När ett företag gör inköp åt någon annan uppstår ofta frågan hur momsen ska hanteras. Är det ett vanligt utlägg, en vidarefakturering eller en intern kostnadskomponent? Skillnaden är inte bara språklig – det avgör hur fakturan ska bokföras, om moms ska läggas på och vilken momssats som gäller.
Här reder vi ut gränsdragningen mellan de tre vanligaste varianterna:
- Kostnadskomponenter
- Vidarefakturering
- Momsmässiga utlägg
1. Kostnadskomponenter – en del av ditt eget erbjudande
När du gör inköp som krävs för att leverera din egen tjänst eller produkt, betraktas det som en kostnadskomponent. Det är alltså en utgift som hänger ihop med din försäljning och som bakas in i det pris du tar ut av kunden.
Exempel:
En konsult reser till kund för ett uppdrag. Taxi, hotell och måltider bokförs som kostnader i den egna verksamheten. Även om dessa poster specificeras på fakturan till kund, är det konsulttjänsten som säljs – och därmed gäller den momssats som hör till tjänsten, normalt 25 procent.
Det är viktigt att förstå att man inte säljer exempelvis en hotellnatt (med 12 procent moms), utan en konsultinsats. Om konsultverksamheten är momspliktig får företaget dra av ingående moms på kvittona.
I branscher där försäljningen är undantagen från moms, till exempel vård, utbildning eller ideell sektor, försvinner ofta avdragsrätten – även för dessa kostnadskomponenter.
2. Vidarefakturering – inköp för någon annans räkning
Vidarefakturering uppstår när ett företag köper in något åt någon annan, i eget namn men för annans behov. Det kan exempelvis vara inom en koncern eller mellan projektpartners.
Exempel:
Ett moderbolag köper in en systemlicens för hela koncernen och skickar sedan ut fakturor till dotterbolagen för deras andel. Här betraktas moderbolaget som säljare av en tjänst – och moms ska läggas på vid faktureringen.
Momssatsen ska i normalfallet följa det som köptes in. Men det finns undantag, till exempel vid vidarefakturering mellan parter som har olika momshantering eller där särskilda regler gäller för den typ av vara eller tjänst.
Viktigt: För att du ska få lyfta den ingående momsen från leverantören krävs att du själv vidarefakturerar med moms.
3. Momsmässiga utlägg – inköp i någon annans namn
Det här är den tydligaste formen av utlägg – men också den som ställer störst krav på dokumentation. Ett momsmässigt utlägg innebär att du betalar en kostnad för någon annans räkning, där den andra parten står som köpare på leverantörsfakturan.
Förutsättningar:
- Det ska framgå av avtalet att slutkunden är köpare
- Fakturan från leverantören måste vara ställd direkt till kunden
När du sedan skickar en faktura till kunden för att få tillbaka pengarna får du inte lägga på moms – du ska bara vidaredebitera beloppet som det är. Samtidigt har du ingen rätt att dra av ingående moms, eftersom du inte är köpare.
Exempel:
En advokat betalar en avgift till domstolen för klientens räkning. Om kvittot är ställt till klienten är det ett momsmässigt utlägg – och då vidaredebiteras exakt belopp, utan moms.
Risk att bli beskattningsbar person
Om du ofta hanterar vidarefakturering i en verksamhet som normalt inte är momspliktig kan du behöva momsregistrera dig. Det gäller exempelvis organisationer som samordnar inköp åt flera föreningar eller ett moderbolag som regelbundet vidarefakturerar kostnader inom koncernen.
Så snart momspliktig försäljning sker, även om det rör sig om interna transaktioner, kan du bli skyldig att redovisa och betala moms.
Gränsvärde för momspliktig omsättning
Det finns ett tröskelvärde på 120 000 kronor per år för momspliktig omsättning. Om du ligger under detta belopp kan du i vissa fall undantas från skyldigheten att momsregistrera dig.
Observera dock att viss momsfri verksamhet (till exempel lokaluthyrning) ändå ska räknas med i omsättningen. Det innebär att skyldighet att registrera sig kan uppstå även om de momspliktiga delarna är små.
Så håller du koll
Vill du slippa fundera över vad som gäller i just ditt fall?
Hör av dig till oss på Revea – vi hjälper dig att hantera moms, fakturor och vidaredebiteringar på rätt sätt.