tym, że VAT od transakcji naliczany jest w kraju konsumpcji – tam, gdzie kończy się wysyłka.

Wyjątek od tej zasady obowiązuje, jeśli:

• sprzedawca działa wyłącznie z jednego kraju UE,
• towary są dostarczane do innego kraju UE,
• łączna wartość transakcji WSTO oraz usług TBE nie przekracza 10 000 euro rocznie.

Jeśli te warunki są spełnione, można opodatkować sprzedaż na starych zasadach – w kraju siedziby.

SOTI – sprzedaż towarów spoza UE

Nowa definicja SOTI (sprzedaż na odległość towarów importowanych) dotyczy sytuacji, gdy towar wysyłany jest z kraju trzeciego (poza UE) do konsumenta na terenie UE. Przykładowo – chiński sprzedawca wysyła towar do klienta w Polsce.

Warunkiem zastosowania SOTI jest:

• sprzedaż B2C (nie dotyczy firm),
• towary nie są nowymi środkami transportu ani instalowane przez dostawcę.

Dla przesyłek o wartości do 150 euro można skorzystać z procedury IOSS.

IOSS – jak działa Import One Stop Shop?

IOSS umożliwia uproszczone rozliczanie VAT od importu towarów o wartości do 150 euro. Przedsiębiorca zgłasza sprzedaż w jednym państwie UE, a podatek trafia tam, gdzie znajduje się konsument.

Jeśli firma nie korzysta z IOSS, musi:

• rozliczyć VAT w standardowej procedurze celnej, lub
• skorzystać z USZ – uproszczonego zgłoszenia raz w miesiącu.

Wymogi USZ:

• dostawa do konsumentów w Polsce,
• wartość przesyłki do 150 euro,
• brak akcyzy,
• dopuszczenie towaru do obrotu w kraju konsumpcji.

Kary za brak zgodności z przepisami

Platformy i sprzedawcy, którzy nie dostosują się do nowych obowiązków, narażają się na wysokie kary finansowe – od 100 tys. do 5 mln zł – a także ryzykują usunięcie z rejestru podatników VAT.

Dodatkowo muszą oni spełniać wymogi RODO – m.in. w zakresie pozyskiwania i przetwarzania danych sprzedawców i konsumentów.

Co dalej?

Zmiany w VAT e-commerce to proces, który będzie postępował etapami. Część regulacji już obowiązuje, inne będą wdrażane w kolejnych latach. Dla przedsiębiorców kluczowe jest śledzenie zmian i dostosowywanie się na bieżąco.

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest zgodna z przepisami? Revea oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie doradztwa podatkowego, rozliczeń VAT oraz prowadzenia e-commerce zgodnie z unijnym prawem. Skontaktuj się z nami, by dowiedzieć się więcej.

Podobnie jak w wielu innych krajach, przedsiębiorcy prowadzący biznesy na terenie Szwecji są zobowiązani do rozliczania podatku VAT. Zgodnie z przepisami unijnymi poszczególne państwa mają pewną dowolność w kwestii ustalania wysokości stawek i szczegółów ich rozliczania. Jeśli więc planujesz prowadzić firmę w Szwecji, sprawdź, co musisz wiedzieć o tamtejszym podatku VAT.

Szwecja – VAT i jego charakterystyka

Podatek VAT w Szwecji doliczany jest do transakcji firmowych zarówno związanych ze sprzedażą, jak i wypłatą własną. Stawka nie zawsze jest taka sama. Jej wysokość zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Niektóre branże mogą liczyć na całkowite zwolnienie z podatku.

Wysokość stawek VAT w Szwecji prezentuje się następująco:

• stawka podstawowa – 25%,
• stawka zredukowana – 12%, co dotyczy artykułów spożywczych, usług hotelowych oraz rękodzieła,
• stawka niska – 6%, która obowiązuje wydarzenia kulturalne, prasę, książki itp.,
• stawka zerowa – 0% dotyczy leków wydawanych na receptę lub sprzedawanych szpitalom, a także usług poligraficznych i związanych z produkcją czasopism dla organizacji nienastawionych na zysk, ponadto obejmuje wewnątrzwspólnotowy i międzynarodowy transport pasażerski.

Aby obliczyć należny podatek VAT w Szwecji, podobnie jak w Polsce i innych krajach, należy dokonać odpowiednich kalkulacji. Sprzedaż realizowana w ramach operacji firmowych skutkuje naliczeniem VAT-u należnego, a kupno – VAT-u naliczonego. Różnice pomiędzy nimi należy odprowadzić do szwedzkiego urzędu skarbowego – Skatteverket.

Naliczony szwedzki VAT można odliczyć od kosztów, gdy zakupy dotyczyły towarów lub usług nieodzownych do prowadzenia działalności. Istnieją jednak pewne wyjątki, takie jak np. samochody osobowe.

Deklaracja VAT w Szwecji

Rozliczenia VAT w Szwecji dokonuje się oparciu o właściwą do tego celu deklarację podatkową (Mervärdesskatt – tzw. moms). Składa się ją w odpowiednim dla lokalizacji firmy urzędzie skarbowym – Skatteverket.

W tym kontekście najważniejsza jest wielkość przedsiębiorstwa, ponieważ od niej zależy częstotliwość sporządzania takiego dokumentu. Zgodnie z przepisami:

• raz w roku, raz na trzy miesiące lub raz na miesiąc deklarację składają małe firmy, których obrót mieści się w granicach 1 mln SEK (takie podmioty mają wolny wybór),
• raz na trzy miesiące bądź raz na miesiąc rozliczają się średnie firmy, których obrót oscyluje w zakresie 1–40 mln SEK,
• raz na miesiąc muszą to robić duże firmy, których obrót wynosi ponad 40 mln SEK.

Dokumenty należy złożyć do 12. dnia każdego miesiąca. Wyjątek stanowią średnie przedsiębiorstwa, które mają na to czas do 26. dnia każdego miesiąca.

Wpis do rejestru VAT w Szwecji

W Szwecji można zarejestrować się jako płatnik VAT w dwóch formach: elektronicznej oraz papierowej. Pierwsza opcja polega na zalogowaniu się w systemie urzędu skarbowego na stronie skatteverket.se. Tradycyjna wersja wymaga pobrania i wypełnienia formularza SKV 4620, a następnie dostarczenia go bezpośrednio do najbliższego oddziału Skatteverket.

Wpis do rejestru jest wymagany, gdy przedsiębiorca działający w Szwecji:

• przemieszcza towary nieodzowne do prowadzenia działalności do innego kraju UE bez zmiany właściciela towaru,
• sprzedaje towary lub usługi do innych krajów UE,
• sprzedaje towary lub usługi do krajów spoza UE.

Wpisu należy dokonać przynajmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem działalności, chyba że wszyscy klienci firmy figurują w szwedzkim rejestrze VAT. Obowiązkiem płatnika VAT w Szwecji jest także wystawianie faktur.

Faktury VAT w Szwecji – co muszą zawierać?

Faktury VAT zgodnie ze szwedzkimi przepisami muszą zawierać określone informacje, aby były uznane za ważne. Powinny obejmować poniższe dane:

• data wystawienia,
• niepowtarzalny numer seryjny,
• nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy,
• liczba i rodzaj towarów lub zakres i rodzaj usług,
• data sprzedaży,
• data płatności – jeśli można ją ustalić i jeśli różni się ona od daty faktury,
• podstawa opodatkowania dla każdej stawki VAT lub zwolnienia z niej,
• cena netto,
• obniżki cen lub rabaty, które nie stanowią części ceny jednostkowej,
• stawka VAT,
• podatek VAT.

W niektórych sytuacjach dopuszczalne jest wystawienie  faktury uproszczonej. Można to zrobić, jeśli wartość sprzedaży wynosi mniej niż 4 000 SEK z VAT. Można skorzystać z tej możliwości również wtedy, gdy praktyka handlowa w danym sektorze, praktyka administracyjna lub warunki techniczne wystawiania faktur powodują utrudnienia w sporządzeniu pełnej wersji dokumentu.

Faktura uproszczona powinna zawierać:

• datę wystawienia (datę faktury),
• dane identyfikacyjne sprzedawcy,
• określenie, jakiego rodzaju towar został dostarczony lub jaka usługa została wykonana,
• stawka VAT,
• podatek VAT.

Szwedzkie faktury należy przechowywać przez siedem lat.

Szukasz specjalistów, którzy wesprą Cię w prowadzeniu biznes w Szwecji? Skontaktuj się z nami. Pomogliśmy już wielu przedsiębiorcom rozwinąć firmę w tym kraju. Specjalizujemy się w księgowości i podatkach. Świadczymy usługi doradcze i występujemy jako przedstawiciele podatkowi – sprawdź, dlaczego warto z nami współpracować!

Chcesz założyć firmę w Szwecji lub współpracować z odbiorcami z tego kraju? Twoim obowiązkiem jest dopełnienie kilku formalności. Przede wszystkim sprawdź, czy w Twoim przypadku konieczne jest zarejestrowanie się do szwedzkiego VAT. Jeśli tak, to wiąże się to z koniecznością składania deklaracji podatkowej. Zobacz, na jakich zasadach się to odbywa i jak zrobić to szybko i wygodnie.

Czy musisz rejestrować się do szwedzkiego VAT?

Nie wszystkie firmy są zobowiązane do wpisu do rejestru VAT, jednak w wielu przypadkach jest to wymagane. Powinieneś dopełnić tej formalności, jeśli masz zamiar zajmować się:

• importem produktów z UE przez Szwecję,
• zakupem i sprzedażą towarów w Szwecji,
• magazynowaniem towarów w Szwecji i wykorzystywaniem ich dla lokalnych klientów,
• sprzedażą produktów ze Szwecji do innych krajów unijnych,
• przesyłaniem produktów pomiędzy Szwecją a innym krajem członkowskim UE (dostawy wewnątrzwspólnotowe),
• sprzedażą na odległość osobom prywatnym w Szwecji z innego kraju UE, na przykład przez internet,
• organizowaniem imprez na żywo.

Jeśli nie masz pewności, czy rejestracja do VAT Cię dotyczy, skontaktuj się z nami – doradzimy. Podpowiemy Ci także, jak uniknąć podwójnego opodatkowania i pomożemy przejść przez wszystkie formalności z tym związane.

Deklaracje VAT w Szwecji – jak je składać?

Zgodnie z przepisami unijnymi każdy kraj członkowski ma pewną dowolność w ustalaniu zasad, na jakich obsługiwany jest ten podatek. Dotyczy to także składania deklaracji. Jeśli jesteś szwedzkim vatowcem, musisz pamiętać o sporządzaniu i składaniu takiego dokumentu w wyznaczonych terminach. Przekazuje się go do Skatteverket, czyli szwedzkiego odpowiednika urzędu skarbowego.

Bardzo ważne jest dotrzymywanie wyznaczonych terminów składania deklaracji VAT w Szwecji. Częstotliwość dopełniania tej formalności jest natomiast uzależniona od wielkości Twojej firmy i obrotu, jaki generuje.

Ogólną zasadą jest składanie deklaracji co kwartał. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa i wysokości rocznych obrotów zmieniają się jednak zasady dotyczące terminów.

Częstotliwość sporządzania deklaracji podatkowej prezentuje się następująco:

• miesięcznie – jeżeli roczny obrót przekracza 40 000 000 SEK,
• kwartalnie – jeżeli roczny obrót nie przekracza 40 000 000 SEK,
• rocznie – jeśli roczny obrót plasuje się powyżej 1 000 000 SEK.

Miesięczne deklaracje VAT w Szwecji trzeba składać do 26 dnia następnego miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego, a deklarację za grudzień – do 27 grudnia. Złożenie dokumentu skutkuje koniecznością zapłaty należnego podatku.

Kwartalne deklaracje VAT należy z kolei składać do 12 dnia drugiego miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Przykładowo, deklarację za I kwartał (styczeń, luty, marzec) należy złożyć do 12 maja.

Roczne deklaracje VAT powinno się złożyć do 26 dnia drugiego miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Zgodnie z tą zasadą deklarację roczną VAT dla okresu rozliczeniowego styczeń-grudzień 2022, należy złożyć do 26 lutego 2023.

Deklaracja VAT w Szwecji a OSS

Wraz z wprowadzeniem nowych przepisów unijnych w ramach pakietu e-commerce, czyli sprzedaży internetowej i wysyłkowej, pojawiło się nowe pojęcie, czyli VAT OSS. Co to jest?

VAT OSS (One Stop Shop) jest procedurą rozliczania podatku VAT, która zastąpiła dotychczasową, czyli VAT MOSS (Mini One Stop Shop). MOSS dotyczyła świadczenia usług elektronicznych, nadawczych i telekomunikacyjnych (tzw. usługi TBE) na rzecz osób prywatnych z innego kraju UE. Od 1 lipca 2021 roku została ona rozszerzona o sprzedaż wysyłkową towarów (tzw. WSTO), tworząc procedurę unijną VAT OSS.

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży wysyłkowej przez internet dla konsumentów w Szwecji po przekroczeniu 10 000 euro obrotu mogą zarejestrować się do VAT OSS. Dzięki temu procedury są uproszczone. Mogą oni składać tylko jedną deklarację VAT obejmującą wszystkie państwa członkowskie, a także opłacać podatek zagraniczny łącznie wg stawek kraju nabywcy. W takim przypadku nie ma konieczności stosowania szwedzkich zasad podatkowych, z wyjątkiem uwzględnienia zagranicznej stawki VAT.

Jeśli natomiast nie zarejestrujesz się do VAT OSS, powinieneś postępować zgodnie z wszystkimi regułami obowiązujące w Szwecji w odniesieniu do sprzedaży wysyłkowej.

Składanie deklaracji VAT w Szwecji

Deklaracje VAT w Szwecji (Mervärdesskatt, tzw. moms) muszą składać wszyscy przedsiębiorcy wpisani do rejestru VAT. Dotyczy to każdego rodzaju transakcji, do których doliczana jest odpowiednia stawka obowiązująca daną branżę.

Moms są najczęściej składane elektronicznie. Aby skorzystać z tej metody, należy mieć podpis elektroniczny Bank-ID. Można to zrobić również na blankiecie. Dokumenty przekazuje się za pośrednictwem szwedzkiego Urzędu Podatkowego, a płatności można dokonać w tym samym czasie.

Wypełnianie i składanie szwedzkiej deklaracji VAT może być skomplikowane, szczególnie jeśli dopiero rozpoczynasz działalność w tym kraju. Dlatego wielu przedsiębiorców korzysta w tej kwestii z pomocy biura księgowego.

Wsparcie specjalistów da Ci gwarancję, że w dokumentach nie pojawi się żaden błąd, a deklaracja zostanie przekazana do urzędu w wyznaczonym terminie. Zdecydowanie warto więc rozważyć tę opcję.

‍

Jeśli wysyłasz towary do klientów w Szwecji, warto sprawdzić, czy obowiązuje Cię rejestracja do szwedzkiego VAT-u. Obowiązek podatkowy dotyczy wszystkich firm, które prowadzą działalność na terenie tego kraju. Zobacz, jak wygląda procedura rejestracyjna i kto ma obowiązek wziąć w niej udział.

Rejestracja do VAT-u w Szwecji – co trzeba wiedzieć?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w Szwecji, którzy mieszkają na terenie kraju, są zobowiązani do opłacania stosownych podatków zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami fiskalnymi. Niewywiązywanie się z tego obowiązku w terminach ustalonych przez szwedzki urząd skarbowy grozi konsekwencjami finansowymi. Oprócz karnych odsetek można narazić się między innymi na utratę możliwości odliczenia podatku VAT, dodatkowe kontrole lub sankcje w postaci kary grzywny.

Osoby, które uzyskują dochody zarówno w Polsce, jak i w Szwecji, powinny zapoznać się z aktami prawnymi regulującymi stosunek pomiędzy tymi krajami w kwestii rozliczania podatków.

Podstawowym dokumentem jest Konwencja między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Królestwa Szwecji w sprawie podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu. Został on wydany 19 listopada 2004 roku i reguluje wszystkie kwestie związane z obowiązkiem podatkowym wobec obu krajów.

Dzięki podjętym ustaleniom uzyskane przez przedsiębiorców dochody nie ulegają podwójnemu opodatkowaniu, a obowiązek podatkowy w Szwecji jest spełniany w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.

VAT w Szwecji – czym się charakteryzuje?

Podatki w Szwecji dotyczące przedsiębiorców stanowią podstawowy koszt prowadzenia działalności gospodarczej. Należy odprowadzać je cyklicznie według określonych stawek i w terminach ustalonych przez urząd podatkowy w Szwecji, czyli Skatteverket. Rodzaj i wysokość podatków zależą od formy prawnej i charakteru prowadzonej działalności, a także od obrotów osiągniętych w danym roku podatkowym. Istotne jest również to, czy szwedzki przedsiębiorca zatrudnia pracowników.

Wpis do rejestru VAT w Szwecji skutkuje koniecznością naliczania i odprowadzania właściwej kwoty od dystrybuowanych towarów i świadczonych usług. Drugą powinnością jest rejestrowanie zakupów na rzecz działalności przedsiębiorstwa i wypłat własnych z firmy.

Wpis do szwedzkiego rejestru VAT można przeprowadzić na dwa sposoby – elektronicznie i w wersji papierowej. Pierwsza metoda wymaga zalogowania się w systemie urzędu skarbowego na stronie skatteverket.se. Korzystając z tradycyjnej formy wpisu, należy pobrać i wypełnić formularz SKV 4620, a następnie dostarczyć go do najbliższego oddziału Skatteverket.

Kiedy wpis do szwedzkiego rejestru VAT jest konieczny?

Podatek VAT dotyczy przedsiębiorców ze Szwecji prowadzących biznes w tym kraju. Ale czy tylko? Nie, ponieważ w niektórych przypadkach wpis do szwedzkiego rejestru VAT obejmuje także firmy zagraniczne.

Takie podmioty powinny się zarejestrować w Szwecji, jeśli w ramach swojej działalności prowadzą:

• import towarów do Szwecji,
• eksport towarów ze Szwecji,
• handel towarami na terenie Szwecji,
• wewnątrzwspólnotową sprzedaż lub zakup towarów z innego kraju UE,
• magazyn konsygnacyjny służący do sprzedaży zmagazynowanych towarów lokalnym klientom,
• sprzedaż towarów przez internet konsumentom w Szwecji – po przekroczeniu limitu sprzedaży w wysokości 10 000 euro.

Przedsiębiorca powinien dokonać wpisu do szwedzkiego rejestru VAT co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem działalności. Nie jest to wymagane, jeśli wszyscy klienci firmy figurują w omawianym rejestrze VAT.

Firmy, które podlegają temu obowiązkowi, muszą prowadzić również stosowną dokumentację. Przy sprzedaży płatnik VAT-u jest zobowiązany do wystawienia faktury, na której zostanie uwzględniony procent podatku, ponieważ tylko wtedy możliwe jest jego późniejsze odliczenie.

Szwedzka deklaracja podatkowa

Wpis do szwedzkiego rejestru VAT wiąże się także z koniecznością składania Mervärdesskatt (tzw. moms), czyli szwedzkiej deklaracji podatkowej. Jest to obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców wpisanych do rejestru. Dotyczy każdej transakcji, do której doliczana jest odpowiednia stawka VAT obowiązująca daną branżę. Rozliczenie następuje co miesiąc, co trzy miesiące lub co roku. Cykl rozliczeń jest zależny od wielkości firmy i jej rocznych obrotów.

Szwedzki system podatkowy przewiduje, że:

• małe firmy, których obrót mieści się w granicach 1 mln SEK, rozliczają się z VAT-u raz w roku, raz na 3 miesiące lub raz na miesiąc,
• średnie firmy, których obrót zawiera się w przedziale 1–40 mln SEK, składają deklarację raz na trzy miesiące bądź raz na miesiąc,
• duże firmy, których obrót wynosi ponad 40 mln SEK, muszą składać deklarację raz w miesiącu.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat przepisów podatkowych obowiązujących w Szwecji? Planujesz zlecić reprezentację w tym kraju lub potrzebujesz usług doradczych? Skontaktuj się z nami. Jesteśmy specjalistami od szwedzkich podatków i księgowości, dlatego z przyjemnością Ci pomożemy. Przejrzyj naszą ofertę i poznaj szczegóły.

Diety to rekompensata kosztów, którą jako pracodawca wypłacasz, aby pokryć zwiększone koszty utrzymania pracownika podczas podróży służbowej. Dotyczy to zwiększonych kosztów wyżywienia, zakwaterowania i drobnych wydatków.

TYMCZASOWE ZATRUDNIENIE LUB CESJA W INNYM MIEJSCU NA MAKSYMALNIE JEDEN MIESIĄC

Od 1 stycznia 2022 r. zostaną wprowadzone uproszczone zasady dotyczące zwolnionego z podatku wynagrodzenia za pracę tymczasową i oddelegowanie. Zasady oznaczają, że każdy, kto otrzymuje tymczasowe zatrudnienie lub tymczasowe zlecenie w innym miejscu na maksymalnie jeden miesiąc, może odliczyć zwiększone koszty utrzymania w taki sam sposób, jak w przypadku podróży służbowej.

Odległość między miejscem pracy a miejscem zamieszkania musi wynosić co najmniej 50 km, a intencją musi być, aby zatrudnienie lub zlecenie trwało maksymalnie jeden miesiąc. W przypadku braku porozumienia, jak długo będzie trwać zatrudnienie lub zlecenie, zasady nie mają zastosowania. Ani jeśli intencją jest, aby zatrudnienie lub zlecenie trwało dłużej niż jeden miesiąc.

Jeśli warunki są spełnione, jako pracodawca możesz wypłacać dietę i zwrot kosztów podróży w taki sam sposób, jak za podróż służbową. Nie musisz wtedy robić odliczenia podatku ani płacić składek pracodawcy od rekompensaty kosztów.

Co to jest zwrot kosztów?

Zwrot kosztów to rekompensata oprócz wynagrodzenia za pewne wydatki, które pracownik poniósł w pracy.

Dodatek na wydatki może być zwolniony z podatku, jeśli jest wypłacany pod pewnymi warunkami. Diety i dodatki samochodowe do standardowych kwot to przykłady dodatków, które mogą być zwolnione z podatku.

Jeśli płacisz dodatki i rekompensatę kosztów przekraczające standardowe kwoty, nadwyżka musi być traktowana jako wynagrodzenie. Oznacza to, że z tej części musisz odliczyć podatek i zapłacić składki socjalne.

Warunki zwolnienia z podatku

Aby ulgi były wypłacane bez podatku, muszą być spełnione trzy następujące warunki:

• pracownik odbywa podróż służbową z noclegiem ponad 50 km poza zwykłym miejscem wykonywania pracy i zamieszkania,
• wypłacona kwota nie może przekroczyć standardowych kwot diet obowiązujących w przypadku podróży krajowych i zagranicznych,
• ty jako pracodawca posiadasz dokument, np. rachunek za podróż, który zawiera informacje o podróży służbowej pracownika.
• twoja zdolność do wypłaty zwrotu kosztów bez odliczenia podatku jest powiązana z prawem pracownika do odliczenia.

Wskazówki prawne, Zwroty kosztów >> Link do strony internetowej Urzędu Skarbowego

Wskazówki prawne, Co to jest podróż służbowa? >>  Link do strony internetowej Urzędu Skarbowego

Odszkodowanie za samochód

Kiedy pracownicy odbywają podróże służbowe własnym samochodem, jako pracodawca możesz zapłacić zwolnioną z podatku ulgę samochodową w wysokości 18,50 koron za milę.

Jeśli pracownik posiada samochód służbowy i sam płaci za całe paliwo, ulga na samochód wolna od podatku wynosi 6:50 koron za milę za olej napędowy i 9:50 koron za milę za inne paliwo, na przykład benzynę, prąd lub etanol.

Pracownikom, którzy podróżowali środkami transportu publicznego, możesz zwrócić ich rzeczywisty koszt.

Koszty podróży jako podstawa

Jakie są standardowe kwoty wolne od podatku?

W poniższej tabeli możesz zobaczyć, jakie standardowe kwoty obowiązują w zależności od długości podróży służbowej i tego, czy podróż odbywa się w Szwecji, czy poza nią.

Cały dzień - przejazd rozpoczyna się przed godziną 12.00 w dniu wyjazdu i kończy w dniu powrotu po godzinie 19.00.

Pół dnia – przejazd rozpoczyna się o godzinie 12.00 lub później w dniu wyjazdu lub kończy o godzinie 19.00 lub wcześniej w dniu powrotu.

Schemat nocny – przejazd odbywa się w godzinach 12.00 – 6.00.  ‌

Standardowakwota za granicą 

Standardowa kwota z podziałem na kraj dla dodatków zagranicznych

Niższe świadczenia, jeśli jako pracodawca płacisz za posiłki dla swoich pracowników podczas podróży służbowej

Jeśli jako pracodawca płacisz za posiłki swojego pracownika podczas podróży służbowej, ulga musi zostać zmniejszona, ponieważ pracownik nie miał wtedy zwiększonych kosztów posiłków. Może to mieć również znaczenie dla ulg podatkowych na dietę.

Kiedy należy zmniejszyć zasiłek i opodatkować dietę?

Zasady dotyczące tego, co obowiązuje w różnych przypadkach, gdy pracownik otrzymuje jedzenie podczas podróży służbowej, można podsumować w następujący sposób:

O ile powinienem zmniejszyć się zasiłek?

W przypadku krajowych podróży służbowych należy zmniejszyć zasiłek o :

* 30 proc. maksymalnej kwoty dotyczy osób, które nie otrzymywały zasiłku i dokonują odpisów za podróże służbowe trwające dłużej niż trzy miesiące oraz osób, które dokonują odpisów za podwójne zamieszkanie.

Wyjeżdżając za granicę w interesach, musisz zmniejszyć zasiłek:

‍

1 października 2022 roku był przełomowym dniem dla szwedzkiego prawa pracy. Nowelizacja ustawy LAS – Lagen om anställningsskydd, czyli ustawy o ochronie zatrudnienia – została wprawdzie uchwalona już 30 czerwca 2022 r., ale zaczęła obowiązywać w praktyce dopiero od października. Ustawa reguluje relacje między pracodawcą a pracownikiem i obejmuje kwestie takie jak nawiązywanie stosunku pracy, wypowiedzenia i zwolnienia.

Poniżej przedstawiamy skrót najważniejszych zmian wprowadzonych nowymi przepisami.

1. „Podstawa faktyczna” zmieniona na „przyczyna faktyczna”

Zwolnienie z pracy musi odtąd opierać się na „istotnych przyczynach” – nie wystarczy ogólna „podstawa”. Nowe sformułowanie ma ograniczyć wpływ osobistych założeń dotyczących przyszłego zachowania pracownika na decyzję o zwolnieniu.

2. Zmiany w zasadzie „ostatni wszedł, pierwszy wyszedł”

Dotąd tylko pracodawcy z maksymalnie 10 pracownikami mogli wyłączyć dwóch pracowników z zasady rotacji. Obecnie każdy pracodawca może wyłączyć trzech pracowników – niezależnie od wielkości firmy – raz na trzy miesiące w skali całej działalności.

3. Pełen etat jako domyślna forma zatrudnienia

Wprowadzono założenie, że zatrudnienie odbywa się na pełny etat, o ile nie uzgodniono inaczej. To rozwinięcie wcześniejszej zasady dotyczącej stałości zatrudnienia.

4. Nowe przepisy dla pracowników agencyjnych

Pracodawca korzystający z pracowników tymczasowych przez 24 miesiące w ciągu trzech lat musi zaproponować zatrudnienie na stałe lub wypłacić odszkodowanie w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia.

5. Nowy typ umowy na czas określony

Dotychczasowe „ogólne zatrudnienie na czas określony” zastąpiono „specjalnym zatrudnieniem”. Taka umowa przekształca się w umowę stałą po 12 miesiącach zatrudnienia w ciągu pięciu lat lub na podstawie kilku następujących po sobie kontraktów. Wcześniej limit wynosił 24 miesiące.

6. Wyższe odszkodowania za bezprawne działania pracodawcy

Sądy nadal decydują o wysokości odszkodowania, ale kwoty znacznie wzrosły:

• za bezprawne wypowiedzenie – z ok. 80 000 SEK do ok. 135 000 SEK,
• za bezprawne zwolnienie – z ok. 125 000 SEK do nawet 190 000 SEK.

7. Relokacja – wystarczy jedno dochodzenie

Pracodawca musi przeprowadzić dochodzenie w sprawie relokacji pracownika tylko raz, nawet jeśli pojawią się kolejne uchybienia. Jeśli od poprzedniego przeniesienia minie dłuższy czas, może zajść konieczność ponownej analizy.

8. Zmiana wymiaru etatu i zasady rotacji

W przypadku zmniejszania wymiaru zatrudnienia, pracodawca musi stosować zasady kolejności – relokację w pierwszej kolejności należy zaproponować pracownikom z krótszym stażem.

9. Nowe zasady sporów sądowych

Zatrudnienie kończy się z końcem okresu wypowiedzenia, nawet jeśli pracownik wniesie pozew. W tym czasie nie przysługuje wynagrodzenie – pracownik może ubiegać się o zasiłek dla bezrobotnych. Jeśli sąd unieważni zwolnienie, przysługuje wypłata zaległych wynagrodzeń oraz wyższe odszkodowanie.